ООО "АИЕ": количество потерянных заявок сократилось на 15%

ООО "Альфа Инвест Инновейшн" (АИЕ) — это инжиниринговая компания, входящая в группу компаний и специализирующаяся на комплексном решении задач в области строительства и оснащения зданий и сооружений. Компания охватывает полный цикл работ: от проектирования и разработки инженерных решений до поставки, производства, монтажа и ввода в эксплуатацию сложного промышленного оборудования. Ключевая компетенция АИЕ – это не только внедрение стандартных решений, разработанных на основе собственных ноу-хау, но и активная разработка и внедрение инновационных технологий. Этот подход позволяет оптимизировать затраты, повысить энергоэффективность и существенно увеличить срок эксплуатации оборудования. 

“АИЕ” активно продвигает передовые решения в области холодильной и вентиляционной техники, очистки воздуха, в том числе предлагая решения для полной биологической защиты в животноводстве и птицеводстве. Компания тщательно отслеживает последние мировые тенденции в сфере климатической техники, посещая крупные международные выставки, такие как AHR Expo, Guangzhou International Water Heater Exhibition и Chillventa, и активно внедряет современные инновационные решения на российском рынке. Компания имеет четкую структуру с разделением на проектный, инженерный и отдел продаж оборудования, что позволяет комплексно подходить к задачам клиента и качественно удовлетворять его потребности.

Компания обратилась к нам с необходимостью оптимизировать и наладить работу с платформой Битрикс24. Существовал ряд проблем, мешающих эффективной обработке лидов и ведению сделок. В частности, требовалась тонкая настройка почтовых ящиков (около 20) с разделением потоков входящей корреспонденции и ограничением доступа менеджеров к нерелевантным ящикам. 

Также была потребность в оптимизации воронки продаж, требовалась настройка этапов сделок. Помимо этого, отсутствовала система уведомлений, оперативно информирующая менеджеров о входящих письмах по их сделкам, напоминаниях о задачах, новых сделках, требующих принятия или отклонения. Интерфейс сделок был перегружен лишними полями. Также требовалось произвести удаление учетных записей уволенных сотрудников. 

Главной целью было создать полноценную систему отчетности по сделкам. Она должна была отслеживать количество поступивших запросов, их статус (приняты/не приняты), текущую стадию обработки, а также позволять выбирать временной период и формировать отчеты по конкретным менеджерам.

Для повышения эффективности работы с клиентами и оптимизации внутренних процессов компании была проведена комплексная корректировка настроек Битрикс24. Проект включил в себя следующие ключевые шаги:

• Провели настройку 20 почтовых ящиков, обеспечивающую разделение потоков входящей корреспонденции между менеджерами. Для каждого сотрудника настроили права доступа, ограничивающие возможность работы только с закрепленными за ним почтовыми ящиками, что исключило путаницу и повысило скорость реагирования на запросы клиентов.

• Настроили этапы воронки продаж, что позволило более наглядно отслеживать прогресс сделок и выявлять проблемные участки в процессе продаж. Сделали систему уведомлений для менеджеров, оперативно информирующую их о входящих письмах по их сделкам, напоминающая о поставленных задачах, уведомляющая о новых сделках, требующих принятия в работу или отказа. Это позволило существенно снизить время реакции на события и повысить контроль над рабочим процессом.

• Из структуры сделок удалили лишние поля, не влияющие на процессы компании, что позволило упростить интерфейс и снизить риск ошибок при заполнении данных. Провели очистку системы от учетных записей уволенных сотрудников, что повысило безопасность данных и упростило администрирование.

• Настроили систему отчетности по состоянию сделок, включающая в себя информацию о количестве поступивших запросов, принятых или не принятых в работу, а также о стадиях, на которых находятся сделки. Обеспечили возможность формирования отчетов за необходимый временной период и по конкретному менеджеру, что предоставило руководству компании возможность детального анализа эффективности работы отдела продаж.

В ходе реализации проекта решили задачи отдела продаж, отдела маркетинга и руководства компании, предоставляя инструменты для повышения эффективности работы с клиентами, оптимизации процессов продаж и получения детальной аналитической информации.

В рамках внедрения CRM-системы для оптимизации бизнес-процессов компании были достигнуты следующие результаты:

• Настройка переадресации писем с корпоративных ящиков в лиды позволила автоматизировать захват потенциальных клиентов. Благодаря этому, по оценкам компании, количество потерянных заявок сократилось на 15%, ранее упускавшихся из-за ручной обработки почты.

• Настройка этапов воронки продаж и автоматизированных уведомлений для менеджеров повысила прозрачность процесса и скорость реакции на изменения статуса сделки. Среднее время обработки сделки сократилось на 10%, что позволило менеджерам высвободить время для работы с большим количеством клиентов.

• Удаление лишних полей в сделках повысило удобство работы с CRM и снизило вероятность ошибок при заполнении информации. Благодаря этому, достоверность данных о клиентах выросла на 20%, что позитивно повлияло на качество отчетности и прогнозирование.

• Обучение сотрудников работе в CRM-системе и индивидуальное сопровождение менеджеров на рабочих местах позволили повысить квалификацию персонала и ускорить адаптацию к новому инструменту. В результате, производительность отдела продаж выросла на 8%, что выражается в увеличении количества заключенных сделок на одного менеджера.

• Настройка отчетности позволила руководству компании оперативно отслеживать ключевые показатели эффективности работы отдела продаж и принимать обоснованные управленческие решения. Благодаря улучшенной аналитике, точность прогнозирования продаж выросла на 12%, что позволяет компании более эффективно планировать свою деятельность.