Внедрение Битрикс24 для поставщика оборудования: ускорили обработку заявок на 30% и снизили ошибки в документах

О компании

Компания «Альтегрити» занимается поставкой, продажей и сервисным обслуживанием высокотехнологичного промышленного оборудования для обработки листового металла. В портфеле компании — решения для лазерной резки, сварки, гибки, гидроабразивной резки и финишной обработки листа.

Компания сопровождает клиентов на всех этапах жизненного цикла оборудования — от подбора и продажи до сервисного обслуживания и поставки запчастей.

Сфера деятельности: промышленное оборудование
Число сотрудников: до 100
География: 1 офис в России (г. Москва)

Задачи клиента

Компания «Альтегрити» обратилась к нам в рамках комплексной цифровизации внутренних процессов. До внедрения Битрикс24 часть работы велась в 1С, часть — в разрозненных таблицах, почте и мессенджерах.

Отдельной проблемой стал кадровый документооборот. Кадровые документы оформлялись в бумажном виде и в электронных файлах без единого хранилища и прозрачного контроля статусов. Согласование заявлений, приказов и дополнительных соглашений занимало много времени, документы могли теряться, а HR-отдел был перегружен рутинными операциями.

При росте компании и увеличении количества процессов стало очевидно, что текущий формат кадрового документооборота не масштабируется и требует перехода к цифровому формату.

Ключевые задачи проекта:

• внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО);

• сократить сроки согласования кадровых документов;

• обеспечить прозрачный контроль статусов документов;

• создать единое цифровое хранилище кадровых документов;

• организовать электронное подписание документов;

• встроить КЭДО в единую цифровую среду Битрикс24 наряду с CRM, сервисом и закупками.

Решение задачи

Проект был реализован на базе Битрикс24 и включал внедрение кадрового электронного документооборота как одного из ключевых бизнес-процессов компании.

В рамках внедрения КЭДО мы:

1. Настроили кадровый электронный документооборот в Битрикс24;

2. Реализовали процессы работы с кадровыми документами: заявления сотрудников, приказы, дополнительные соглашения;

3. Выстроили маршруты согласования кадровых документов с участием HR, руководителей и сотрудников;

4. Внедрили электронное подписание кадровых документов;

5. Организовали централизованное хранение кадровых документов с разграничением прав доступа;

6. Обеспечили прозрачный контроль статусов документов на всех этапах согласования;

7. Обучили сотрудников и HR-отдел работе с КЭДО, подготовили инструкции и обучающие материалы.

Внедрение КЭДО стало частью комплексной цифровизации процессов компании. Параллельно были настроены CRM-процессы продаж, сервисного сопровождения, тендеров и закупок, а также интеграции с 1С, телефонией и внешними каналами связи. Это позволило объединить кадровые, коммерческие и сервисные процессы в единой системе.

Результат

В результате внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе Битрикс24 компания «Альтегрити» перешла от бумажных и разрозненных кадровых процессов к единой цифровой системе управления кадровыми документами.

Измеримые результаты проекта:

• время согласования кадровых документов сократилось на 40% за счёт электронных маршрутов и подписания;

• трудозатраты HR-отдела на обработку кадровых документов снизились на 30%;

• количество ошибок и потерь документов сократилось более чем в 2 раза благодаря централизованному хранению и автоконтролю статусов;

• срок оформления кадровых документов для сотрудников сократился в 1,5 раза;

• полностью исключён бумажный документооборот по ключевым кадровым процессам.

Нематериальные эффекты:

• повысилась прозрачность кадровых процессов для руководства;

• сотрудники получили возможность подписывать документы дистанционно;

• HR-отдел сфокусировался на задачах развития персонала, а не на рутинных операциях.

Внедрение КЭДО стало важной частью комплексной цифровизации компании и обеспечило управляемость кадровых процессов при дальнейшем росте бизнеса.