Альфа Образование: вся информация о сделках и клиентах собрана в единой системе

Задачи клиента:

Компания испытывала трудности в организации документооборота и управлении клиентской информацией. На старте проекта проблема выглядела следующим образом: информация о компаниях-клиентах была разрозненной и не структурированной, что приводило к ошибкам и трате времени на поиск необходимых данных. Существующие шаблоны документов были неудобными в использовании и требовали значительных временных затрат на ручной ввод информации, что увеличивало время подготовки документов и повышало риск возникновения ошибок.

Отсутствовала автоматизация заполнения реквизитов компании в документах, что также требовало ручного ввода и было подвержено ошибкам. Кроме того, компания испытывала потребность в добавлении шаблонов договоров и актов в систему, чтобы упростить и ускорить процесс их создания.

Карточка сделки в CRM не была оптимизирована для создания шаблонных документов, что затрудняло автоматическое заполнение необходимой информацией. В завершение, требовалось обучение сотрудников по работе с настроенным функционалом CRM, чтобы обеспечить эффективное использование новых возможностей системы и избежать проблем при ее эксплуатации.

В совокупности, эти проблемы приводили к снижению эффективности работы компании, увеличению затрат времени на рутинные операции и повышению риска возникновения ошибок в документах. Клиент нуждался в комплексном решении, которое позволило бы автоматизировать документооборот, структурировать информацию о клиентах и повысить эффективность работы сотрудников.

Решение задачи:

На первом этапе нашей работы мы сосредоточились на интеграции основных инструментов Битрикс24 в бизнес-процессов клиента. Провели подробное знакомство с системой.

Следующим шагом стала настройка самой CRM и воронки продаж. Перенесли сделки и клиентскую базу в Битрикс24, обеспечив полную прозрачность и управляемость всех этапов взаимодействия. На основе брифинга, посвященного действующему сценарию диалога с клиентами, систематизировали процесс взаимодействия, формируя цифровую воронку продаж, соответствующую передовым методологиям.

Тщательно настроили этапы воронки продаж, автоматизировали постановку задач сотрудникам, настроили систему уведомлений о сроках исполнения и внедрили другие роботизированные процессы, минимизирующие ручной труд. Также были настроены права доступа сотрудников к CRM, обеспечивая безопасность и конфиденциальность данных.

Карточки лидов, сделок, контактов и компаний были приведены к единому стандарту, и мы добавили дополнительные поля для структурированного ввода информации. 

Далее провели обучение сотрудников работе с воронкой продаж, обеспечив их необходимыми знаниями и навыками для эффективного использования новых инструментов. Подготовили краткие инструкции, которые помогли сотрудникам компании быстро адаптироваться к новым процессам.

Следующим важным этапом стала настройка шаблонов документов. Мы автоматизировали процесс формирования документов непосредственно из CRM, обеспечив автоматическое заполнение необходимой информацией. После анализа требуемых шаблонов, наша команда разработала и настроила их, а затем провела обучение сотрудников работе с новым функционалом.

Старт опытной эксплуатации системы ознаменовал переход к активному использованию Битрикс24 в ежедневной работе. К этому моменту основные задачи проекта были выполнены, сотрудники обучены и мотивированы, а система готова к интеграции в реальные бизнес-процессы.

Параллельно с запуском системы провели обучение работе с модулем CRM-Маркетинг.

Для оценки эффективности работы системы и сотрудников настроили аналитику и отчетность. Работа сотрудников, отделов и компании в целом оценивалась на основании согласованных показателей. Провели обучение работе с фильтрами, представлением канбан, планом продаж, виджетами стартовой страницы и отчетами по воронке продаж, а также продемонстрировали возможности по формированию встроенных и пользовательских отчетов. Это дало возможность клиенту получать полную картину о состоянии бизнеса и принимать обоснованные решения на основе данных.

В итоге компания получила не просто внедренную CRM-систему, а надежного партнера для ее поддержки и развития. 

Комплексный подход, включающий настройку системы, обучение сотрудников и дальнейшее сопровождение, позволил клиенту максимально эффективно использовать Битрикс24 и улучшить свои бизнес-процессы.

Теперь вся информация о клиентах и сделках перенесена в CRM, что позволило создать единый источник достоверных данных, обеспечив прозрачность и управляемость процессами. Разработанная и настроенная воронка продаж, основанная на передовых методологиях, систематизировала взаимодействие с клиентами на каждом этапе, увеличивая конверсию.

Автоматизация постановки задач, уведомлений и других повторяющихся действий значительно снизила нагрузку на сотрудников, освободив их время для более важных задач. Стандартизация карточек лидов, сделок и контактов, а также добавление дополнительных полей для ввода информации, улучшили качество данных, используемых для анализа и принятия решений. Автоматизация создания документов непосредственно из CRM, с автоматическим заполнением необходимой информацией, значительно сократила время на подготовку документации и минимизировала ошибки.

Использование встроенных инструментов Битрикс24 для коммуникации, планирования встреч и управления календарем упростило взаимодействие между сотрудниками и клиентами, повысив эффективность работы. Обучение сотрудников работе с модулем CRM-Маркетинг позволило проводить таргетированные кампании email и SMS-рассылок, увеличивая охват аудитории и генерируя больше лидов. Настройка аналитики и отчетности позволила клиенту оценивать эффективность работы сотрудников и компании в целом, а также принимать обоснованные решения на основе данных о воронке продаж, клиентах и других ключевых показателях.

Внедрение Битрикс24 позволило клиенту не только оптимизировать свои бизнес-процессы, но и получить конкурентное преимущество за счет более эффективного управления данными, автоматизации рутинных задач и принятия решений на основе данных. Компания получила мощный инструмент для управления продажами, который помог увеличить конверсию, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить общую прибыльность.