Партнеры
WebMens
CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями

CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями

CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями
Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО КУБ-А
О компании: Привлечение арендаторов и сопровождение аренды площадей торговых центров и жилых комплексов
Город: Краснодар
Количество сотрудников: 51 человек.

Задачи клиента:

ООО КУБ-А помогает девелоперам и управляющим компаниям заполнять площади в торговых центрах и жилых комплексах надежными арендаторами. Команда ведет полный цикл взаимодействия с заявкой от первичного обращения до подписанного договора и дальнейшего сопровождения.

Для системной работы с потоком запросов и договоров потребовалась наглядная схема сделок в Битрикс24 и понятные роли участников процесса, чтобы исключить ручные напоминания и разрозненные таблицы.

Руководитель компании обратился с четким запросом на упорядочивание всей операционной цепочки.

После интервьюирования и описания текущего процесса сформулированы ключевые задачи:
  • Настроить единую воронку по заключению договора с арендаторами, начиная с первичного обращения.
  • После подписания договора обеспечить управление договорами аренды на всем цикле жизни, включая контроль пролонгации договоров аренды и индексации арендной платы.
  • Создать реестр объектов в Битрикс24 для всех площадей, которые сдаются в аренду, с привязкой сделок и ответственных.
  • Включить смарт-процессы и автоматизацию процессов сдачи помещений с постановкой задач соответствующим специалистам.
  • Фиксировать причины провала в лидах и сделках для последующей аналитика сделок в CRM и оценки конверсий на этапах.
Важно было сохранить прозрачность по каждому объекту и видеть, кто подключается к делу на конкретной стадии, без дополнительных переписок и устных договоренностей.

Решение задачи:

Единая цепочка от лида до договора

Первым шагом специалисты WebMens настроили базовую конструкцию: первичное обращение попадает в лид, где фиксируются контактные данные, объект ТЦ или ЖК, требуемая площадь и направление деятельности потенциального арендатора.

После квалификации лид конвертируется в сделку, а ответственность автоматически передается закрепленному менеджеру по аренде. Такая логика сделок в Битрикс24 позволила убрать ручные пересылки и ошибок при назначении ответственных.

Реестр объектов в Битрикс24 и смарт-процессы

Объекты вынесены в отдельную сущность как смарт-процессы. По каждому объекту ведутся ключевые поля: название, площадь, адрес, ответственная группа сотрудников. Таких ответственных семь человек, у каждого своя роль.

К карточке объекта привязаны все соответствующие сделки, поэтому из одного окна видно, какие арендаторы уже размещаются на площадке и на каких условиях. Это снимает вопросы по истории коммуникаций и облегчает автоматизация управления арендой площадей.

Автоматизация процессов сдачи помещений и постановка задач

Движение сделки по воронке сопровождается автоматическими задачами для профильных специалистов, связанных с объектом. На конкретных стадиях подключаются юрист, бухгалтер, инженер, сотрудник службы безопасности.

Параллельно активируются печатные формы для оформления пакета документов, необходимых для подписания договора и передачи помещения. Сценарии построены так, чтобы минимизировать ручные действия и снизить вероятность пропуска обязательных шагов.

Второй контур сопровождения договора

После выигрыша сделки автоматически создается новая сделка во второй воронке Пролонгация договора. В нее переносятся данные о соглашении, которые ранее заполнили менеджер и юрист. Этот контур отвечает за контроль пролонгации договоров аренды и индексации арендной платы.

Автоматизация учитывает два независимых события и сравнивает сроки: истечение договора или наступление индексации. Система заранее переводит сделку на нужную стадию и ставит задачу ответственному сотруднику в зависимости от того, что наступит раньше.
  • Если ближе дата окончания договора, сделка уходит в стадию пролонгации, запускаются задачи на подготовку нового соглашения. После подписания она возвращается на старт цикла, и сопровождение продолжается.
  • Если раньше наступает индексация, сделка перемещается в стадию индексации с соответствующим набором задач. Этот цикл повторяется до расторжения договора.
Такое разветвление снимает риск, когда команды держат в голове разные даты, ведут отдельные календари и допускают задержки.

Причины отказов и аналитика сделок в CRM

На каждом этапе система фиксирует причины провала лида или сделки. Это дает компании прозрачную картину: сколько обращений отсеялось и почему именно.

По данным из CRM формируется аналитика сделок в CRM с пониманием узких мест воронки и этапов, на которых чаще всего возникают потери времени или мотивации клиента. Руководителю достаточно открыть нужный отчет, чтобы увидеть, где корректировать сценарии и какие аргументы усиливать в переговорах.


Результат:

После внедрения Битрикс24 и настройки процессной модели компания получила управляемую и предсказуемую операционную схему.
  • Процесс подписания договора стал последовательным и контролируемым. За счет смарт-процессов исчезла путаница с ответственными и версиями документов.
  • Реестр объектов в Битрикс24 объединил все сделки вокруг площадок. Любой специалист видит историю по конкретному ТЦ или ЖК, а руководитель быстро оценивает загрузку и активность по объектам.
  • Автоматизация управления арендой площадей снизила зависимость от личных напоминаний и отдельных календарей. Система заранее ставит задачи по пролонгации и индексации, что уменьшает риски простоев и ускоряет подготовку документов.
  • Управление договорами аренды обрело непрерывность. Второй контур контроля держит в фокусе ключевые даты и не позволяет пропустить действия, влияющие на выручку.
  • За счет обязательной фиксации причин отказов появилась база для улучшения коммуникаций и аргументации. Теперь команда опирается на факты, а не на предположения.
  • Проект превратил разрозненные операции в стройную систему, где каждое действие привязано к стадии и роли.
Компания перестала полагаться на память и отдельные таблицы, а стала опираться на данные и предсказуемые сценарии. Когда процессы работают как маршрут без лишних развилок, команда экономит время, а отношения с арендаторами становятся спокойнее и долгосрочнее.

CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями
Платиновый
Лидер продаж
2024 год: 3-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2024 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Южный ФО (облачная версия)
2024 год: За вклад в развитие продукта Битрикс24
2023 год: 10-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2023 год: 2-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2022 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2022 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2022 год: За вклад в развитие продукта Битрикс24
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
E-commerce
КЭДО
Автоматизация
Настроим Битрикс24 так, чтобы он работал как часы: автоматизируем, обучим команду, поддержим на всех этапах.  Оставьте заявку — и получите систему, работающую на ваш бизнес!

- 300+ успешных внедрений. Мы знаем, что работает, а что — нет.
- Настроим под ваши процессы, а не заставим подстраиваться под систему.
- Обучим сотрудников, чтобы система приносила прибыль, а не головную боль.
- Своя разработка — без посредников, быстро и качественно.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Чекистов 15/2, оф. 89

Телефон 8 (861) 213-94-34, 8 (989) 261-70-61

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34, 8 (989) 261-70-61

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение