Из рутины — в игру: как FM Logistic вовлекла 7000 сотрудников и ускорила процессы в 3 раза с HRM-порталом

Логистическая компания FM Logistic — это тысячи людей, сотни процессов и километры между складами от Санкт-Петербурга до Владивостока. Здесь всё работает с точностью до минуты, но при этом люди из разных филиалов редко видят друг друга.

Перед компанией встала задача объединить всех сотрудников в цифровом пространстве — и не приказом, а интересом. Так появился корпоративный портал, на который заходят не по обязательству, а по желанию: прочитать новости, пройти курс, быстро получить нужную информацию, запустить рабочий процесс, поучаствовать в конкурсе или обменять заработанные баллы на мерч.

Портал настолько пришёлся по душе сотрудникам, что они сами придумали ему имя — PRO FM, а позже предложили праздновать его день рождения. Так в компании появился новый корпоративный праздник — День портала, который теперь отмечают каждый апрель.

Рассказываем, как удалось достичь такой вовлеченности.

Проблема: когда в большой компании множество инструментов для ежедневной работы

До 2022 года российское подразделение FM Logistic работало в логике глобальных инструментов: корпоративная почта была на общем для группы зарубежном провайдере, существовали отдельные HR-системы для разных целей. На практике эти решения работали лишь частично — многие процессы не подходили под российскую специфику, а часть сервисов и вовсе оказалась недоступна со временем.

Внутренние коммуникации жили на разных островках: ссылки на сервисы — в файлах, шаблоны — в письмах, KPI — в бесконечных Excel-таблицах. У сотрудников не было единой рабочей среды, а у HR не хватало времени на развитие процессов — всё уходило на ручную рутину.

Когда встал вопрос локализации ИТ-ландшафта, FM Logistic решила: пора создать устойчивую, управляемую изнутри систему, которая объединит людей, процессы и сервисы.

«Мы понимали, что хотим не просто портал с новостями, а место, где живут все наши процессы — от обучения до внутренних заявок. Одно окно, в которое заходят все», — рассказывает Дарья Кочкина, Руководитель группы обучения и развития персонала.

Решение: Битрикс24 как основа, K-team как усилитель

Для новой системы FM Logistic искала платформу, которую можно развивать под себя. Основа должна быть надёжной, с возможностью интеграции с внутренними системами. Так выбор пал на Битрикс24 — проверенное решение с гибкой архитектурой.

Интегратор проекта, ГК «КОРУС Консалтинг», предложил добавить к основной функциональности платформы свою разработку — решение K-team HRM — набор HR-модулей и готовых сценариев, созданных специально для крупных компаний. Эта комбинация позволила быстро запустить MVP, не теряя потенциала для дальнейшей кастомизации.

Уже через несколько месяцев появился первый рабочий прототип портала: новости, оргструктура, контакты, личный кабинет, все приложения собраны в одном месте с быстрым доступом.

А затем началось главное — превращение MVP в полноценную цифровую HR-экосистему, где каждый процесс стал частью единого пространства.

Как корпоративный портал встретил сотрудников

С первого дня команда FM Logistic задумывала портал не как витрину новостей, а как цифровой дом компании — место, где сотрудник может и решить задачу, и вдохновиться.

Когда пользователь заходит на портал, его встречает главная страница — центр притяжения и отправная точка. Здесь всё под рукой: виджет с быстрыми ссылками ко всем корпоративным сервисам (обучение, КЭДО, IT-заявки, техподдержка, доступы), глобальный поиск и интерактивные блоки с актуальными событиями.

Следом внимание привлекает новостной блок — корпоративная лента, работающая как социальная сеть. Сотрудники ставят лайки, оставляют комментарии, добавляют теги. Каждый филиал может публиковать свои новости, а визуальный редактор с готовыми шаблонами помогает быстро создавать материалы.

В разделе «Сотрудники» и «Структура компании» можно за пару секунд найти любого коллегу — от линейного менеджера до директора направления. Это стало особенно важно для распределённой команды.

Далее — личный кабинет сотрудника. Это его личное пространство: здесь собрана информация о ДМС, руководителе, замещающих лицах, можно обновить данные о себе, указать интересы и компетенции.

