Автоматизировали 46 кадровых сервисов и сократили время оформления заявки на 30%

Цели

• Сокращение трудозатрат сотрудников на процессы оформления и получения услуг в части управления персоналом
• Оптимизация процессов предоставления HR-сервисов
• Сокращение сроков получения HR-услуг
• Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов
• Устранение цифрового неравенства между административными и производственными сотрудниками

Задачи

1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг
2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы
3. Внедрить подписание ЭЦП
4. Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании
5. Выполнить  интеграции с внутренними и смежными системами

Основные особенности системы

Специалисты компании «Факт» реализовали систему на базе платформы Битрикс24. Enterprise с кастомизацией базовой платформы под требования заказчика. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

Главная страница

Главная страница выполнена в корпоративном стиле и содержит персонализированную для пользователя информацию:

• Список часто используемых сервисов;
• Персональные запросы, задания, ознакомление с приказами в блоке «Обратите внимание»;
• Возможность посмотреть все свои запросы на получение HR-услуг.

Кадровые сервисы

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом выбрав нужный из каталога сервисов. Любой сервис может быть добавлен в «Избранное» и будет находиться в быстром доступе в Личном кабинете пользователя.

Жизненные ситуации

С целью сделать личный кабинет более «человечным» и понятным для пользователей мы реализовали альтернативный поиск необходимого HR-сервиса через жизненные ситуации. При клике на ситуацию происходит переход на страницу со списком подходящих сервисов. Удобный поиск позволяет сотруднику быстро найти подходящий HR-сервис и повысить вовлеченность при работе в личном кабинете.

Формирование заявки

Конструктор создания запросов позволяет оформить HR-услугу в несколько кликов, не заполняя бумажные заявления и как следствие сэкономить время и ресурсы компании.

Автоматизированная цепочка согласования

Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным и сократить время оформление заявки на 30%.

Электронное подписание документов в рамках HRM-системы

На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

• Разработали  сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• Внедрили возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.

Интеграции

Реализовали интеграционный слой:

• с 1С-Предприятие для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;
• с  MS Active Directory. Реализована авторизация, выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;
• с внешним сервисом управления командировками для формирования графиков  командировок, график отсутствий и выплат по командировочным расходам;
• с удостоверяющим центром СБК Контур для реализации процесса электронного подписания документов.

Результаты

В компании появилась современная система объединяющая более всех сотрудников с возможностью оперативного получения HR-сервисов, подписания и хранения электронных кадровых документов.

1. Разработали и внедрили личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR-сервисов
2. Разработали полнофункциональное мобильное приложение
3. Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП
4. Реализовали интеграционный слой со смежными системами

Проект в цифрах

• 99% вовлеченность персонала в работу
  
• 45+ HR-сервисов 
• на 70% сократилось время оформления заявок

Отзыв

"Компания «ИЗТТ» обратилась в ООО ЦИТ «Факт» за разработкой Личного кабинета сотрудника. Мы выбрали компанию «Факт» среди прочих подрядчиков, так как у команды уже был опыт разработки решений в кадровых сервисах, она показала себя как компетентный подрядчик и опытный интегратор.

Хотим отметить высокую скорость отработки, вовлеченность и гибкость команды, которая оперативно решала все вопросы по проекту. Также стоит отметить абсолютно проактивную позицию компании «Факт», все изменения были учтены, и их продолжают учитывать в дальнейшей работе. Система запущена, она работает с полным функционалом, который мы планировали на старте проекта.

От лица нашей компании хочу выразить благодарность команде ООО ЦИТ «Факт» за качественную работу и высокий профессионализм. Желаем успехов, процветания и новых проектов."

Заместитель генерального директора по цифровой трансформации