ГК "ТОПОЛ-ЭКО": улучшение качества работы на 25%

ГК "ТОПОЛ-ЭКО" — современный научно-производственный комплекс, специализирующийся на разработке и производстве высокотехнологичного оборудования из полипропилена. Компания работает в сфере экологии и инженерии, ключевым направлением деятельности является проектирование, производство и реконструкция очистных сооружений различной производительности. Помимо этого, ГК "ТОПОЛ-ЭКО" занимается проектированием и изготовлением оборудования для гальванических линий, а также производством трубной продукции для холодного водоснабжения и водоотведения.

Компания предлагает комплексные решения для очистки сточных вод и водоподготовки, которые обеспечивают экологически безопасное производство. ТОПОЛ-ЭКО стремится минимизировать негативное воздействие на окружающую среду, предлагая надежное и эффективное оборудование, соответствующее современным экологическим требованиям и стандартам.

Компания обратилась к нам с комплексной задачей: оптимизировать и систематизировать управление бизнес-процессами внутри компании, используя возможности Битрикс24. 

Проблема заключалась в отсутствии четкой системы взаимодействия между отделами. Это касалось продаж, проектирования, строительства, производства, тендерного отдела, закупок и логистики. Разрозненность информации, трудности в контроле проектов и неэффективное использование рабочего времени были следствием этой проблемы. Существующие инструменты привлечения и удержания клиентов не были интегрированы в единую систему, а база клиентов нуждалась в систематизации.

Требовалось не просто внедрить Битрикс24, но и адаптировать его под специфику бизнес-процессов компании, настроить автоматизацию ключевых операций, обучить сотрудников работе с платформой и обеспечить дальнейшее сопровождение системы. Особое внимание было необходимо уделить настройке воронок для управления проектами и контролю их выполнения, а также систематизации данных в CRM (карточки компаний, контактов, сделок, лидов). Компания хотела получить прозрачную и управляемую систему, позволяющую отслеживать ход проектов на всех этапах, оптимизировать взаимодействие между отделами и повысить эффективность работы с клиентами.

Цель внедрения: автоматизировать 6 процессов: проектирование, строительство, производство, тендерный отдел, отдел закупок, отдел логистики в Битрикс24 и обучить работать в системе.

Выбор пал на Битрикс24, потому что с помощью процессов этой системы повышалась эффективность управления проектами и работа различных отделов компании клиента. 

Мы начали с глубокого онлайн-аудита текущих бизнес-процессов клиента. Это включало анализ работы отделов продаж, основных подразделений, изучение их взаимодействия, используемых инструментов для привлечения и удержания клиентов, а также методов работы с клиентской базой.

1. Провели обучение сотрудников основам работы в Битрикс24, адаптированное к корпоративным стандартам коммуникации. Обучение охватило работу с новостями, чатами, группами, диском и календарем. Уделили внимание постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп. После обучения предоставили обучающие видеоролики и оказали консультационную поддержку в течение недели.

2. Организовали интервью с сотрудниками, чтобы выявить текущие сценарии управления проектами, от первого касания до завершения и архивирования. 

3. На основе этих данных мы систематизировали воронки "Проекты" и "Контроль" для 6 ключевых процессов: проектирование, строительство, производство, тендерный отдел, отдел закупок и отдел логистики. Мы также стандартизировали структуру полей карточек "Компаний", "Контактов", "Сделок" и "Лидов", а также определили роли и права доступа в CRM.

4. Автоматизировали работу в проектах. Этот этап включал настройку логики воронок "Проекты" и "Контроль", автоматизированное управление проектами через программирование роботов. Также настроили права доступа к проектам, определили сущности воронок, карточек контактов и компаний, создали дополнительные поля для ввода необходимой информации. После завершения настройки мы провели обучение сотрудников работе в CRM и предоставили видеозапись обучения.

Особое внимание было уделено обучению сотрудников и руководителей работе с онлайн-офисом и инструментами управления задачами в Битрикс24. Это позволило не только упростить выполнение рутинных операций, но и сократить трудозатраты на 20%, что положительно сказалось на общей производительности компании.

Настройка CRM-системы в соответствии с индивидуальными требованиями заказчика и внедрение воронок проектов и контроля, адаптированных под специфику управления проектами компании, способствовали увеличению скорости обработки проектов на 17%. Это позволило сократить время на выполнение задач и повысить оперативность принятия решений.

Сотрудники, которые уверенно используют функционал Битрикс24, отмечают значительное улучшение организации работы и систематизации задач. Благодаря новым возможностям системы, удалось повысить прозрачность и контроль за выполнением проектов, что привело к улучшению качества работы на 25%.