Внедрили HRM-платформу и автоматизировали кадровые заявки, адаптацию, онбординг и оценку 360

АТИСС — инжиниринговая компания, специализирующаяся на разработке компьютерного программного обеспечения, внедрении систем АСУ ТП, энергоснабжении и цифровизации, также комплексном снабжении промышленных объектов электрооборудованием и приборами КИПиА. В компании работает более 1000 сотрудников.

Проблематика для компании

До начала проекта в АТИСС остро ощущалась потребность в системной поддержке работы с персоналом. Компания сталкивалась с высокой текучестью кадров, трудностями в привлечении и удержании новых специалистов, а также со слабой преемственностью знаний при смене сотрудников. Эти факторы затрудняли устойчивый рост и масштабирование бизнеса. Отсутствие единой цифровой среды усложняло доступ к кадровым данным и управленческую аналитику: информация о численности, отпусках и других показателях была разрозненной, а процессы, связанные с внутренними перемещениями и согласованиями, занимали слишком много времени. В результате бизнес-процессы теряли в скорости и предсказуемости, а компания — в гибкости и управляемости.

Проблематика для HR-службы

HR-отдел работал в условиях значительной загрузки и необходимости обрабатывать большой объем разнообразной информации. Процессы обработки заявок и ответов на типичные вопросы сотрудников требовали много внимания и времени, что иногда усложняло оперативное взаимодействие. Заявки поступали через разные каналы — электронную почту, мессенджеры и устные обращения, что делало их учет менее удобным. Кроме того, адаптация новых сотрудников проходила без единых процедур и стандартных материалов, что могло замедлять процесс знакомства с компанией и своевременного предоставления всей необходимой информации.

Проблематика для сотрудников

Для сотрудников взаимодействие с HR-службой было неудобным и не всегда прозрачным. Процесс оформления отпусков, подачи заявлений или получения справок часто требовал дополнительных усилий — от поиска нужного специалиста до ожидания ответа. Отсутствие единой системы для управления запросами и мобильного доступа создавали дополнительные сложности, особенно для работников на производственных площадках. Отсутствие стандартизированных процедур адаптации новых сотрудников затрудняло процесс вовлечения и интеграции в корпоративную культуру, снижало уровень удержания сотрудников, что влияло на эффективность взаимодействия с HR-службой.

Цель

Выстроить прозрачную, управляемую и масштабируемую систему взаимодействия между компанией, HR-службой и сотрудниками за счёт цифровизации всех ключевых HR-процессов, повышения скорости и качества сервисов для персонала и обеспечения управленческой отчетности для руководства.

Задачи проекта

1. Анализ совместимости и обновление действующего Портала до редакции «Битрикс24 Enterprise HRM»;
2. Проектирование и настройка в CRM смарт-процессов для реализации бизнес-процесса «Подбор персонала»;
3. Установка и настройка модулей HRM для реализации бизнес-процессов:

• Процесс целеполагания: постановка целей и контроль их выполнения;
  
• Формирование корпоративной базы знаний;
• Адаптация новых сотрудников.

Выбор платформы

Проект стартовал с детального обследования текущих процессов и постановки задач совместно с HR-отделом и ИТ-службой АТИСС. Команда «Факта» предложила внедрить HRM-платформу, базой для которой стал корпоративный продукт «Битрикс24: Enterprise HRM» — система с широким набором инструментов для управления персоналом, встроенной логикой бизнес-процессов и возможностью глубокой кастомизации под нужды конкретного клиента.

В числе ключевых возможностей системы:

1. Модуль оценки 360 градусов

Обеспечивает всестороннюю обратную связь от руководителей, коллег и подчинённых, помогает выявлять сильные стороны и зоны для развития сотрудников, что способствует более точному планированию развития персонала.

2. Инструменты постановки целей и задач

Позволяют формализовать цели сотрудников и отслеживать их выполнение в режиме реального времени, обеспечивая прозрачность и взаимопонимание между сотрудниками и руководством, а также согласование задач с общей стратегией компании.