Раздел «Дни рождения» напоминает, кого сегодня можно поздравить, а доска почёта — место, где отмечают успехи коллег и команд.

Для тех, кто ищет информацию, создан раздел «Приложения» — единый каталог ссылок, документов и полезных ресурсов, избавляющий от бесконечного поиска в письмах.

И, наконец, конкурсы — первая геймификационная механика портала. Фото-челленджи, задания и акции с призами стали способом вовлечь сотрудников в корпоративную жизнь портала.

Как вовлечь тех, кто не может пользоваться телефоном

Самым серьёзным испытанием для проекта стала реальность работников складов. По правилам техники безопасности мобильные телефоны на рабочих местах строго запрещены — нельзя отвлекаться, когда вокруг движется техника и поднимаются тонны груза. Как вовлечь людей, у которых под рукой нет приложения?

Решение нашли в гибридном подходе. На складах установили бригадирские компьютеры — общие точки доступа, где можно зайти на портал, пройти обучение или оставить отзыв. В зонах обучения появились учебные классы с ноутбуками, где сотрудники проходят курсы, участвуют в программах развития или просто знакомятся с новыми сервисами компании.

Тем, кто хочет зайти с личного устройства, открыт доступ из дома — многие используют портал в нерабочее время, чтобы пройти тест, поучаствовать в конкурсе или посмотреть новости.

Но главное — FM Logistic создала контент, ради которого хочется зайти не по приказу, а по собственному желанию: конкурсы, рейтинги активности, обучение и внутренняя жизнь компании.

Сегодня портал PRO FM стал мостом между офисом и складами, объединив всех сотрудников компании в одном цифровом пространстве.

HR-модули: от бесконечных таблиц к осмысленным данным

Автоматизация HR-процессов стала следующей большой задачей. После запуска портала команда решила превратить ключевые этапы HR-цикла — от постановки целей и оценки до подбора и адаптации — в понятные и измеримые цифровые процессы.

Целеполагание и KPI

Модуль построен на базе K-team HRM и кастомизирован под уникальную модель FM Logistic. В одной карточке сотрудника сочетаются корпоративные цели (с фиксированными долями по бизнес-юнитам/позициям) и личные цели, определяемые с руководителем. Доли и статусы рассчитываются автоматически, исключая ручные ошибки.

Процесс прозрачен по всей цепочке: сотрудник — руководитель — HR — выгрузка в финансовую систему для расчёта бонусов. HR в своей админке задаёт правила и процентные доли для разных ролей; в отчётах виден прогресс по каждому подразделению.

Результат — около 2 000 карт KPI офисных сотрудников в системе (раньше их вносили в Excel вручную два раза в год).

Ежегодные диалоги (оценка и развитие)

ГК «КОРУС Консалтинг» и FM Logistic разработали новое решение для проведения бесед о развитии с сотрудниками компании. Модуль получил название «Ежегодные диалоги».

Оценка проходит в формате 180°: самооценка сотрудника и оценка руководителя (при необходимости — функционального). В анкете фиксируются текущие навыки, карьерные предпочтения и формируется Индивидуальный план развития (ИПР).

Завершающий этап — калибровка по матрице потенциала и результативности: видно, где заложен высокий потенциал, где требуются действия и какие программы развития запускать. HR-панель показывает, кто из сотрудников на каком этапе и какие компетенции нуждаются в усилении.

Адаптация и обучение

Это готовый модуль внутри K-team HRM.

Новый сотрудник попадает в готовый сценарий адаптации: шаги для него, руководителя и HR. Бот шлёт напоминания о встречах и задачах, собирает опросы и возвращает аналитику по прохождению этапов.

Обучение объединяет очные обязательные курсы (ОТ/ТБ) и онлайн-форматы (e-learning, тесты, база знаний). Все материалы доступны из одного окна, прогресс фиксируется в системе.

Подбор и переводы

Заявки на подбор и внутренние переводы команда «КОРУС Консалтинг» реализовала через смарт-процессы Битрикс24 с кастомными маршрутами согласований по грейдам и ролям. Функциональность даёт прозрачную картину: канбан-этапы процесса, уведомления о событиях, напоминания о действиях ответственным.

