CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями
» для Б24.png?1756817796768)
Компания: ООО КУБ-А
О компании: Привлечение арендаторов и сопровождение аренды площадей торговых центров и жилых комплексов
Город: Краснодар
Количество сотрудников: 51 человек.
Задачи клиента:
ООО КУБ-А помогает девелоперам и управляющим компаниям заполнять площади в торговых центрах и жилых комплексах надежными арендаторами. Команда ведет полный цикл взаимодействия с заявкой от первичного обращения до подписанного договора и дальнейшего сопровождения.
Для системной работы с потоком запросов и договоров потребовалась наглядная схема сделок в Битрикс24 и понятные роли участников процесса, чтобы исключить ручные напоминания и разрозненные таблицы.
Руководитель компании обратился с четким запросом на упорядочивание всей операционной цепочки.
После интервьюирования и описания текущего процесса сформулированы ключевые задачи:
ООО КУБ-А помогает девелоперам и управляющим компаниям заполнять площади в торговых центрах и жилых комплексах надежными арендаторами. Команда ведет полный цикл взаимодействия с заявкой от первичного обращения до подписанного договора и дальнейшего сопровождения.
Для системной работы с потоком запросов и договоров потребовалась наглядная схема сделок в Битрикс24 и понятные роли участников процесса, чтобы исключить ручные напоминания и разрозненные таблицы.
Руководитель компании обратился с четким запросом на упорядочивание всей операционной цепочки.
После интервьюирования и описания текущего процесса сформулированы ключевые задачи:
- Настроить единую воронку по заключению договора с арендаторами, начиная с первичного обращения.
- После подписания договора обеспечить управление договорами аренды на всем цикле жизни, включая контроль пролонгации договоров аренды и индексации арендной платы.
- Создать реестр объектов в Битрикс24 для всех площадей, которые сдаются в аренду, с привязкой сделок и ответственных.
- Включить смарт-процессы и автоматизацию процессов сдачи помещений с постановкой задач соответствующим специалистам.
- Фиксировать причины провала в лидах и сделках для последующей аналитика сделок в CRM и оценки конверсий на этапах.
Важно было сохранить прозрачность по каждому объекту и видеть, кто подключается к делу на конкретной стадии, без дополнительных переписок и устных договоренностей.
Решение задачи:
Единая цепочка от лида до договора
Единая цепочка от лида до договора
Первым шагом специалисты WebMens настроили базовую конструкцию: первичное обращение попадает в лид, где фиксируются контактные данные, объект ТЦ или ЖК, требуемая площадь и направление деятельности потенциального арендатора.
После квалификации лид конвертируется в сделку, а ответственность автоматически передается закрепленному менеджеру по аренде. Такая логика сделок в Битрикс24 позволила убрать ручные пересылки и ошибок при назначении ответственных.
После квалификации лид конвертируется в сделку, а ответственность автоматически передается закрепленному менеджеру по аренде. Такая логика сделок в Битрикс24 позволила убрать ручные пересылки и ошибок при назначении ответственных.
Реестр объектов в Битрикс24 и смарт-процессы
Объекты вынесены в отдельную сущность как смарт-процессы. По каждому объекту ведутся ключевые поля: название, площадь, адрес, ответственная группа сотрудников. Таких ответственных семь человек, у каждого своя роль.
К карточке объекта привязаны все соответствующие сделки, поэтому из одного окна видно, какие арендаторы уже размещаются на площадке и на каких условиях. Это снимает вопросы по истории коммуникаций и облегчает автоматизация управления арендой площадей.
Автоматизация процессов сдачи помещений и постановка задач
Движение сделки по воронке сопровождается автоматическими задачами для профильных специалистов, связанных с объектом. На конкретных стадиях подключаются юрист, бухгалтер, инженер, сотрудник службы безопасности.
