ООО ПО "ЗМИ": трудозатраты на поиск, сортировку и обработку информации о тендерах сократились более чем на 20%

ООО "ПО ЗМИ" (Производственное Объединение "Завод Металлических Изделий") – современное производственное предприятие, специализирующееся на изготовлении широкого спектра металлоизделий, от мебельной фурнитуры до рамных металлоконструкций. Компания предлагает современные и доступные решения для внутреннего дизайна помещений, жилищного и промышленного строительства, различных типов производств и городской инфраструктуры. "ПО ЗМИ" предлагает как готовые решения по существующим проектам, так и индивидуальные разработки, включая нетиповые и сложные проекты.

Завод производит металлоизделия на заказ – как единичные, так и серийные. Компания активно работает на индивидуальных проектах, предлагая разработку и изготовление металлоизделий любой сложности, а также создание уникальных дизайнов по чертежам клиента. Завод Металлических Изделий оснащен собственным современным оборудованием для металлообработки (сварка, покраска, перфорация, гибка листов и другие виды обработки различных металлов и сплавов), что позволяет выполнять полный цикл производства и предлагать широкий спектр услуг. Компания делает акцент на высоких эксплуатационных характеристиках своих изделий.

Перед нашей командой стояла задача решить ряд ключевых проблем, связанных с управлением тендерной деятельностью и цифровизацией производственных процессов компании. Процесс работы с тендерами был недостаточно структурирован, что мешало эффективно отслеживать и анализировать информацию. Существовала потребность в создании более эффективного механизма для работы с задачами, связанными с тендерами, и минимизации рисков дублирования информации. Кроме того, клиент испытывал трудности с цифровизацией производственных процессов в цехах производства металлоконструкций и мехобработки.

Ряд задач, который стоял перед предприятием:

• неоптимизированный процесс работы с тендерами: настроить кастомизированные поля в задачах для эффективного управления тендерной информацией, чтобы упростить отслеживание статусов, сроков и других важных параметров;
• сложность импорта тендеров в систему: необходимо сделать понятную инструкцию для импорта данных о тендерах из СБИС в Битрикс24, чтобы сотрудники не тратили много времени на ручной ввод данных;
• риск дублирования информации о тендерах: настроить механизм автоматической проверки на дублирование тендеров, чтобы не было дублирующихся задач и путаницы;
• не цифровизированные производственные процессы: создать систему управления производственными процессами в цехах производства металлоконструкций и мехобработки для повышения эффективности работы, упростить контроль за выполнением задач и анализом данных. 

Проект по оптимизации тендерных процессов и цифровизации производства состоял из нескольких этапов. Они затронули отделы продаж, закупок, производства и IT.

На начальном этапе был проведен ряд интервью с сотрудниками, вовлеченными в процесс работы с тендерами, от момента получения информации о тендере до заключения договора. Целью интервью было выявление ключевых шагов, требований к информации и проблемных зон. Решали задачи отдела продаж и отдела закупок.

На основании полученной информации настроили кастомные поля в задачах Битрикс24, позволяющие фиксировать все необходимые данные по каждому тендеру: номер тендера, название, сроки, бюджет, заказчик, ответственный и т.д.

Сделали отображение кастомных полей в списочном формате задач, что позволило удобно отслеживать информацию по всем тендерам в одном окне и быстро находить нужную информацию.

Разработали подробную текстовую инструкцию по формированию файла импорта задач из системы СБИС в Битрикс24, а также бизнес-процесс, автоматически проверяющий уникальный идентификатор тендера при создании новой задачи. В случае обнаружения дублирующегося идентификатора, сотруднику приходит уведомление, что предотвращает создание дублирующих задач.

Новая система управления задачами, разработанная специально для тендерного отдела, значительно улучшила рабочие процессы и повысила эффективность сотрудников. Теперь они могут настраивать поля задач под свои индивидуальные потребности, что делает работу более гибкой и удобной.

Одной из ключевых функций системы является возможность фильтрации и сортировки задач по датам в списках. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужную информацию и оперативно реагировать на изменения. Благодаря этому нововведению, планирование работы стало более структурированным и предсказуемым.

После прохождения обучения и ознакомления с подробной текстовой инструкцией, сотрудники успешно освоили функцию импорта задач по тендерам. Это значительно сократило время на ввод данных и минимизировало риск ошибок.

Особое внимание было уделено предотвращению дублирования задач. Внедрение системы уведомлений о совпадении уникальных идентификаторов тендеров обеспечивает целостность данных и исключает повторную обработку одной и той же информации.

В результате внедрения новой системы трудозатраты на поиск, сортировку и обработку информации о тендерах сократились более чем на 20%. Это позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и повысить общую продуктивность отдела.