Как поставщик интерактивного оборудования ускорил обработку заявок в 3 раза с помощью Битрикс24

СитиМедиа — компания интерактивных решений, которая с 2012 года занимается поставкой проекционного и интерактивного оборудования, а также предлагает услуги по проектированию, установке, настройке и обучению. Сегодня компания занимает лидирующие позиции среди интеграторов в Нижнем Новгороде и предоставляет свои услуги ведущим образовательным учреждениям, коммерческим компаниям и государственным организациям. 

До внедрения Битрикс24 в компании уже применялись различные цифровые инструменты, однако со временем стало ясно, что разрозненные решения мешают эффективной работе. 

Руководству приходилось вручную собирать информацию из нескольких систем, чтобы получить общую картину по проектам, продажам и логистике. Сотрудники отдела продаж передавали данные в логистику не структурированно — кто через мессенджеры, кто по электронной почте. Проекты велись в разных таск-менеджерах и чатах, из-за чего терялась информация, задачи забывались, а сроки нарушались. Аналитика также занимала много времени, так как данные о заказах, задачах и работе сотрудников приходилось собирать вручную. 

Руководство пришло к выводу, что необходима единая цифровая платформа, объединяющая продажи, логистику, проектную деятельность и аналитику. Выбирая платформу, СитиМедиа искали решение, которое:

• будет доступно на мобильных устройствах;

• позволит управлять задачами и проектами в одном месте;

• легко интегрируется с 1С:УНФ;

• автоматизирует работу с заявками на доставку и забор;

• предложит гибкие инструменты аналитики и отчетности

Среди рассмотренных решений выбрали Битрикс24 как платформу, соответствующую всем критериям. Внедрение доверили Первому Биту — как партнёру, предложившему комплексный подход и гарантированную техническую поддержку.

Интеграция с 1С:УНФ

Одной из самых сложных задач проекта стала интеграция с 1С:УНФ. Требовалось синхронизировать системы, соблюдая все внутренние требования информационной безопасности. Наша команда реализовала защищённый механизм передачи данных, при котором выгрузка производится с закрытого сервера, а каналы передачи информации изолированы от внешней сети. Теперь отделы закупок и логистики получают актуальные данные о заказах и товарах в реальном времени.

Автоматизация заявок на доставку и забор

Процесс оформления заявок был полностью автоматизирован. Теперь заявки формируются буквально в два клика. Информация подгружается из 1С, автоматически распределяется по ответственным сотрудникам и сохраняется в реестрах. Это позволило отказаться от ручного ввода, снизить количество ошибок и ускорить обработку. Все документы формируются системой, а данные можно оперативно найти в архиве.

Организация проектной работы

Ранее проекты обсуждались в мессенджерах, из-за чего информация терялась, задачи забывались, и сроки не соблюдались. Но теперь сотрудники могут следить за задачами, обсуждать детали и хранить всю документацию в одном месте. Для этого в Битрикс24 настроили рабочие группы, общий календарь, а также интегрировали инструменты совместной работы с документами. 

Переход с Todoist на Битрикс24

Для отказа от стороннего таск-менеджера были созданы рабочие группы с интерфейсом, максимально приближенным к Todoist. Это ускорило адаптацию сотрудников. Внутри групп реализовано управление задачами для шести ключевых подразделений компании, а также настроена автоматизация с помощью роботов и триггеров. 

Интеграция с телефонией и почтой

Особое внимание было уделено коммуникациям. Компания продолжила использовать облачную АТС от Ростелекома. Команда Первого Бита подключила модуль телефонии в Битрикс24, чтобы все звонки автоматически фиксировались в CRM.

Для отслеживания электронных писем включили SMTP-сервер. Пользователям нужно было подключить личные почтовые ящики, а стандартный функционал Битрикс24 не позволяет этого сделать, поэтому SMTP-сервер подключили через редактирование кода настроек.

Управление графиком работы и отпусками

Дополнительно внедрили систему управления рабочими графиками и отпусками в Битрикс24. Сотрудники теперь могут подавать заявки на отпуск прямо в системе, а руководители — быстро их согласовывать. Также была реализована настройка индивидуальных рабочих графиков. 

Внедрение Битрикс24 заняло три месяца, в течение которых поэтапно настраивались основные модули.  После завершения основного этапа ещё три месяца продолжалось постпроектное сопровождение — в это время сотрудники получали техническую поддержку и помощь при адаптации.

В результате компания получила единую цифровую платформу для управления продажами, логистикой, проектами и взаимодействием с клиентами. Теперь сотрудники работают с проектами и задачами в одном пространстве, получают актуальные данные по товарам, общаются с клиентами и обрабатывают заявки прямо из CRM. А руководству компании доступны удобные инструменты аналитики задач, эффективности и загруженности команды.

• Время оформления заявок на доставку и забор сократилось в 3 раза.

• Количество потерянных задач уменьшилось в 2 раза.

• Среднее время согласования отпусков сократилось с 4 до 1,82 дня.

• Количество просроченных задач снизилось в 2,5 раза.