Автоматизация бизнес-процессов для "УЮТ ТЕЛЕКОМ"

ООО «Уют Телеком» работает в сфере телекоммуникаций, предоставляя широкий спектр услуг связи. Компания специализируется на организации и обслуживании цифровых коммуникационных сетей, включая интернет-подключение, корпоративные VPN, облачные решения и услуги IP-телефонии для частных и корпоративных клиентов.

Основная задача ООО «Уют Телеком» — обеспечить надежную и качественную связь для своих клиентов, создавая комфортные условия для работы и общения. Компания фокусируется на внедрении современных технологий и индивидуальном подходе к каждому заказчику, что позволяет эффективно решать задачи любой сложности — от подключения домашнего интернета до масштабных проектов для крупных предприятий и государственных учреждений.

На сегодняшний день годовой оборот компании составляет примерно 250 миллионов рублей. В компании работает порядка 120 специалистов разных профилей — от инженеров и технических специалистов до менеджеров по продажам и обслуживанию клиентов. Такая команда позволяет ООО «Уют Телеком» быстро реагировать на запросы рынка и обеспечивать высокий уровень сервиса.

Компания хотела автоматизировать ключевые процессы: создании технических условий, строительстве и сдаче объектов. 

Ранее эти этапы выполнялись вручную, что приводило к большим временным затратам, ошибкам и сложностям в отслеживании прогресса. Клиент хотел оптимизировать эти процессы, чтобы повысить эффективность и снизить операционные издержки.

Наша задача заключалась в создании системы, которая бы отслеживала каждый этап — от формирования технических условий до последнего касания с клиентом. Это должно было обеспечить прозрачность и контроль на всех стадиях. Мы стремились внедрить систему без привлечения программирования, чтобы компания могла самостоятельно поддерживать и адаптировать процессы. Нужно было комплексное решение, которое автоматизировало бы и систематизировало работу, устранило ручные операции и повысило производительность команды.

Мы начали с детального аудита текущей системы документооборота и рабочих процессов клиента. Провели интервью с ключевыми сотрудниками, изучили документацию и выявили слабые места. Результаты аудита оформили в виде технического задания, где подробно описали текущее состояние, проблемы и предложения по улучшению.

На основе аудита спроектировали структуру воронок продаж в Битрикс24 для ключевых этапов: от разработки технических условий до сдачи объекта. Создали первую воронку, охватывающую весь процесс. Для каждого этапа определили действия, ответственных и критерии перехода. Настроили права доступа для сотрудников.

Для каждого этапа требовался сбор и отображение информации. Разработали кастомизированные карточки в Битрикс24 с необходимыми полями для отслеживания параметров и статусов. Уделяли внимание удобству и интуитивности расположения полей, чтобы сотрудники могли быстро находить нужную информацию.

Самым важным этапом стала автоматизация рутинных задач с помощью роботов и бизнес-процессов в Битрикс24. Настроили роботов для автоматической отправки уведомлений, назначения задач и обновления статусов при наступлении определенных событий. Для сложных сценариев создали бизнес-процессы с последовательностью действий и условиями перехода между этапами. При этом соблюдали требование клиента использовать инструменты без программирования для простоты обслуживания и масштабируемости.

Внедрение системы завершилось тестированием с участием сотрудников клиента. Собрали обратную связь, выявили неточности и внесли коррективы в настройки воронок и карточек. В завершение проекта провели обучение для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать систему.

Внедрение системы автоматизации на базе Битрикс24 принесло компании значительные улучшения в ключевых бизнес-процессах. 

Автоматизация рутинных задач, таких как назначение ответственных, рассылка уведомлений и обновление статусов, позволила сократить трудозатраты сотрудников на 25-30%. Это дало возможность сосредоточиться на стратегических задачах и повысить общую производительность команды.

Четко определенные этапы воронки продаж, автоматическое распределение задач и контроль сроков значительно ускорили процессы подготовки технических условий, строительства и сдачи объектов. Время прохождения сделки сократилось в среднем на 15%.

Система создала единое информационное пространство, где все данные о проектах доступны в реальном времени. Это улучшило прозрачность процессов, облегчило контроль за выполнением работ и позволило быстро реагировать на проблемы.

Автоматизация исключила человеческий фактор и уменьшила вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Все эти изменения повысили общую эффективность компании.