Кейс внедрения Битрикс24 для производителя алюминиевой продукции
Компания: ООО ИнКомПро
О компании: Производство алюминиевой продукции
Город: Санкт-Петербург
Количество сотрудников: 46 человек
Задачи клиента:
ООО ИнКомПро работает на рынке с 2002 года и специализируется на производстве алюминиевой продукции.
Важной особенностью компании является использование исключительно первичного алюминия, что обеспечивает высокое качество продукции. Предприятие стабильно развивается и расширяет направления деятельности.
Разнообразие процессов и несколько параллельных проектов в компании потребовали внедрения единой системы, которая могла бы централизовать управление заявками, упростить коммуникацию между отделами и автоматизировать бизнес-процессы.
Для решения этих задач было принято решение внедрить Битрикс24. В качестве партнера ИнКомПро выбрал WebMens благодаря системному подходу, опыту в автоматизации, комплексному видению задач и умению предлагать решения, которые позволяют бизнесу работать эффективнее.
Компания обратилась в WebMens с уже подготовленным техническим заданием. Ранее в ИнКомПро не использовали Битрикс24, поэтому внедрение планировалось с нуля.
Чтобы минимизировать риски и сохранить контроль над процессом, было решено запускать автоматизацию поэтапно: сначала на одном проекте, а затем переходить к следующему. Такой подход позволил удерживать фокус на каждой задаче и постепенно адаптировать сотрудников к новой CRM-системе.
Основные задачи были распределены по трем направлениям:
Проект Ювиал
- Подключение виджета на сайт, CRM-форм и онлайн-чата
- Интеграция WhatsApp через приложение из маркетплейса
- Настройка карточек Контактов, Компаний и Сделок
- Создание стадий воронки и автоматизации внутри них
- Разработка печатных форм коммерческих предложений, договоров и спецификаций
- Интеграция с 1С.ERP и учет номеров договоров
- Передача настроенного портала руководителям
- Обучение сотрудников работе с системой
- Подключение виджетов, CRM-форм и онлайн-чатов
- Интеграция WhatsApp через маркетплейс
- Настройка карточек CRM и автоматизация стадий
- Создание печатных форм документов
- Интеграция с 1С.ERP и учет договоров
- Настройка процесса работы с претензиями клиентов
- Реализация ежемесячной рассылки для повторных заказов
- Обучение сотрудников и передача проекта в работу
- Настройка виджетов и CRM-форм
- Конфигурация карточек Контактов, Компаний и Сделок
- Создание стадий воронок с автоматизацией
- Интеграция с 1С.ERP
- Автоматизация учета договоров
- Настройка телефонии и системы распределения заявок по сотрудникам
- Обучение персонала и передача настроенного портала
Решение задачи:
Работы по внедрению начались с базовой подготовки сотрудников. Всем сотрудникам провели вводное обучение, чтобы выровнять уровень знаний и облегчить дальнейшую адаптацию к системе.
После тренинга каждому сотруднику выдали тестовые задания, которые помогли закрепить практические навыки и выявить пробелы. Такой подход позволил ускорить процесс внедрения и снизить нагрузку на команду поддержки.
После обучения были настроены базовые коммуникационные каналы. Телефонию подключили через SIP-коннектор, что позволило организовать удобный прием входящих звонков. Дополнительно были внедрены виджеты на сайты компании, формы CRM и онлайн-чаты.
Все обращения из этих каналов начали попадать напрямую в систему Битрикс24, что дало возможность централизовать поток заявок и исключить риск их потери. Также интегрировали WhatsApp через приложение из маркетплейса, что упростило общение с клиентами.
Далее перешли к настройке воронок продаж и карточек сделок. Для каждого проекта были разработаны свои воронки, учитывающие специфику направления. В карточках сделок и компаний были настроены обязательные поля и логика заполнения данных.
Чтобы упростить поиск и отчетность, на всех проектах была согласована единая маска названий сделок - ID сделки, месяц и год, обозначение проекта и название компании или контакта.
Распределение заявок реализовали через автоматизацию. Все входящие обращения из общей воронки сначала попадали в стадию Новая. На этом этапе робот определял проект и автоматически распределял заявку на нужного ответственного.
В ситуациях, когда автоматизация не срабатывала, распределение выполнял специально назначенный сотрудник. Для контроля неактивных сделок добавили стадию Заснувшие - заявки, по которым долго не было активности, переводились туда с уведомлением сотрудника.
В проекте Ювиал на каждой стадии сделки была настроена последовательная постановка задач. Когда сделка переходила на следующую стадию, сотрудник получал новую задачу с четким описанием действий.
Такой подход обеспечил прозрачность процессов и позволил каждому сотруднику понимать, какие шаги нужно выполнить для успешного завершения сделки. Для стадий, где возможны долгие паузы, была реализована автоматическая проверка активности с последующим переносом сделки в стадию Заснувшие.
Особое внимание уделили интеграции с 1С.ERP. В системе настроили смарт-процесс для учета номеров договоров. Перед созданием нового договора сотрудник проверял наличие уже зарегистрированного документа, чтобы избежать дублирования.
Если договор отсутствовал, в CRM создавалась новая запись, которая синхронизировалась с 1С. После этого в 1С создавался контрагент с полным набором данных, а сформированные документы - договор и спецификация - автоматически загружались в CRM.
На следующем этапе сотрудник мог сформировать заказ покупателя и отправить клиенту полный пакет документов.
В проекте Рондоль процессы были более сложными. В рамках работы с повторными заявками была реализована ежемесячная рассылка клиентам с напоминанием о необходимости оформить заказ. Для рассылки использовали Генератор продаж в модуле маркетинга Битрикс24.
После отправки писем система автоматически создавала сделки в направлении Повторные заявки Рондоль, что обеспечивало оперативное реагирование менеджеров на отклики клиентов.
Также в этом проекте был внедрен процесс работы с претензиями. На стадии Рекламация автоматически создавался смарт-процесс Реестр претензий, в котором фиксировалась информация о проблеме.
Далее система ставила задачи на руководителя производства для анализа ситуации и формирования заключения. После этого назначалась задача на менеджера, который информировал клиента о результатах проверки.
Такая цепочка действий позволила структурировать обработку претензий и минимизировать риск ошибок.
Проект Сервис отличался особым подходом к распределению заявок. По требованиям клиента ответственным за новые обращения должен становиться разный сотрудник через день. Для этого был создан смарт-процесс с очередностью, который автоматически назначал заявки на сотрудников по циклу.
Дополнительно на каждой стадии сделки в этом направлении были настроены автоматические задачи, напоминающие менеджерам о необходимых действиях.
После завершения настройки всех процессов была проведена демонстрация портала руководителям компании и проектным менеджерам. Обучающие материалы записали и разместили на корпоративном диске, чтобы сотрудники могли обращаться к ним при возникновении вопросов.
Результат:
В результате проекта были внедрены и настроены:
- CRM-система, обеспечивающая прозрачное ведение заявок и сделок
- Автоматизированные бизнес-процессы в воронках продаж
- Смарт-процессы для учета договоров и работы с претензиями
- Интеграция с 1С.ERP для обмена данными и формирования документов
- Генератор продаж для автоматизированных рассылок и создания повторных сделок
- Единая логика формирования названий сделок для быстрого поиска и удобной отчетности
Настроенная система стала основой для дальнейшего масштабирования и оптимизации работы всех подразделений.
Название проекта
Кейс внедрения Битрикс24 для производителя алюминиевой продукции
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
