Управление проектами и обращениями для агентства делового туризма MICE Excellence

Информация о клиенте:

Агентство MICE Excellence предоставляет широкий спектр услуг в сфере организации корпоративных мероприятий, включая конференции, выставки, деловые и incentive-путешествия. Команда компании состоит из профессионалов, которые обеспечивают высококачественное обслуживание на каждом этапе планирования и реализации мероприятий.

MICE Excellence активно использует новейшие технологии для организации мероприятий, и одна из задач агентства – улучшить внутренние процессы для эффективного управления проектами и запросами клиентов.
Задача клиента:

Компания MICE Excellence, работая в сфере организации деловых мероприятий и корпоративных поездок, ежедневно сталкивается с большим объемом обращений от потенциальных клиентов, а также с необходимостью управления множеством проектов одновременно.

До начала внедрения Bitrix24 сотрудники фиксировали заявки вручную, использовали разные инструменты для коммуникации и не имели единого пространства для ведения задач и контроля их выполнения. Это приводило к путанице, задержкам в обработке заявок и потере части запросов, особенно в период активных сезонов. Руководство агентства также испытывало трудности с распределением задач и контролем их исполнения между отделами и проектными командами. Клиент поставил задачу создать централизованную систему, где можно было бы: эффективно обрабатывать входящие обращения с сайта и мессенджеров, грамотно распределять их между сотрудниками, отслеживать ход проектов на всех этапах, а также быстро реагировать на любые изменения или задержки.

Необходимо было выстроить автоматические воронки для разных типов услуг и запросов, внедрить роботов для постановки задач, подключить мессенджеры, телефонию и обеспечить прозрачную систему отчетности для руководства. Всё это должно было улучшить клиентский сервис и оптимизировать внутренние процессы.

Что сделали:

В рамках проекта была полностью настроена система Bitrix24, учитывая специфические потребности агентства. Мы создали несколько воронок для различных типов заявок, что позволило эффективно распределять их между соответствующими отделами и сотрудниками. Каждая воронка была настроена с автоматическими стадиями, включая автоматическое распределение заявок по менеджерам, авто-постановку задач и уведомления о новых этапах работы.

Мы также настроили смарт-процессы, которые позволяли автоматически перемещать заявки между воронками в зависимости от их статуса и прогресса. Внедрена интеграция с мессенджерами, что ускорило взаимодействие с клиентами и улучшило контроль за выполнением задач. Все процессы были автоматизированы, что обеспечило большую прозрачность работы и повысило скорость обработки заявок.

Для сотрудников были подготовлены подробные инструкции и проведено обучение, чтобы каждый знал, как работать с системой и использовать ее функции для максимальной эффективности.
Результат:

После внедрения Bitrix24 агентство заметно повысило эффективность своей работы. Все заявки стали быстрее обрабатываться благодаря автоматизации распределения задач и контроля за выполнением.

В результате, количество просроченных заявок было сокращено на 30%, а среднее время ответа клиентам уменьшилось на 25%.

Работы с проектами стали более организованными благодаря разделению воронок по различным типам заявок и чёткому распределению обязанностей среди сотрудников. Автоматизация процессов, таких как постановка задач и уведомления о новых этапах, позволила существенно ускорить выполнение задач и снизить количество ошибок. Внедрение системы мессенджеров и телефонии в единую платформу помогло централизовать все каналы общения, что также улучшило оперативность взаимодействия с клиентами.

Клиенты стали более удовлетворены качеством обслуживания и временем отклика, а агентство получило более чёткое представление о загруженности сотрудников и конверсии заявок.
Отзыв клиента:

"Сотрудничество с командой интеграторов было максимально продуктивным. Мы получили мощную систему для управления проектами и заявками, которая значительно улучшила наши внутренние процессы. Bitrix24 идеально подошёл для наших нужд, а автоматизация позволила нам сократить время обработки заявок и улучшить коммуникацию с клиентами. Мы также оценили обучающий процесс и поддержку, которую нам оказали. Система стала важным инструментом для нашего бизнеса, и мы уверены, что она продолжит улучшать нашу работу в будущем."