Логист

1. Краткая информация о клиенте
Заказчик: ООО "ЛОГИСТ"
Город: Калининград
Сфера деятельности: логистика и грузоперевозки
Число сотрудников: более 20
Количество офисов: 1
Сайт: https://logist39.ru/
О деятельности компании: оказание услуг по международным контейнерным и автомобильным грузоперевозкам.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

• Организация единого корпоративного портала для сотрудников с возможностями коммуникации, хранения данных, постановкой и отслеживанием выполнения задач в рамках реализуемых проектов;
• Потребность в создании воронки Лидов для работы отдела продаж с поступающими заявками на услуги грузоперевозки, а также обработки текущей базы клиентов;
• Необходимость обработки текущих грузов в воронке Сделок с фиксацией различной информации во вспомогательных справочниках (смарт-процессах) по аналогии с функционалом известной специализированной программы для логистики;

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Предварительно для формирования бизнес-требований к программному обеспечению было проведено предпроектное исследование. В результате были составлены графические схемы процессов, разработана структура данных, определены вспомогательные сущности, описаны алгоритмы автоматизации и подготовлено техническое задание по настройке портала.
Заказчик на протяжении долгих лет работал в специализированной программе для логистики, в связи с чем выдвинул требование за счёт дополнительных сущностей и автоматизаций максимально привести в соответствие настройки Битрикс24 с его имеющимся софтом для плавного перехода на другую платформу.
Клиент имеет структурные подразделения, работающие с разными направлениями и видами грузовых перевозок, в связи с чем очень актуально стоял вопрос распределения обращений клиентов.
В качестве очевидного преимущества платформы Битрикс24 для него выступала возможность объединения функционала коммуникации с клиентами и обработки их заявок в одном приложении.
В связи с выше озвученными требованиями и нюансами в рамках подготовки ТЗ были тщательно продуманы воронки Лидов и Сделок, вспомогательные сущности для хранения данных в рамках текущих сделок с клиентами, система распределения обращений между ответственными сотрудниками и переход ответственности на разных участках предварительных расчётов стоимости услуг.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
 По заданию клиента была настроены:

Воронка Лидов для обработки входящих обращений и обработки текущей клиентской базы с помощью умного сценария создания Лида из сущности Контакт/Компания. В рамках воронки реализованы инструменты: распределения обращений, организованы точки контроля руководством скорости обработки обращений, система уведомлений ответственных о своевременности коммуникаций с клиентом, вывод скриптов для уточнения той или иной информации в зависимости от типа грузоперевозки;
Воронка Сделок для отслеживания всех этапов грузоперевозки от «погрузки» до «получения оригиналов закрывающих документов». Настроены фильтры для отображения текущих заказов, требующих оперативной актуализации данных: «Грузятся сегодня/завтра/след. неделя», «Последний актуальны статус: вчера/прошлая неделя». В качестве вспомогательных смарт-процессов (справочников) были задействованы:

• «Договора» - отображение условий сотрудничества по текущим клиентам и грузоперевозчикам,
• «Статусы перевозки» - информирование клиентов о местоположении их грузов,
•  «Документы по перевозке» - контроль документооборота по сделкам и отслеживанию их получения,
• «Таможенные пункты» - фиксация информации о прохождении грузов тех или иных пунктов на границе,
• «Водители» - база данных сотрудников текущих привлекаемых грузоперевозчиков для их быстрого добавления в сделку и оформления документов на грузоперевозки
• «Дополнительные расходы» - перечень расходов по сделке для расчёта маржинальности перевозки и последующей окладной части логистов.

Шаблоны документов:

• Бланки заявки,
• Договора перевозки,

5. Преимущества от внедрения
  Цели заказчика были реализованы в полном объёме. В итоге был получен продукт, который позволяет:

• Эффективно работать с базой потенциальных клиентов и и оперативно обрабатывать поток входящих обращений,
• Отслеживать и информировать клиентов о состояние их грузоперевозок,
• Коммуницировать сотрудникам внутри единого корпоративного пространства,
• Отслеживать документооборот,
• Вести базы данных на основе выше приведенных смарт-процессов для их последующего анализа,
• Информировать своих клиентов о нахождении заказов,
• Своевременно выставлять задачи подчиненным и отслеживать их выполнение,
• Сократить время на формирование документов по шаблону.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
По окончанию работ, клиент поставил 10 баллов по обратной связи NPS. В настоящее время продолжаем сотрудничать, поддерживаем в чате.