Автоматизация согласования договоров в Битрикс24 сэкономили «Мияги Family» 200+ часов в год

«Мияги Family» — динамично развивающаяся сеть ресторанов, охватывающая несколько городов. Компания известна своим вниманием к качеству, скорости обслуживания и продуманной логистикой поставок. Команда из более чем 500 сотрудников ежедневно работает с десятками договоров: аренда, закупки, партнёрские соглашения.

1. Длительное согласование документов: Каждый договор требовал согласования между несколькими отделами: юридическим, финансовым и операционным. Это занимало до 5 часов на каждый документ. Подобные задержки тормозили процессы, особенно в пиковые сезоны.
2. Потери из-за непродлённых договоров: По статистике, до 18% договоров в компаниях без системы контроля сроков не продлеваются вовремя. В «Мияги Family» это приводило к риску штрафов и перебоям в поставках.
3. Отсутствие прозрачности: Документы хранились в Excel, на email и на локальных дисках. Не было централизованной системы управления договорами, сотрудники тратили десятки минут на поиск нужной версии.
4. Ручная работа и перегрузка команды: Сотрудники тратили до 15 часов в месяц на механическую работу: ввод данных, напоминания, переписку.

1. Автоматические маршруты согласования: Каждый договор теперь проходит по заранее заданному маршруту: юрист → финансист → директор. Все этапы контролируются системой электронного согласования договоров, без ручных отправок и отслеживания.
2. Напоминания о сроках истечения договоров: Система автоматически уведомляет ответственных за 30, 14 и 3 дня до окончания срока действия контракта. Это снизило количество непродлённых документов до 2%.
3. Ролевой доступ и фильтрация: Каждый сотрудник видит только свои документы. Такая настройка прав доступа повысила безопасность и дисциплину в управлении контрактами.
4. Диаграмма Ганта для контроля жизненного цикла договора: Мы реализовали нестандартную визуализацию маршрута документов с помощью диаграммы Ганта. Это помогло руководству отслеживать жизненный цикл договоров по срокам и этапам.
5. Интеграция с ЭП и централизованный архив договоров: Финальное подписание реализовано через встроенную электронную подпись. Все договоры автоматически сохраняются в электронной базе и доступны для поиска и анализа.

1. Сокращение времени обработки документов: С 5 до 1,5 часов на договор (экономия 70%). Переводя в денежный эквивалент, при средней зарплате сотрудника в 80 000р (200 документов в год), только на этом в год вы будете экономить более 350 000р, без учёта штрафов за просрочку договоров и потенциальной прибыли за счёт высвобождения свободного времени сотрудников.
   

2. Операционные улучшения: Скорость обработки договоров:

• Ускорение процессов на 60% (с 5 до 1,5 часов на документ).

• 100% договоров проходят согласование без задержек.

Прозрачность контроля:

• Все договора доступны в единой системе с фильтрацией по типу, сроку и статусу.

• Диаграмма Ганта позволяет отслеживать сроки в режиме реального времени.

       3. Снижение рисков: Непродленные договоры:

• Показатель снижен до 2%

Репутационная защита:

• Исключены срывы поставок и конфликты с партнерами из-за просрочек.

        4. Качественные изменения для команды: Фокус на стратегию:

• Сотрудники тратят на 15+ часов/мес. меньше на рутину, переключаясь на действительно важные задачи

Удобство работы:

• Напоминания о сроках настраиваются за 2 клика.

• Поиск документов занимает до 1 минуты вместо 20+ минут.

        5. Масштабируемость решения: Система адаптирована под текущие и будущие потребности:

• Подключение электронной подписи.

• Интеграция с учетными системами (например, 1С).

• Возможность расширения для новых ресторанов сети.

Отзыв клиента: 

Раньше управление договорами отнимало у нашей команды огромное количество времени и сил. Благодаря решению на базе Битрикс24 процессы стали прозрачными и предсказуемыми: теперь мы точно знаем сроки, автоматически получаем напоминания и тратим в 3 раза меньше времени на согласования. Это не просто экономия ресурсов — это уверенность в том, что ни одна важная деталь не ускользнёт от внимания.

— специалист СВК компании “Мияги Family”