Оптимизация процессов в Курской Торгово-Промышленной палате

Клиентом нашего кейса является Курская торгово-промышленная палата — некоммерческая негосударственная организация, работающая в сфере содействия укреплению и развитию экономики Курского края. Основная суть бизнеса клиента заключается в интеграции региональной экономики в общероссийскую и мировую экономику, что способствует созданию благоприятных условий для бизнеса и предпринимательства в регионе.

Курская торгово-промышленная палата входит в систему торгово-промышленных палат России, которая охватывает практически все российские регионы, а также является членом ассоциации ТПП "Центрально-Черноземного региона" и Союза ТПП Центрального федерального округа России.
Несмотря на то что клиент предпочитает скрывать свой годовой оборот, известно, что в организации работает 45 сотрудников, которые активно занимаются различными проектами и инициативами, направленными на поддержку бизнеса и развитие экономики региона.


Клиент пришел с четко определенными целями и задачами, направленными на оптимизацию внутренних процессов и повышение эффективности работы.

1. Первая задача заключалась в разборе входящей корреспонденции. Это позволило бы систематизировать информацию и обеспечить более быстрый доступ к важным документам и сообщениям, что критически важно для оперативного реагирования на запросы.
2. Вторая цель касалась организации различных договоров и документооборота. Эффективная система управления документами помогла бы избежать потерь и путаницы, а также упростила бы процесс подписания и хранения договоров.
3. Третья задача заключалась в постановке и отслеживании задач. Это обеспечивало бы прозрачность в работе команды и позволило бы каждому сотруднику четко понимать свои обязанности и сроки выполнения.

Клиент также выделил необходимость внедрения корпоративного мессенджера. Это решение способствовало бы улучшению коммуникации внутри компании, позволяя сотрудникам быстро обмениваться информацией и решать возникающие вопросы.

Наконец, создание единого пространства для работы всей компании стало важным шагом к интеграции всех процессов и улучшению взаимодействия между отделами. Это обеспечивало бы более слаженную работу и способствовало достижению общих целей организации. Все эти задачи стали основой для дальнейшей работы над проектом, направленным на улучшение бизнес-процессов клиента.

В ходе работы над проектом мы реализовали несколько ключевых этапов, направленных на оптимизацию бизнес-процессов клиента. 

Первым шагом стало составление технического задания (ТЗ), которое основывалось на уже существующих процессах компании. Это позволило нам глубже понять потребности клиента и выявить области, требующие улучшения. Важным аспектом работы стало оцифровывание документооборота, что значительно повысило эффективность обработки документов.

Далее мы настроили цифровое пространство для документооборота, которое включало три основных направления: доходный, расходный и безвозмездный документооборот. Это решение обеспечило четкую организацию и систематизацию всех финансовых документов, что упростило их поиск и обработку.

Следующим этапом была настройка воронки лидов. Мы подключили почту для формирования заявок, что позволило автоматизировать процесс обработки входящих запросов. Каждой заявке присваивались виды договоров, что способствовало более точному учету и управлению сделками.

Кроме того, мы создали рабочие группы, которые были сформированы в зависимости от функциональных задач и направлений работы. Это обеспечило более эффективное взаимодействие между сотрудниками и способствовало лучшему распределению задач.

Важным шагом стало проведение обучения всего персонала. Мы организовали тренинги и семинары, на которых сотрудники ознакомились с новыми инструментами и процессами. Это обучение помогло команде быстро адаптироваться к изменениям и эффективно использовать новые системы в своей работе.

Результатом стал прирост лояльности клиентов к компании - 17%.

Проекты стали сдаваться во время, улучшилась работа компании в целом, потоки помогают во время отрабатывать задачи всем отделам.

В результате внедрения новой системы все письма автоматически создают лиды, что значительно упрощает процесс обработки входящей информации. Ответственный сотрудник принимает лиды в работу, что позволяет ему следовать заранее установленным сценариям в договорах. Это обеспечивает четкость и последовательность на каждом этапе взаимодействия с клиентами.

В договорах ответственные лица принимают задачи в работу и распределяют их согласно каждому этапу выполнения. Такой подход не только повышает уровень ответственности среди сотрудников, но и позволяет более эффективно контролировать выполнение задач. Каждый член команды точно знает свои обязанности и сроки, что способствует улучшению общей производительности.

Кроме того, внедрение новой системы привело к появлению слаженности в работе коллектива. Теперь сотрудники могут легко взаимодействовать друг с другом, обмениваться информацией и оперативно решать возникающие вопросы. Это создало атмосферу командной работы, где каждый понимает свою роль в достижении общих целей.

Также система позволяет выявлять тонкие места, где возникают задержки или проблемы с договорами. Это дает возможность своевременно реагировать на возникающие трудности и вносить необходимые коррективы. В результате, клиент получил не только эффективный инструмент для управления документооборотом, но и возможность оптимизировать свои бизнес-процессы, что в конечном итоге способствует росту и развитию компании.