Автоматизация кейтеринговой компании The Caters – сократили этапы сделки на 30% и исключили потерю клиентов

О клиенте:

The Caters – успешная кейтеринговая компания полного цикла, которая уже более 7 лет организует гастрономическое обслуживание мероприятий любого масштаба: от камерных встреч до крупных ивентов на 500+ гостей. 

Компания специализируется не только на доставке изысканных блюд и напитков, но и предлагает комплексные решения «под ключ» – профессиональный сервис, сервировку, декор и полное сопровождение мероприятий как в помещении, так и на открытом воздухе. Среди клиентов The Caters – корпоративные заказчики, частные лица и организаторы премиальных событий, что подтверждает высокий уровень доверия к компании. 

В команде работает 30 сотрудников – от шеф-поваров и менеджеров до сервисных бригад. Являются победителями одной из номинации в престижной отраслевой премии «Кейтеринг года» в МСК.

Задача клиента:

Компания столкнулась с серьезными проблемами в организации рабочих процессов из-за отсутствия четкой CRM-системы. Несмотря на использование EnvyBox, фактически все данные хранились хаотично, а многие процессы велись вручную через электронную почту и мессенджеры. Основные проблемы, которые требовали решения:

1. Отсутствие структурированного процесса продаж - менеджеры работали по индивидуальным схемам, что приводило к потере клиентов на разных этапах воронки. Не было единого понимания, на какой стадии находится каждая сделка.

2. Проблемы с контролем исполнения задач - важные этапы сделок (отправка КП, заключение договоров, получение оплат) часто пропускались или затягивались из-за человеческого фактора. Руководство узнавало о проблемах постфактум.

3. Хаотичное ведение клиентской базы - контакты клиентов и история взаимодействий хранились в разных местах: часть в старой CRM, часть в почте, часть в личных записях менеджеров. При увольнении сотрудника терялись важные данные.

4. Ручная работа с документами - каждый договор, счет и акт составлялись вручную, что занимало много времени и приводило к ошибкам. Не было системы напоминаний о сроках оплаты.

5. Отсутствие аналитики - невозможно было получить достоверные данные о конверсии на разных этапах, средней сумме чека, причинах потери клиентов.

Что сделали:

Для решения поставленных задач мы выполнили комплексную настройку Битрикс24:

1. Разработка оптимальной структуры воронок продаж:
• Провели детальный анализ существующих бизнес-процессов
• Разделили общий поток на две логические воронки: "Продажи" (привлечение и первичные переговоры) и "Реализация проекта" (исполнение заказа)
• Оптимизировали количество этапов, сократив их с 14 до 9 за счет устранения дублирующих стадий
• Для каждой стадии определили четкие критерии перехода и обязательные действия менеджеров
2. Настройка системы автоматического контроля:
• Внедрили роботов, проверяющих заполнение ключевых полей на каждом этапе
• Настроили бизнес-правила, блокирующие переход на следующую стадию при невыполнении обязательных условий
• Реализовали автоматическое создание задач при смене стадий сделки
• Внедрили систему напоминаний о критических действиях (отправка КП, подписание договора, получение оплаты)
3. Организация единого пространства для работы с клиентами:
• Настроили карточки компаний и контактов с полной историей взаимодействий
• Реализовали механизм привязки всех коммуникаций (звонки, письма, сообщения) к карточкам клиентов
• Внедрили категоризацию клиентов по типам мероприятий и другим значимым параметрам
4. Автоматизация документооборота:
• Создали библиотеку шаблонов документов (договоры, счета, акты)
• Настроили автоматическое заполнение шаблонов данными из CRM
• Реализовали систему контроля подписания и оплаты документов
5. Настройка аналитических отчетов:
• Разработали набор дашбордов для мониторинга ключевых показателей
• Настроили отчеты по конверсии на каждом этапе воронки
• Реализовали контроль нагрузки на менеджеров
6. Интеграция с используемыми сервисами:
• Подключили корпоративную телефонию (Mango-Office)
• Настроили работу с WhatsApp через Wazzup
• Организовали централизованную почту с привязкой писем к сделкам 

Результат:

Внедрение системы Битрикс24 с нуля позволило компании The Caters достичь значительных улучшений в организации работы.

Операционные улучшения:

• Время прохождения сделки сократилось на 30% за счет оптимизации воронки и устранения дублирующих этапов
• Количество потерянных на этапе согласования клиентов уменьшилось в 3 раза благодаря системе контроля обязательных действий
• Время подготовки стандартных документов сократилось с 40-60 минут до 5-10 минут за счет использования шаблонов
• Полностью исключены ситуации с пропущенными оплатами благодаря автоматическим напоминаниям и блокировкам

Качественные изменения:

• Достигнута полная прозрачность всех текущих сделок для руководства
• Появилась возможность анализировать узкие места в процессе продаж
• Улучшилось качество обслуживания клиентов за счет полного контроля истории взаимодействий
• Снизилась нагрузка на менеджеров за счет автоматизации рутинных операций

Бизнес-эффекты:

• Увеличилась средняя конверсия из первичного контакта в сделку на 22%
• Сократилось время обработки заявки с момента обращения до заключения договора на 35%
• Повысилась дисциплина менеджеров за счет системы контроля и напоминаний
• Улучшилось качество клиентской базы за счет структурированного ведения истории взаимодействий

Вывод:

Проект показал, что даже без переноса исторических данных из предыдущей CRM, грамотная настройка Битрикс24 с нуля позволяет кардинально улучшить бизнес-процессы. Ключевыми факторами успеха стали:

• Глубокий анализ существующих процессов перед настройкой

• Четкое разделение воронок продаж и исполнения

• Многоуровневая система автоматического контроля

• Комплексная автоматизация документооборота

• Интеграция всех каналов коммуникации

Такой подход может быть эффективно применен для других компаний в сфере услуг, где важны контроль этапов работы и качество клиентского сервиса.