Сервис-деск для крупной розничной сети “Грядка” (ИП Коляда Дмитрий Николаевич)
Основная цель компании — сделать процесс покупки продуктов удобным и доступным для всех категорий клиентов.
В процессе масштабирования бизнеса «Грядка» столкнулась с рядом внутренних трудностей, связанных с неэффективной обработкой заявок на техническое обслуживание. У сотрудников торговых точек отсутствовал единый инструмент для учета обращений, из-за чего возникали сложности с отслеживанием статусов заявок.
Кроме того, не был настроен централизованный учет состояния оборудования, в частности погрузчиков. Из-за чего регулярное обслуживание не проводилось, а поломки часто оставались незамеченными.
Для решения этих вопросов «Грядка» обратилась в Первый Бит. Перед командой стояли следующие задачи:
-
Автоматизация процесса подачи и обработки заявок.
-
Внедрение системы для контроля состояния погрузчиков.
-
Организация единого информационного пространства для сотрудников компании.
-
Упрощение взаимодействия между различными подразделениями компании.
Команда Первого Бита провела тщательный анализ ситуации и предложила комплексное решение, включающее автоматизацию четырех ключевых направлений работ.
Сервис-деск для службы эксплуатации розницы (СЭР)
Для решения проблем с подачей заявок был разработан специальный раздел в Битрикс24, который позволял отслеживать заявки на каждом этапе их обработки. Продавцы могут подавать заявки через чат-бота в Telegram или напрямую в Битрикс24.
Внедрено локальное приложение, которое отображает график дежурств слесарей по дням и автоматически распределяет заявки на основе этого графика. Система автоматически уведомляет дежурного слесаря о новой заявке. После выполнения заявки слесарь фиксирует результаты в Битрикс24, и система автоматически уведомляет ответственного менеджера о завершении работы.
Сервис-деск для административно-хозяйственного отдела (АХО)
Аналогичная система была разработана для АХО, с учетом специфики работы этого отдела.
-
Работники заполняют необходимые данные через чат-бота или Битрикс24: тип работ, объект, описание, прикрепляют фото или видео для более точной информации.
Сервис-деск для службы эксплуатации склада (СЭС) и отдела транспортной логистики (ОТЛ)
Работники склада и отдела транспортной логистики теперь могут подать заявки на ремонт оборудования, замену инвентаря и другие работы через Битрикс24.
Внедрена система планового осмотра погрузчиков, и механики получают напоминания через Битрикс24 о необходимости проведения осмотра. После осмотра результаты фиксируются в системе, что позволяет отслеживать техническое состояние погрузчиков и планировать своевременный ремонт.
Единое окно для управления ссылками и документами
Чтобы сотрудники могли быстрее находить нужную информацию, наша команда предложила использовать модуль «Единое окно». Этот инструмент помог структурировать все данные и сервисы компании и сделать поиск информации интуитивно понятным.
Сотрудники могут создавать персонализированные папки и добавлять ссылки на важную документацию, требования и ресурсы, что позволяет сэкономить время на поиски информации и повысить общую продуктивность.
Внедрение Битрикс24 позволило компании «Грядка» повысить эффективность внутренних процессов и улучшить контроль за выполнением задач, связанных с техническим обслуживанием.
-
Заявки теперь фиксируются в единой системе, которая доступна всем участникам процесса, начиная от продавцов из ларьков и заканчивая руководителями отделов.
-
На каждом этапе обработки заявок можно отследить статус, а также узнать, кто является исполнителем.
-
Время обработки заявок сократилось на 40%, благодаря автоматизации и оптимизации процессов.
-
Благодаря Битрикс24 сотрудники получили общее информационное пространство для взаимодействия между отделами и командной работы.
-
Автоматизация рутинных процессов освободила время для более значимых задач.
