Как Netwell организовал бизнес-процессы и документооборот с помощью коробочной версии Битрикс24

Netwell — дистрибьютор высокотехнологичного оборудования для построения ИТ-инфраструктуры, систем информационной безопасности, инженерных решений и центров обработки данных (ЦОД).

Штат: более 100 сотрудников
Оборот за 2023 год: 24 млрд рублей
Клиенты: крупные системные интеграторы, госкорпорации и ИТ-департаменты федеральных структур.

Компания работает в сложных условиях, где ценятся не только техническая экспертиза, но и высокая скорость обработки запросов, строгая регламентация процессов и безупречная деловая коммуникация.

Компания Netwell обратилась к нам после неудачного опыта внедрения amoCRM сторонним подрядчиком. Решение оказалось недостаточно гибким и не соответствовало уровню процессов в крупной B2B-компании с высокой динамикой, множеством параллельных проектов и регламентированной структурой.

Ключевые проблемы, которые стояли перед внедрением:

1. Отсутствие централизованной системы управления

Предыдущая CRM не покрывала большинство задач компании. Все процессы — от обработки запросов до управления проектами и согласования документов — велись в отдельных каналах: Excel, мессенджеры, почта. Это создавало хаос и снижало прозрачность работы.

❌ Нет единого окна для управления продажами, проектами, согласованиями и коммуникациями.

2. Хаотичное делегирование и отсутствие контроля задач

Задачи создавались вручную, обсуждались в личных чатах, терялись или дублировались. Сотрудники не понимали, кто за что отвечает и в какой срок. Не было системы приоритизации и отслеживания выполнения.

❌ Руководители теряли контроль над загрузкой и реальной активностью сотрудников.

3. Низкая прозрачность внутренних процессов

Компания активно взаимодействует с крупными заказчиками и государственными структурами, где важна строгая регламентация. Но без системы невозможно было оперативно отслеживать этапы обработки запросов, длительность согласований и эффективность команд.

❌ Недостаточно данных для оценки и оптимизации внутренних процессов.

4. Дискоммуникация между отделами

Отделы (продажи, логистика, техподдержка, юристы, бухгалтерия) часто работали изолированно. Не было кросс-функциональной координации — цепочка от запроса до реализации проекта «рвалась» на стыке между отделами.

❌ Потери времени и качества из-за несогласованности действий между отделами.

5. Отсутствие инструмента для совместной работы

Команда работала в разных системах. Совместная работа над документами, планирование встреч и звонков, бронирование переговорных — всё происходило в ручном режиме.

❌ Не было цифрового пространства для командного взаимодействия и планирования.

6. Низкая управляемость и слабая аналитика

Руководству не хватало инструментов для оценки эффективности: ни по сотрудникам, ни по проектам, ни по конверсиям сделок. Отчёты формировались вручную, а критически важные метрики либо отсутствовали, либо были неточны.

❌ Нет системной аналитики по сделкам, клиентам, загрузке сотрудников и проектам.

В итоге — низкий уровень управляемости и масштабируемости. Компания нуждалась в платформе, которая не просто автоматизирует продажи, а интегрирует все процессы в единое цифровое пространство: от задач и проектов до документооборота и коммуникаций.

Работа происходила в несколько этапов:

Этап 1: Аудит процессов и проектирование

• Провели полную ревизию текущих рабочих процессов.

• Составили архитектуру будущей системы: кто, где, как работает.

• Определили зоны доступа, блоки автоматизации и приоритетные отделы.

Этап 2: Внедрение коробочной версии Битрикс24

• Настроили корпоративный портал как единое информационное пространство.

• Внедрили структуру делегирования задач и проектов: теперь задачи создаются централизованно и закрепляются с учётом ролей.

• Настроены права доступа к клиентской базе и внутренним ресурсам.

• Оцифрованы ключевые бизнес-процессы: согласование, передача задач, контроль исполнения.

• Телефония: клиент отказался от интеграции стационарной АТС, что потребовало гибкой адаптации сценариев общения и записи.

Этап 3: Обучение и сопровождение

• Провели онлайн-сессии с записями, к которым сотрудники могут возвращаться.

• Подготовили базу знаний для новых сотрудников.

• Дополнили обучение домашними заданиями и тестами, чтобы сотрудники сразу начали использовать функциональность в реальных задачах.

1. Успешная реабилитация после неудачного внедрения. После негативного опыта с другим подрядчиком, клиент получил устойчивую, рабочую систему, полностью адаптированную под его масштаб.

2. Автоматизация. Повторяющиеся рутинные процессы переведены в роботов и шаблоны задач, что сократило нагрузку на сотрудников.

3. Упорядоченный документооборот. Вся работа с файлами, согласованиями и проектными документами ведётся через Bitrix24.Диск.

4. Повышение безопасности. Гибкая система прав доступа гарантирует конфиденциальность данных по клиентам и проектам.

5. Контроль и прозрачность. Руководство получает отчётность в реальном времени: кто чем занят, где просрочки, где перегруз.

Отзыв:

«Ранее у нас не было единого информационного пространства — задачи делегировались в мессенджерах, обсуждения велись в разных чатах, а документы хранились кто где. Это создавало постоянную неразбериху: сложно было понять, кто чем занят, где находятся файлы, и на каком этапе тот или иной процесс. Мы понимали, что в таком виде масштабироваться и управлять командой из 100+ человек невозможно.

После неудачного опыта с amoCRM мы обратились к интегратору, который смог предложить грамотное и системное решение на базе Битрикс24. Результат превзошёл ожидания: мы получили мощный корпоративный портал, в котором всё логично, прозрачно и удобно. Появился контроль задач, видимость занятости сотрудников, удобный документооборот и чёткое распределение ответственности. Особенно хочется отметить подход к обучению: сотрудники быстро освоили систему благодаря видеоурокам и поддержке.

Сейчас каждый сотрудник точно знает, где его задачи, как работают процессы, и за что он отвечает. А руководство в любой момент может посмотреть актуальную картину по проектам и загрузке команды. Это не просто CRM — это основа нашей внутренней операционной эффективности.»

— Руководитель проекта по внедрению CRM в компании Netwell