Цифровизация процессов и улучшение клиентского сервиса в стоматологической клинике BEGO с помощью Битрикс24

До внедрения Битрикс24 клиника BEGO сталкивалась с рядом организационных сложностей. Работа с пациентами велась через отдельные мессенджеры и телефонные звонки, при этом обращения не сохранялись в единой системе. Это усложняло запись, контроль статуса и увеличивало количество упущенных заявок.

Данные о пациентах и их приёмах хранились в разных источниках, что создавало путаницу, особенно при передаче информации между сотрудниками. Запись на приём, отправка напоминаний и координация по времени происходили вручную. Это увеличивало нагрузку на администраторов, повышало вероятность ошибок и сбоев в расписании.

Также отсутствовала система контроля задач, что мешало руководству отслеживать эффективность работы персонала и быстро реагировать на сбои. Не хватало аналитики для оценки загруженности и принятия управленческих решений.

На первом этапе была внедрена CRM-система, в которую перенесли все данные о пациентах. Созданы карточки с историей обращений, приёмов и комментариями врачей. Теперь сотрудники могли быстро находить нужную информацию и не теряли данные при передаче между сменами.

Затем были подключены каналы связи: WhatsApp, телефония и онлайн-форма с сайта. Все обращения стали фиксироваться автоматически и назначаться ответственным сотрудникам. Это позволило существенно ускорить отклик и снизить количество потерянных заявок.

Была настроена автоматическая система напоминаний пациентам о визите, что снизило число пропущенных приёмов. Администраторы получили воронку обработки запросов и задачи, формирующиеся по этапам.

Для руководства была разработана система отчётности: теперь они видят загрузку по сменам, скорость обработки обращений и эффективность работы сотрудников.

После внедрения Битрикс24 клиника BEGO вышла на новый уровень организации и клиентского сервиса. Работа с пациентами стала чётко структурированной: все обращения теперь фиксируются в CRM, а запись на приём осуществляется в несколько кликов. Напоминания о визите отправляются автоматически, что минимизировало человеческий фактор и снизило количество забытых приёмов.

Сотрудники начали работать в едином пространстве, получили доступ к карточкам пациентов и внутренним задачам, что позволило устранить дублирование функций и ускорить выполнение ежедневных операций.

Интеграция с WhatsApp и телефонией позволила наладить быструю и стабильную связь с пациентами. Руководство получило доступ к аналитике по загрузке персонала, эффективности обработки обращений и динамике продаж услуг, что сделало управление более точным и оперативным.