Оптимизация работы портала для ООО «Эспрезо» и повышение эффективности на 80%

Задачи

Когда клиент обратился к нам, у них был портал в “заброшенном” состоянии. Накопились сотни не разобранных лидов и сделок. Основные задачи были:

1. Помочь разобраться на портале и навести порядок.
2. Создать четкую структуру работы в дальнейшем, чтобы избегать таких завалов, а лиды и сделки чтобы оперативно обрабатывались без подвисаний.
3. Передача всей информации с форм на сайте в карточку лидов.

Лиды

У компании есть многостраничный сайт, на котором размещены разные формы (Тильда), оттуда идет основной поток лидов. Но данные передавались на портал не в полном объеме, часть информации терялась.

Мы настроили поля для этих данных в карточке лида и их отображение.

Исходя из созданного регламента, мы настроили автоматизацию для обработки заявок от лидов. Теперь все заявки сразу попадают на ответственного менеджера. Работают уведомления, постановка задач, чтобы связаться с клиентом и как действовать если клиент не отвечает.

Ранее было несколько сотен необработанных лидов, сейчас они оперативно отрабатываются менеджером и на первой стадии “Не обработан” - 2, еще 6 “В работе” и т.д.

Лиды больше не подвисают.

Сделки

В первую очередь мы убрали лишние воронки. Оставили 3 основные.

Для воронки “Контакты с форума” мы создали и привязали CRM-форму Битрикс24, которая в виде QR-кода и отдельной ссылки будет размещена на визитках компании. После заполнения формы, эти контакты сразу будут попадать в данную воронку и обрабатываться отдельным менеджером (минуя создание лидов).

Во всех воронках мы актуализировали стадии. И главное, там остались только действительно актуальные сделки, без лишнего мусора и спама.

Настроили автоматизацию и работу со сделками согласно новым регламентам, а именно уведомления и задачи как для менеджеров так и руководителям для контроля.

Консультации, обучение

Мы регулярно проводим обучение отвечаем на вопросы руководителей и сотрудников компании. Они очень вовлечены в процесс, им интересно не только чтобы те или иные настройки были реализованы, но и научиться самим работать с разными элементами портала, в чем мы активно помогаем.

Результат

Мы полностью преобразили работу на портале.

Автоматизация процессов обеспечила мгновенное распределение заявок, устранив прежние задержки и потери.

Сотрудники компании уверенно используют портал, понимая воронки, каждую стадию и свою роль в процессе.

Регулярные консультации и обучение помогли им не только освоить новые инструменты, но и стать активными пользователями системы.

Заявки с CRM-форм попадают на ответственного менеджера, их обработка ускорилась на 80%а. Ранее с этим была проблема, они могли передаваться на уволенных сотрудников и с такими заявками невозможно было работать, они терялись.

В результате, компания восстановила контроль над своими процессами и значительно повысила эффективность работы, что позволило ей сосредоточиться на развитии.