Корпоративный портал Битрикс24 для строительной компании – увеличили производственные KPI на 15%

Компания «АЕГ Групп» специализируется на строительстве, реконструкции и полном спектре строительно-монтажных работ. Выступает основным подрядчиком для крупнейших игроков E-Commerce индустрии на территории РФ.

На полном сопровождении компании находятся более 5 000 объектов по всей стране. «АЕГ Групп» знает, насколько важна слаженная и прозрачная работа на каждом этапе реализации проекта — от планирования до сдачи в эксплуатацию. Поэтому компания уделяет особое внимание управлению проектами, контролю сроков и качества, а также коммуникации между всеми участниками процесса.

Почему выбирают «АЕГ Групп»?

• Каждый проект — это ответственность перед клиентом и стремление к высоким стандартам;

• Персональная команда сопровождает объект на всех этапах — от подготовки документации до финальной приёмки;

• Работают по всей России — логистика и координация не зависят от расстояния;

• Используют проверенные технологии и современные методы управления проектами;

• Специалисты компании — профессионалы с опытом реализации масштабных и сложных объектов.

Задача «АЕГ Групп» — обеспечить бесперебойное выполнение работ и своевременную сдачу объектов в эксплуатацию!

Задачи клиента

Заказчик столкнулся с рядом задач, которые требовали системного подхода и автоматизации.

Автоматизация сбора и обработки заявок

Для каждого региона назначен свой менеджер, который принимает и фиксирует входящие заявки. Однако текущий процесс требует ручного дублирования информации, что приводит к задержкам и рискам потери данных. Необходимо было создать единую систему, где каждая заявка будет поступать в соответствующий регион автоматически, с возможностью отслеживания статуса и ответственного лица.

Управление сложным тарификатором услуг

Стоимость услуг зависит от множества факторов: типа подрядчика, региона выполнения работ, объёма и спектра услуг, а также различных коэффициентов расчёта. Сейчас все данные хранятся в Excel-таблицах — это неудобно, долго и подвержено ошибкам. Требовалось реализовать гибкий механизм расчётов внутри CRM, который позволит быстро формировать коммерческие предложения на основе актуальных цен и условий.

Контроль себестоимости и рентабельности

На момент обращения у компании не было возможности оперативно рассчитывать себестоимость закупаемых материалов и услуг, а также оценивать рентабельность каждой конкретной заявки. Это снижало точность ценообразования и влияло на прогнозирование прибыли. Решение должно было обеспечить прозрачность затрат и помочь аналитикам и руководителям принимать более точные управленческие решения.

Ведение документации и шаблонов

Компания работает с большим количеством документов — договоры, акты, спецификации, сметы и другие. Каждый из них имеет свои особенности оформления и используется в разных этапах сделки. На тот момент вся документация формировалась вручную по шаблонам Excel, что занимало много времени и увеличивало вероятность ошибок. Была необходима автоматизация создания и управления документами прямо в CRM с возможностью привязки к сделкам и автоматическим заполнением полей.

Реализация проекта

1.       Общая настройка структуры и коммуникации

• Созданы подразделения в Битрикс24: «Коммерческий отдел», «Отдел ГИПов», «Бухгалтерия», «Отдел монтажа», «Юридический отдел» и «Отдел Закупок».

• Сотрудники видят только то, что нужно им.

• Руководство получает полный доступ к аналитике и финансовым отчетам.

• Внедрены рабочие группы в чатах Битрикс24 для оперативного взаимодействия.

• Коммерческий отдел получают уведомления о поступлении заявок.

2.       Автоматизация Коммерческого отдела

• Настроена воронка Заявок с роботами, триггерами и бизнес-процессами.

• Заведены услуги по тарификаторам с вариациями под услуги, товар, комплект, а также под конкретного Заказчика.

• Создан специальный бизнес-процесс для калькуляции тарификации услуг в зависимости от многочисленных коэффициентов.

• Разработан персонализированный раздел/инструмент для расчета Сметы. Данный функционал создан для быстрого расчета и создания сметы.

• Создан специальный бизнес-процесс для создания сметной документации в нужном формате.

• Подключены мессенджеры и приложения для приема заявок.

3.       Автоматизация отделов Закупки, ГИПов и Монтажников

• Создан и настроен смарт-процесс для отдела Закупок с роботами, триггерами и бизнес-процессами, в котором ведется деятельность по закупке и поставке товаров. А также происходит расчет рентабельности.

• Отделы ГИП и Монтажа ведут работу в блоке «Задачи и Проекты» с учетом рабочего времени.

4.       Отчетность для руководства

• Отчеты по загрузке отделов, групп, сотрудников.

• Отчеты по рентабельности Заявок.

5.       Обучение сотрудников

• Проведено обучение для всех отделов компании

• Созданы регламенты и база знаний по работе с порталом

• Созданы видео инструкции по работе с Битрикс24

• Создана система Хелпдеск для поддержки пользователей

Результат

После успешной реализации проекта компания получила единую цифровую экосистему, которая охватила все ключевые бизнес-процессы.

1. Повышение операционной эффективности

• Сокращение времени обработки заявок на 40% за счёт автоматического распределения по регионам и ответственным.

• Исключение ручного дублирования данных: количество ошибок и потерь информации снизилось на 90%.

• Время расчёта стоимости услуг сокращено с часов до 15–20 минут благодаря автоматическому тарификатору в CRM.

• Автоматическое создание смет, договоров и актов: время подготовки документов сократилось на 70%.

2. Финансовая прозрачность и управление рентабельностью

• Внедрён инструмент расчёта себестоимости материалов и услуг, что повысило точность ценообразования на 25%.

• Расчёт рентабельности поставок интегрирован в CRM, что упростило анализ эффективности закупочной деятельности.

3. Улучшение координации и управляемости

• Внедрение рабочих чатов и групп в Битрикс24 сократило время согласований между отделами на 30%.

• Контроль сроков выполнения этапов проектов: соблюдение дедлайнов улучшилось на 50%.

4. Масштабируемость

• Система адаптирована под 5000+ объектов: добавление новых регионов и проектов происходит без сбоев.

• Гибкость настроек позволяет быстро внедрять изменения в бизнес-процессы при расширении компании.

• Внедрение Битрикс24 позволило нам перейти от ручных, разрозненных процессов к цифровой экосистеме, где:

  Скорость принятия решений выросла на 50%,

  Точность финансовых прогнозов улучшилась на 35%,

  Клиенты получают коммерческие предложения и документы в 3 раза быстрее.