Автоматизация открытия новой торговой точки на базе Битрикс24

1. Краткая информация о клиенте
сфера деятельности - дистрибьютор продукции для розничных сетей
число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24) - 53 пользователя работает в Битрикс24
количество офисов/филиалов, география - центральный офис находится в Самаре

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
К нам обратился крупный дистрибьютор, для автоматизации процесса открытия новых торговых точек и контроля над ним. Так как приходится постоянно собирать планерки, устно узнавать статус стройки и только примерно понимать, когда будет открыта точка. Нет понимание кто ответственный за каждый этап, по какой причине задержка и часто вообще забывали сделать необходимые задачи.
Битрикс24 у заказчика уже был, мы сразу же придумали каким функционалом будет реализован этот процесс. Как он будет выглядеть и даже наглядно показали примеры.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
При анализе процессов заказчика стало ясно, что каждое открытие новой точки, это набор одних и тех же задач, которые выполняются друг за другом, либо после закрытия например 3х задач, разных направлений, начинается работа над группой других задач. В самом начале необходимо согласовать с директором, будет ли открыта точка по этому адресу или нет. Мы решили организовать работу через бизнес процессы и шаблон проекта. 
Сначала отрисовали всю схему процесса, зафиксировали каждую задачу и отрисовали последовательность постановки каждой из них. Задали ответственных по каждой задаче, зафиксировали роли, для дальнейшей реализации. Задали название задачи, описание и крайний срок.
В результате клиент прислал такую схему:


Мы реализовали бизнес процесс который начинается в новостях. Процесс начинается с согласования адреса точки
Если директор согласовывает адрес, то создается проект, название которого равно адресу, который и согласовывали в самом начале. 

•  Сразу предусмотрели распределение ролей. Так как у задач свой ответственный. И чаще это привязано к должности а не к конкретному человеку, мы заранее задали параметры бизнес-процесса. И когда назначается задача, она назначается на определенную роль, а за роль устанавливается ответственный заранее. Теперь, когда увольняется конкретный пользователь, клиенту достаточно сопоставить нового человека с этой ролью и все. Процесс будет работать на него. Всего у нас получилось 7 ролей.

 
Более того, на многих порталах, можно автоматизировать процесс смены ответственного за роль. Просто меняете нужного человека в структуре и все.

•  Нужно было максимально проконтролировать задачу оплаты счета. Для этого мы создали задание бизнес процесса. И теперь процесс не поставит следующие задачи, пока ответственный сотрудник не подтвердит оплату счета в задании. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Сотрудник запускает процесс. Директору приходит задание, которое он точно не пропустит и может согласовать или отклонить прямо с телефона. 

 

• Создается проект с названием равным адресу точки. И сразу создаются 3 задачи на нужных ответственных и с нужным сроком. В каждой задаче для удобства в название пишется название проекта

•  Далее по мере закрытия задач, процесс идет по схеме. И открывает новую задачу, после закрытия предыдущей. Или например ждем когда закроется 3 задачи из разных направлений, и открываем сразу 5 новых.

5. Преимущества от внедрения
В итоге процесс открытия торговой точки теперь занимает до 50% меньше времени. Всегда можно посмотреть на какой стадии находится открытие, где происходит задержка и по какой причине. Каждый сотрудник знает что ему делать каждый день. Руководству удобно отслеживать эффективность. Все это позволяет сократить затраты на открытие до 15%

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Все отлично. Быстро реализовали для нас процесс. После тестирования и введения пары новых идей запустили в работу. Техподдержка быстро подключала