Автоматизация процессов закупки и логистики для СГМ АВТО ГРУПП

В условиях растущего объема работы, сотрудники компании не справлялись с оперативной обработкой всех поступающих заявок. Проблема была многогранной и затрагивала не только отдел продаж, но и смежные подразделения - Закупки и Логистики.

Одной из ключевых причин возникновения проблемы стало недостаточно оперативное взаимодействие между отделами. Сотрудники Закупки и Логистики коммуницировали между собой и с отделом продаж преимущественно через WhatsApp, что приводило к ряду серьезных проблем:

• Путаница в коммуникации: несогласованность в общении часто приводила к недоразумениям и дублированию задач.

• Потеря информации: важные данные могли теряться или искажаться из-за отсутствия централизованной системы для обмена информацией.

• Задержки в обработке заказов: неэффективная коммуникация замедляла процесс обработки заказов, что увеличивало сроки выполнения и ухудшало клиентский опыт.

Чтобы решить эти проблемы мы разработали комплексный подход, включающий несколько ключевых этапов:

• Анализ текущих процессов.

• Выбор и настройка CRM-системы.

• Обучение сотрудников.

• Интеграция с другими системами.

• Мониторинг и оптимизация.

Мы провели глубокий аудит бизнес-процессов, включая продажи, взаимодействие между отделами, привлечение и удержание клиентов, а также работу с базой данных. На основе этого анализа мы:

• Систематизировали процессы для настройки CRM, определили воронки продаж, структуру полей и права доступа.

• Выполнили полный цикл настройки CRM: установили этапы воронок продаж, задания для сотрудников, уведомления и роботов, а также настроили права доступа, карточки лидов, сделок, контактов и компаний.

• Провели обучение работе с CRM, научив сотрудников добавлять и заполнять контакты и компании, создавать и вести лиды и сделки, работать с канбаном, списками, календарем и фильтрами.

• Интегрировали WhatsApp и Telegram через сервис Wazzup, чтобы обрабатывать обращения клиентов из мессенджеров прямо в CRM. 

• Настроили шаблоны документов с автоматическим заполнением данных из карточки клиента, что ускорило подготовку документов. 

• Провели аудит и систематизацию процессов в этих отделах, настроили смарт-процессы для автоматизации задач и согласования документов.

На этом этапе мы улучшили эффективность работы сотрудников и предоставили инструменты для анализа и контроля результатов. Внесли изменения в воронки продаж, роботов и задания на основе обратной связи от сотрудников. Научили сотрудников и руководство работать с фильтрами, канбаном, планом продаж, виджетами стартовой страницы, CRM-аналитикой и формировать отчеты.

Благодаря комплексному внедрению и настройке Битрикс24, компания SGM Auto Group смогла значительно улучшить свои бизнес-показатели.

• Повышение уровня лояльности клиентов: после внедрения CRM-системы и оптимизации процессов обработки заявок, уровень лояльности клиентов повысился на 25%. Это произошло благодаря оперативной обработке запросов, автоматическим уведомлениям и улучшенной коммуникации между отделами.

• Увеличение скорости обработки заявок: автоматизация бизнес-процессов, включая настройку Смарт-процессов для отделов Закупки и Логистики, позволила сократить время обработки одной заявки на 20%. Это привело к увеличению количества успешно обработанных заявок и, как следствие, к увеличению прибыли.

• Улучшение коммуникации между отделами: благодаря внедрению CRM и отказу от переписки в чатах WhatsApp, качество коммуникации между отделами (продажи, закупки, логистика) значительно улучшилось. Время на согласование вопросов между отделами сократилось на 15%.

• Повышение эффективности работы сотрудников: обучение сотрудников работе с CRM и автоматизация рутинных задач позволили повысить эффективность их работы. Количество сделок, закрытых одним менеджером в месяц, увеличилось в среднем на 10%.

• Улучшение документооборота: настройка шаблонов документов с автоматическим заполнением данных из CRM позволила значительно ускорить процесс подготовки документов. Время на подготовку одного документа сократилось на 30%.