Игра, в которую захотели играть все

Когда основные процессы уже заработали, команда решила сделать следующий шаг — превратить портал в пространство, куда хочется возвращаться не только по работе. Так в PRO FM появилась геймификация — и именно она стала главным драйвером вовлечённости.

Теперь на портале всё устроено как в игре: за активность начисляются баллы, а потратить их можно в магазине подарков, где выставлен мерч. Баллы можно получить за участие в конкурсах, публикацию идей, комментарии, особые достижения в работе и за стаж в компании.

Началось всё с простых челленджей и фотоконкурсов, а затем превратилось в масштабные корпоративные события.

Примеры конкурсов:

• «Накорми коллег блинами» — к Масленице участники делились рецептами и фото угощений.
• «Сделай игрушку на ёлку» — предновогодний творческий флешмоб.
• «Конкурс мемов про качество» — из лучших работ сделали стикеры и наклейки для ноутбуков.

Сотрудники с удовольствием участвуют, голосуют, комментируют и соревнуются — при этом HR-отдел отмечает, что активность на портале выросла в разы.

«Мы думали, что геймификация будет приятным бонусом. А оказалось — это двигатель вовлечённости. Люди приходят не из-за KPI, а ради эмоций», — делится команда проекта.

Документооборот и ISO 9001: порядок вместо хаоса

Когда сотрудники привыкли к ежедневному присутствию портала в своей жизни, настала очередь одной из самых сложных задач — документооборота. До внедрения PRO FM процедуры и инструкции хранились в разных папках и версиях, согласования шли по почте, а поиск нужного файла превращался в квест.

На новом портале всё работает по чёткой схеме. В системе появился реестр документов с шаблонами и заранее заданными маршрутами согласований. Каждая процедура проходит по своей цепочке утверждения — от автора до ответственных руководителей.

Добавлена полноценная версионность: новая версия документа автоматически заменяет старую, а архив хранит историю изменений. Все нужные подразделения получают уведомления об актуальных документах, что помогает держать в фокусе последние обновления.

Благодаря этой архитектуре FM Logistic не только навела порядок, но и привела систему в соответствие с требованиями ISO 9001 — с прозрачным управлением версиями и фиксацией ознакомлений.

Результат впечатляющий: скорость согласований выросла в три раза, а процесс стал управляемым, прозрачным и полностью цифровым.

Бизнес-эффект: цифры, культура, развитие

Запуск портала PRO FM на базе Битрикс24 и K-team HRM быстро вышел за рамки HR-проекта — система стала заметным фактором эффективности для всей компании.

Результаты:

• В 3 раза быстрее проходят процессы согласования и документооборота.
• Проведено более 2 000 ежегодных диалогов в новом цифровом формате.
• +65% — рост охвата информационного контента среди сотрудников.
• 2 000 карт KPI теперь полностью автоматизированы.

Эффект:

Благодаря автоматизации рутинных задач HR-команда высвободила время для стратегической работы — анализа данных, обучения и развития персонала. Сотрудники стали активнее участвовать в жизни компании, а вовлечённость выросла не только за счёт геймификации, но и благодаря ощущению прозрачности и доступности информации.

PRO FM стал точкой роста за пределами HR-отдела: теперь другие подразделения тоже начинают переносить свои процессы на портал — от заявок до управления качеством.

«Когда мы начали автоматизировать HR-процессы, к нам пришли другие отделы: “А можно и нам так?”» — делится команда проекта.

Будущее HRM-портала FM Logistic

Портал PRO FM продолжает развиваться — уже не как проект, а как живая экосистема, которая растёт вместе с компанией.

На ближайшее будущее у HR-департамента амбициозные планы. В приоритете — развитие мобильного доступа через приложение.

Следующий шаг — популяризация общения в мессенджере внутри портала и внедрение AI-бота, который поможет сотрудникам быстрее находить ответы, обучаться и адаптироваться.

И, конечно, геймификация продолжается: новые форматы конкурсов, награды и возможности для вовлечения. Ведь в FM Logistic уже убедились на практике — когда людям интересно «играть», они с удовольствием растут и работают вместе.