CRM Academy организует работу производственной компании Fastcon с помощью смарт-процессов в Битрикс24

Задача 1 — Перенос клиентской базы, сохранение данных компании

Так как Fastcon оказался отрезан от остальной инфраструктуры компании, первоочередной его задачей было сохранить необходимые для работы документы и клиентскую базу, чего мы добивались переносом данные о сделках, компаниях и клиентах в Битрикс24. 

Задача 2 — Удобная система контроля для сотрудников Fastcon, работающих в полях

В команде клиента много сотрудников, которые выезжают работать на дальние объекты, иными словами, в полях. Мы настроили работу Битрикс24 таким образом, чтобы все необходимые проекты пользователи могли вести с телефона, то есть, находясь вне офиса. Таким образом руководство компании смогло детально отслеживать деятельность тех подчиненных, кто не находится в данный момент в офисе.

Задача 3 — Аналитика эффективности команды

С помощью Битрикс24 клиент хотел видеть, сколько времени сотрудники затрачивают на определенные задачи и чем заняты в данный момент. Это легко реализовать с помощью переноса всех сделок, задач и проектов в CRM. Настроив необходимые поля и сделав их обязательными для заполнения, мы гарантировали стабильное поступление информации для раздела Аналитики Битрикс24. Теперь руководители бед труда отслеживают эффективность команды.

Задача 4 — Создание удобного инструмента для организации мероприятий

Клиенту требовалась удобная система для реализации, бронирования и проведения встреч. Для этого наши технические специалисты задействовали смарт-процессы. По завершению работ у клиента появился новый корпоративный календарь, где всей команде доступна исчерпывающая информация о мероприятии, детали проведения, время, дата и участники.

В CRM предстояло настроить базу клиентов, организацию проектной работы, аналитику: руководство компании было заинтересовано в возможности фиксировать и анализировать количество запланированных, проведенных встреч и их участников. Особенностью проекта является использование CRM инструментов для организации проектной работы. Настройка базы клиентов, организация аналитики и проектной деятельности — все эти задачи были поставлены перед командой CRM Academy.

Перед нами стояли три основные задачи:
1)  База клиентов: настроить карточки контактов и компаний;
2) Проектная работа: организовать в Битрикс24 деятельность сотрудников, работающих “в полях”;

3) Аналитика: создать удобный инструмент, чтобы руководители компании могли мониторить и регулировать деятельность подчиненных.

Мы разработали для компании систему управления и бронирования встреч, которая автоматически интегрируется с расписанием сотрудников. Наши технические специалисты использовали для этого смарт-процессы. 

В разделе "Работа над проектами" в системе Битрикс24 появилась возможность вести проекты от начала до конца. Этот раздел предназначен для контроля задач на различных этапах проектной воронки, включая составление коммерческих предложений, расчеты и сбор информации.

Задачи по контролю, подготовке коммерческих предложений, проведению расчетов и сбору информации разделены по различным этапам проекта. Битрикс24 чаще всего используется в компании как общий календарь и база данных по клиентам, которых Fastcon стремился регулярно информировать о новостях, отправлять поздравления и важные сообщения о компании.

На данный момент наполнение системы счетами и документами не планируется, так как большинство сотрудников, работая “в полях” заходит в Битрикс24 с портативных устройств, которые можно легко понять. Тем не менее, в будущем Битрикс24 станет важным инструментом компании, позволив не только хранить базы данных и контактов, но и использовать их для мониторинга.

В Битрикс24 клиента мы добавили новую функцию, которая позволяет компаниям фильтровать данные о количестве визитов и групп клиентов. Такая опция была у Fastcon, когда они работали в CRM от Microsoft, так что компания была рада увидеть знакомый инструмент на новой платформе.

Первое время руководство компании приняло решение не торопить команду с освоением нового инструмента, чтобы у сотрудников было достаточно времени на привыкание к новым для них действиям, например, необходимости вносить информацию после встреч и звонков в поля CRM.

Также клиента интересовала статистика по количеству проведенных встреч. Поскольку в компании не используется CRM для продаж, была создана воронка для работы с календарем.  Теперь ответственные за организацию встреч могут легко отслеживать события и фиксировать их в специальном реестре.

Благодаря интеграции CRM с функционалом аналитики, раздел "Аналитика" предоставляет детальную информацию о количестве встреч и участников, не только через воронку и конструктор отчетов. Преимущество такого подхода заключается в том, что загруженность сотрудников по встречам отображается в этом разделе.

В результате проведенных работ клиент отметил существенное улучшение контроля за сотрудниками: если раньше на постоянной основе удавалось следить за занятостью 50% сотрудников, то теперь, благодаря мобильной версии Битрикс24, можно мониторить работу еще +40% сотрудников, работающих «в полях».

Также был отмечен момент роста скорости работы над мероприятиями благодаря появлению корпоративного календаря. Время выполнения такого формата задач сократилось на 17%.

Дополнительно, появилась эффективная система отчетности, которая значительно облегчила работу руководителя. Он имеет возможность получить отчет по каждому сотруднику и проанализировать их активность. Ранее на сбор аналитики по работе команды уходило от 2 до 3 рабочих дней и не было уверенности, что заполненные сотрудниками данные на 100% соответствуют действительности. Теперь же, когда вся деятельность прозрачна и видна в CRM, подготовка отчетов занимает не более 2 часов.

Благодаря удобному ведению базы данных клиентов и контактных лиц, мы можем эффективно управлять информацией о своих региональных клиентах: руководитель может использовать удобные фильтры для отбора информации по нужным параметрам, облегчая себе планирование командировок и встреч как для руководства, так и для команды.

Отзыв директора по продажам ООО “ФАСТКОН”:

"С моим опытом работы более 15 лет с различными CRM-системами и в области продаж я уверенно утверждаю, что для успешных продаж нельзя обойтись без CRM-системы. Компании, которые до сих пор пользуются Excel-таблицами или не ведут учет вообще, отстают от современных стандартов. Я не хочу осуждать их, поскольку каждый выбирает свой путь, но для эффективных продаж необходимо иметь CRM-систему. Это важно не только для отдела продаж, но и для всей компании, стремящейся к росту и развитию, как кулер в офисе.

Хочу выразить благодарность команде CRM Academy за отличную работу. Благодаря вам, внедрение и освоение CRM-системы прошли мягко и комфортно. Вы внимательно выслушали наши требования, и все 10 из 10 пожеланий, указанных в ТЗ, были учтены и успешно воплощены. Интеграция была выполнена оперативно.

После неудачного опыта с предыдущим интегратором, внедрение Битрикс24 стало непростым. Предыдущий интегратор предоставил нам некачественную базу данных, с которой было трудно работать. Кроме того, данная система была новой для нас, и помимо изучения ее функционала, нам пришлось срочно заниматься переносом данных, добавлением клиентов и исправлением ошибок.

Вы проявили высокую степень заботы и тепла к нам. В течение нашего совместного взаимодействия специалисты сменяли друг друга, и я был поражен тем, что каждый из них, приходя на смену ушедшему в отпуск коллеге, проявлял такое же увлечение и искреннее желание помочь нам. Обычно замещающие сотрудники просто ждут возвращения коллеги, чтобы завершить начатое дело. Однако у вас это было иначе: был создан чат, и мы практически круглосуточно общались с группой поддержки с вашей стороны. Специалисты оперативно отвечали на наши запросы и пожелания. Все сотрудники были полностью вовлечены в процесс и искренне стремились помочь. Это было невероятно приятно, так как такой уровень обслуживания ожидаешь от компании, которая является лидером во внедрении подобных масштабных систем."