Параллельно активируются печатные формы для оформления пакета документов, необходимых для подписания договора и передачи помещения. Сценарии построены так, чтобы минимизировать ручные действия и снизить вероятность пропуска обязательных шагов.
Параллельно активируются печатные формы для оформления пакета документов, необходимых для подписания договора и передачи помещения. Сценарии построены так, чтобы минимизировать ручные действия и снизить вероятность пропуска обязательных шагов.
Второй контур сопровождения договора
После выигрыша сделки автоматически создается новая сделка во второй воронке Пролонгация договора. В нее переносятся данные о соглашении, которые ранее заполнили менеджер и юрист. Этот контур отвечает за контроль пролонгации договоров аренды и индексации арендной платы.
Автоматизация учитывает два независимых события и сравнивает сроки: истечение договора или наступление индексации. Система заранее переводит сделку на нужную стадию и ставит задачу ответственному сотруднику в зависимости от того, что наступит раньше.
Автоматизация учитывает два независимых события и сравнивает сроки: истечение договора или наступление индексации. Система заранее переводит сделку на нужную стадию и ставит задачу ответственному сотруднику в зависимости от того, что наступит раньше.
- Если ближе дата окончания договора, сделка уходит в стадию пролонгации, запускаются задачи на подготовку нового соглашения. После подписания она возвращается на старт цикла, и сопровождение продолжается.
- Если раньше наступает индексация, сделка перемещается в стадию индексации с соответствующим набором задач. Этот цикл повторяется до расторжения договора.
Такое разветвление снимает риск, когда команды держат в голове разные даты, ведут отдельные календари и допускают задержки.
Причины отказов и аналитика сделок в CRM
На каждом этапе система фиксирует причины провала лида или сделки. Это дает компании прозрачную картину: сколько обращений отсеялось и почему именно.
По данным из CRM формируется аналитика сделок в CRM с пониманием узких мест воронки и этапов, на которых чаще всего возникают потери времени или мотивации клиента. Руководителю достаточно открыть нужный отчет, чтобы увидеть, где корректировать сценарии и какие аргументы усиливать в переговорах.
По данным из CRM формируется аналитика сделок в CRM с пониманием узких мест воронки и этапов, на которых чаще всего возникают потери времени или мотивации клиента. Руководителю достаточно открыть нужный отчет, чтобы увидеть, где корректировать сценарии и какие аргументы усиливать в переговорах.
Результат:
После внедрения Битрикс24 и настройки процессной модели компания получила управляемую и предсказуемую операционную схему.
После внедрения Битрикс24 и настройки процессной модели компания получила управляемую и предсказуемую операционную схему.
- Процесс подписания договора стал последовательным и контролируемым. За счет смарт-процессов исчезла путаница с ответственными и версиями документов.
- Реестр объектов в Битрикс24 объединил все сделки вокруг площадок. Любой специалист видит историю по конкретному ТЦ или ЖК, а руководитель быстро оценивает загрузку и активность по объектам.
- Автоматизация управления арендой площадей снизила зависимость от личных напоминаний и отдельных календарей. Система заранее ставит задачи по пролонгации и индексации, что уменьшает риски простоев и ускоряет подготовку документов.
- Управление договорами аренды обрело непрерывность. Второй контур контроля держит в фокусе ключевые даты и не позволяет пропустить действия, влияющие на выручку.
- За счет обязательной фиксации причин отказов появилась база для улучшения коммуникаций и аргументации. Теперь команда опирается на факты, а не на предположения.
- Проект превратил разрозненные операции в стройную систему, где каждое действие привязано к стадии и роли.
Компания перестала полагаться на память и отдельные таблицы, а стала опираться на данные и предсказуемые сценарии. Когда процессы работают как маршрут без лишних развилок, команда экономит время, а отношения с арендаторами становятся спокойнее и долгосрочнее.
Название проекта
CRM Битрикс24 для управления арендой площадей и договорными отношениями
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Недвижимость, риэлтерские компании
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2024
Узнать стоимость внедрения
