AI Copilot и телефония в CRM: визовый центр сократил время обработки заявки на 80%

1. Информация о клиенте:

• Клиент: Визовый центр VISA Plus

• Сфера деятельности / Отрасль: Услуги по оформлению виз, Туризм и иммиграция.

• Суть бизнеса: Оказание полного цикла услуг по оформлению виз в различные страны (Шенген, США, Великобритания, Азия и др.) для физических лиц. Консультации, подготовка документов, подача в консульства, отслеживание статуса.

• География: Федеральный уровень (клиенты со всей России).

• Масштаб: Команда из 5 сотрудников (консультанты, менеджеры по документам). Годовой оборот – десятки миллионов рублей (оценка основана на средних чеках по визам и объемам для небольшой, но федерально представленной компании).

• Целевая аудитория клиента: B2C (Физические лица – туристы, бизнес-путешественники).

2. Задача клиента:

• Проблема: Высокая конкуренция на рынке визовых услуг и рутинная нагрузка на маленький штат приводили к:

  • Потере клиентов из-за долгого ожидания ответа: Звонки пропускались, запросы с сайта/соцсетей обрабатывались часами.

  • Ошибкам и задержкам при оформлении: Ручной ввод данных из разговоров и форм в CRM/документы занимал много времени и был подвержен ошибкам.

  • Непрозрачности в воронке продаж: Сложно было отслеживать стадии каждой заявки (новый запрос -> консультация -> сбор доков -> подача -> получение визы).

  • Высокой нагрузке на менеджеров: До 60% времени уходило на рутинную фиксацию информации, а не на консультирование и продажи.

  • Отсутствию оперативной аналитики по звонкам: Какие визы спрашивают чаще? Какие консульства вызывают сложности?

• Почему выбрали Битрикс24:

  • Комплексность: Единая платформа для CRM, телефонии, управления задачами и документами.

  • AI Copilot: Уникальная возможность автоматизировать рутинный сбор и запись данных.

  • Экономичность: Оптимальное решение для малого бизнеса с ограниченным бюджетом.

  • Интеграции: Легкость подключения телефонии и потенциальных интеграций с другими сервисами.

• Почему выбрали нас (интегратора):

  • Экспертиза в автоматизации малого высоконагруженного бизнеса, особенно в сфере услуг.

  • Опыт внедрения телефонии и AI Copilot в CRM Битрикс24 для резкого повышения эффективности.

  • Фокус на быстром результате и снижении операционных издержек клиента.

  • Понятное ценообразование и отсутствие скрытых платежей.

3. Что сделали:

• Внедрили CRM Битрикс24 как центральную систему для управления клиентами и заявками на визы.

• Настроили сквозную воронку продаж:

  • Четкие ответственные на каждой стадии.

  • Контроль сроков выполнения этапов (SLA).

• Подключили и настроили телефонию:

  • Все входящие/исходящие звонки регистрируются в CRM, записываются (при согласии), привязываются к карточке клиента/заявки.

  • Ключевое преимущество: Быстрая реакция на звонки – клиенты не ждут в очереди.

  • Автоматическая расшифровка разговоров: Стенограмма диалога менеджера и клиента доступна сразу после звонка.

  • Автоматическое заполнение полей сделки: AI Copilot анализирует расшифровку и автоматически заполняет в карточке заявки:

• • • Цель поездки (туризм, бизнес, учеба).

    • Желаемые страны и сроки поездки.

    • Тип запрашиваемой визы.

    • Количество путешественников.

    • Контактные данные (если озвучены).

    • Основные обсуждаемые услуги.

  • Автоматическое создание задач: На основе разговора Copilot создает задачи менеджеру (напр., "Выслать список документов для визы во Францию", "Уточнить даты бронирования отеля").

4. Результат:

• Сокращение времени обработки первичной заявки на 80%: Благодаря мгновенной расшифровке звонка и автозаполнению CRM через AI Copilot. Менеджер тратит секунды на проверку, а не минуты/часы на ручной ввод.

• Увеличение количества обрабатываемых заявок на 40% без увеличения штата (за счет экономии времени на рутине).

• Практически полное исключение ошибок при первичном занесении данных в CRM.

• Повышение удовлетворенности клиентов: Быстрая реакция на звонки, четкая фиксация пожеланий, прозрачность процесса оформления.

• Снижение операционной нагрузки на менеджеров: Высвобождение времени для консультирования, продаж и работы со сложными кейсами.

• Повышение качества аналитики: Точные данные по запросам (страны, типы виз) для планирования загрузки и маркетинга.

• Прозрачность воронки продаж: Контроль загрузки менеджеров и статусом каждой визовой заявки.