3. Управление вакансиями и подбором персонала

Удобный интерфейс для создания и сопровождения вакансий с возможностью контроля стадий отбора, согласования или отклонения заявок ответственными лицами, что улучшает качество и скорость найма новых сотрудников.

4. Библиотека знаний и обучающих материалов

Централизованное хранилище корпоративных документов, методичек и онлайн-курсов, доступное сотрудникам в любое время для повышения профессиональных навыков и поддержки процесса непрерывного обучения.

5. Автоматизация кадровых процессов и документооборота

Цифровизация заявок на отпуска, командировки, кадровые изменения, что уменьшает время обработки запросов и снижает количество ошибок.

6. Портал сотрудников (личный кабинет)

Персональный доступ к информации о кадровых данных, заявлениях, графиках и обратной связи, а также возможность взаимодействия с HR-службой через единый интерфейс.

7. Аналитика и отчётность

Встроенные инструменты для сбора и визуализации ключевых HR-метрик: текучести, эффективности адаптации, выполнения целей, что поддерживает принятие обоснованных управленческих решений.

Как проходило внедрение:

1. Централизованный личный кабинет сотрудника
Каждый сотрудник получил доступ к собственному профилю с:

• Персональными данными (ФИО, стаж, отдел, должность), с указанием подчиненности и динамике своего роста в компании;
• Уведомлениями о действиях по его заявкам;
• Возможностью оставить обращение или задать вопрос в HR, что избавляет от необходимости писать по чатам без фиксации стадии решения и результата.

2. Цифровой профиль

Вся информация о сотруднике теперь хранится в одном месте и обновляется централизованно интеграцией с системой 1С. Это минимизировало ошибки и исключило дублирование.

3. Автоматизация кадровых заявок

Все ключевые процессы переведены в электронный вид:

• Отпуска (ежегодные, учебные, без сохранения);
• Командировки;
• Премирование;
• Премирование;
• Увольнение.

Для каждого типа заявки настроены свои маршруты согласования: система автоматически направляет документ по нужному маршруту, с учетом ролей, подразделений и утверждающих лиц.

4. Онбординг и адаптация

Новый сотрудник сразу после выхода на работу получает приветственное письмо с логином в HRM-систему, маршрут адаптации, доступ к регламентам и внутренним материалам. Его адаптация отслеживается в системе — можно видеть, какие шаги уже пройдены, а какие ещё предстоят.

5. Интеграции

Реализовали связку с системой с 1С:ЗУП - двусторонняя синхронизация с базой 1С:ЗУП, чтобы избежать дублирования данных и ручного ввода. HRM-система и бухгалтерия теперь работают как единый организм.

Интеграция дополнительных модулей

На данном этапе было внедрено несколько ключевых модулей:

• Управление целями. Каскад — для эффективной постановки и отслеживания целей сотрудников, а также их привязки к корпоративным целям. Благодаря этому модулю отделу или сотруднику можно ставить цели на месяц, квартал, год.
• Управление целями. Дерево — для визуализации целей и их связи между различными уровнями сотрудников.
• База знаний — для организации централизованного хранилища документации, инструкций и другой полезной информации, доступной для всех сотрудников.
• Корпоративный университет — для создания и управления онлайн-курсами, мониторинга образовательных траекторий сотрудников.
• Оценка 360 — для проведения всесторонней оценки сотрудников, основываясь на обратной связи от коллег, руководителей и подчиненных.

Результаты 

После завершения проекта в компании изменился подход к работе с персоналом — от разрозненных ручных операций к централизованной и понятной цифровой системе.

1. Внедрение платформы обеспечило формирование единого информационного пространства для управления персоналом и прозрачности кадровых процессов
2. Автоматизация подачи и согласования заявок повысила оперативность и качество их обработки, снизив нагрузку на сотрудников
3. HR-служба получила возможность сосредоточиться на стратегических задачах, сократив долю рутинных операций
4. Процесс адаптации новых сотрудников стал стандартизированным и контролируемым, что улучшило их интеграцию и взаимодействие с компанией
5. Руководители подразделений получили инструмент для эффективного управления персоналом и контроля ключевых HR-процессов.