ИП Перков - Eleсtrolite
Внедрение Битрикс24 для оптимизации внешнеэкономической деятельности и автоматизации продаж в компании Eleсtrolite (г. Ростов-на-Дону)
Еlectrolite – современный мультибрендовый магазин электроинструментов и оборудования. Компания выпускает десятки видов продукции под собственным брендом: электро бензоинструмент, садовая и строительная техника и другое оборудование. Поставки осуществляются в большинство регионов Российской Федерации.
Особенность, которая выделяет этого клиента среди других — наличие внешнеэкономической деятельности. Компания взаимодействует с заводами-производителями в Китае: изготавливает там свое оборудование и доставляет в РФ.
Битрикс24 ранее не использовали. Вся работа велась в таблицах Excel, в результате чего информация терялась, у руководства и сотрудников не было понимания общей картины оборотов компании.
-
Оцифровать работу с внешнеэкономической деятельностью, чтобы иметь понимание о стадиях производства и доставки, иметь в быстром доступе всю информацию о заказах.
-
Автоматизировать продажи для упрощения работы менеджеров, сокращения времени на выполнение повторяющихся процессов, контроля за выполнением задач на всех этапах.
ВЭД
Для оптимизации работы в сфере внешнеэкономической деятельности аналитики разработали и внедрили воронку, с помощью которой можно отслеживать статус каждого заказа.
Чтобы учесть все особенности производства и транспортировки продукции, в воронке выделены следующие этапы:
-
Получен инвойс
-
Инвойс оплачен
-
Макет подготовлен
-
Макет отправлен
-
Макет получен производством
-
Производство завершено
-
Контейнеры выбраны
-
Контейнеры отправлены
-
Прибыли на таможню
-
Таможня пройдена
-
Отправлены по земле
Нужно было сделать работу с контейнерами простой, понятной и наглядной. Для этого аналитики «Бот в помощь» реализовали смарт-процесс, благодаря которому у сотрудников теперь есть быстрый доступ к актуальной информации:
-
номер контейнера;
-
номенклатура товаров в контейнере;
-
количество товаров в контейнере;
-
ориентировочная дата прибытия контейнера и др.
Воронка настроена таким образом, что менеджеры работают только в контейнерах — сделка двигается по этапам сама.
Как это работает?
Каждый контейнер связан со своей сделкой. Когда все контейнеры, относящиеся к одной сделке, проходят определенную стадию, то сделка сама продвигается на следующий этап воронки.
Дополнительные полезные автоматизации, которые настроены в воронке ВЭД:
Автоматический расчет оплаты. Оплата заводу-изготовителю за заказ разбита на 2 части: 90% по окончании этапа производства и 10% при получении. 10% остатка рассчитывается автоматически и отображается в карточке сделки.
Ответственному сотруднику на определенном этапе выставляется задача по контролю сроков транспортировки контейнеров.
Настроена отправка напоминания о сборе пакета необходимых документов на финальных стадиях воронки.
Продажи
В продажи внедрена стандартная воронка для работы с клиентами, которая позволяет:
-
организовать и регламентировать работу менеджеров;
-
звонить клиентам напрямую из Битрикс24, хранить записи звонков прослушивать их в любое время;
-
контролировать выполнение задач на всех этапах;
-
сокращать время на выполнение повторяющихся процессов;
-
контролировать коммуникацию менеджеров с клиентами;
-
анализировать уровень вовлеченности сотрудников в работу;
-
сохранять базу клиентов и собирать историю взаимодействия с заказчиками;
-
сокращать потерю заказов и клиентов за счет настройки системы оповещений и напоминаний;
-
выдавать доступ сотрудникам только к той к информации, которая необходима им для работы.
Особенность этой воронки в том, что в карточке сделки есть возможность выбора маршрута, по которому заказ будет транспортироваться покупателю. С помощью фильтра менеджер может выбрать необходимый маршрут, дату и посмотреть, куда в эту дату направляются перевозчики. Это помогает оптимизировать логистические маршруты.
ОбучениеОбучение сотрудников компании запланировано по стандартной схеме:
-
Ознакомительное обучение «Офисные инструменты», где пользователи познакомятся с интерфейсом Битрикс24, инструментами, которые не меняются в зависимости от тарифа и индивидуальных настроек: чаты, группы, задачи и т.п.
-
Занятие по блоку CRM — изучение сущностей (лиды, сделки, клиенты) и работы с ними.
-
Два урока по изучению воронок «ВЭД» и «Продажи».
Задачи на будущее
У направления ВЭД большой потенциал для развития. Так как заказов от покупателей очень много, в первую очередь планируется внедрение календаря оплат. Он поможет руководству принимать правильные решения и грамотно планировать коммуникацию с партнерами.
Также в планах внедрение системы отчетности и интеграция Битрикс24 с 1С.
Результаты внедрения
-
Есть система, которая позволяет отслеживать каждый заказ, каждый контейнер, контролировать даты поступления контейнеров, хранить документацию в одном месте (создана система папок для хранения документации по каждой компании, сделке, заказу).
-
Вся информация находится в быстром доступе, что существенно экономит трудозатраты менеджеров.
-
Повышение качества работы сотрудников за счет внедренных автоматизаций. Теперь не нужно совершать лишние действия по самым частым сценариям работы. Соответственно, минимизированы ошибки из-за человеческого фактора.
