96% сотрудников довольны корпоративным порталом: цифровая экосистема на базе Битрикс24 для ГК «Благо»

Как настроить эффективную коммуникацию в компании с 3000 сотрудников, чтобы каждый был в курсе рабочих процессов? Раньше в ГК «Благо» это была настоящая головоломка: письма терялись в рассылках, объявления печатали и развешивали по офисам и площадкам, а сотрудники на производстве нередко узнавали новости с опозданием — или не узнавали вовсе.

«Мы просили коллег из Бийска сфотографировать, вывесили ли на площадке объявление — и только так понимали, что оно дошло», — вспоминают участники проекта.

Информации было много, но доступа к ней — нет. И даже если письмо дошло, вернуться к нему через неделю уже было невозможно: утонуло среди других писем или его случайно удалили.

Сегодня всё по-другому. У каждого сотрудника есть точка входа — корпоративный портал Битрикс24. Здесь можно подать заявку на отпуск, получить справку 2-НДФЛ, поздравить коллегу с днём рождения, узнать последние новости компании и посмотреть фотографии с последнего мероприятия. А ещё — следить за задачами, писать HR и просто чувствовать себя частью общей команды.

Рассказываем, как в ГК «Благо» удалось выстроить полноценную цифровую экосистему из сервисов на базе Битрикс24. Реализовал проект наш партнер — интегратор «Эм Си Арт».

Группа компаний «Благо» — это

один из ведущих производителей растительных масел, входит в ТОП-3 переработчиков подсолнечника в РФ. Компания управляет семью заводами в пяти регионах страны. Ежедневно предприятия перерабатывают более 1 600 тонн масла. В ассортименте «Благо» свыше десяти брендов растительных масел, таких как «Благо», Almador, FREYA, «Дары Кубани» и «Благо PRO». Продукция компании представлена во всех крупнейших федеральных торговых сетях России и экспортируется более чем в 27 стран мира.

Когда стало ясно, что компании нужен корпоративный портал

Когда в компании появляется всё больше людей, точек присутствия и процессов, старая система коммуникаций быстро перестаёт справляться. Так было и в ГК «Благо» — бизнес активно рос, а вместе с ним рос и хаос в информационном поле. Но в HR подразделение пришла новая команда, которая была готова внедрять изменения!

Нужна была единая цифровая среда. Такой портал, куда можно зайти и сразу получить доступ ко всем нужным сервисам, документам и новостям. Чтобы больше не пересылать письма по кругу и не печатать одно и то же по офисам.

«Мы в какой-то момент поняли, что нам нужна единая точка входа, единая коммуникационная платформа, где бы мы могли предоставлять людям информацию различного плана — графическую, текстовую и сервисы: заявки, документы, справки. Чтобы людям было удобно и классно этим пользоваться».

— Руководитель направления внутренних коммуникаций ГК «Благо»

В компании изучили рынок, сравнили возможности разных систем. Искали не просто «коробку», а платформу, которую можно будет адаптировать под себя и развивать дальше. Выбор пал на Битрикс24. Российская разработка, гибкая архитектура, понятный для бизнеса набор инструментов, и главное — возможность доработки под конкретные задачи.

Так начался большой проект по цифровой трансформации внутренних коммуникаций.

Фирменный стиль портала: от Главной страницы до мелких деталей

Один из первых шагов проекта — дизайн. В ГК «Благо» сразу договорились с интегратором Эм Си Арт: корпоративный портал должен быть не просто функциональным, но и визуально узнаваемым. Таким, чтобы хотелось заходить и пользоваться.

Для этого ещё на старте совместно разработали подробный UI-kit — набор правил, шаблонов и визуальных решений, которые определяли, как будет выглядеть каждая страница. Цвета, шрифты, карточки, баннеры, иконки — всё приводилось к единому фирменному стилю компании.

В итоге получился портал, который не спутаешь со стандартным интерфейсом Битрикс24. Он выглядит как самостоятельный корпоративный продукт — отражающий культуру и визуальный код компании.

Сценарии использования: кто и как работает с порталом

У каждого сотрудника ГК «Благо» — свой сценарий использования портала. Кто-то ставит задачи, кто-то отправляет заявку на отпуск, а кто-то проверяет график доставки документов. Но всё это — внутри одной платформы.

HR-команда использует портал как полноценную рабочую среду. Здесь оформляются заявки на подбор персонала, размещаются внутренние вакансии, поступают обращения от сотрудников по типизированным категориям. Можно увидеть новых сотрудников, дни рождения и быстро найти коллег в оформленном на портале справочнике сотрудников, который синхронизируется с 1С. Через портал сотрудники получают расчётные листки, информацию по ДМС и остаткам отпусков.

Также реализован сервис постановки целей на испытательный срок — руководитель фиксирует задачи, а HR-специалист может отследить прогресс. В планах — расширение этого блока с автоматизацией процессов онбординга.

Руководители работают с задачами, Kanban-досками и календарями. Через портал можно контролировать загрузку, отслеживать цели сотрудников, управлять проектами.

Административные подразделения получили отдельные сервисы: заявки на курьерскую службу, отправку писем, такси, починку офисной мебели и прочие задачи АХО. Всё структурировано и прозрачно: видно, кто подал заявку, что с ней сейчас, какие вложения прикреплены и на каком она этапе.

Заявки в юридический отдел теперь работают через сервис «Обращения»: сотрудники могут отправить запрос, выбрав тему обращения. Система автоматически распределяет его нужному специалисту. Это помогло избавиться от разрозненных мессенджеров и писем.

Портал объединил всё. От задач и обратной связи — до рассылки видео с корпоративов. Десятки сценариев — один инструмент.

Гибкость интеграций: всё, как удобно компании

Одна из главных сильных сторон цифровой платформы Битрикс24 — гибкость. ГК «Благо» этим воспользовалась на полную. Всё, что можно было адаптировать под свои процессы — адаптировали. А где было удобнее использовать внешние сервисы, потому что к ним уже привыкли — просто подключили к порталу.

КЭДО — отличный пример. Вместо встроенной функциональности КЭДО в Битрикс24 компания выбрала сторонний сервис. Причина простая: он оказался привычнее для сотрудников. Подключили его к порталу через бизнес-процессы. Вся логика — внутри: документы инициируются с нужными полями, проходят согласование, подписываются и попадают обратно в 1С. Но зайти в него можно через портал Битрикс24, чтобы не нужно было искать разные доступы и ссылки входа.

Если причин для использования отдельного сервиса у вас нет, «родное» КЭДО в Битрикс24 может закрыть все основные задачи. Оно позволяет создавать и подписывать кадровые документы электронной подписью, отслеживать статусы, хранить их в едином архиве и работать с ними как с частью бизнес-процессов компании — всё это внутри одного интерфейса.

1С: ЗУП интегрирована двусторонне. Оргструктура, статусы сотрудников, кадровые изменения — всё автоматически обновляется и подтягивается на портал. Сотрудник всегда видит актуальную информацию о себе и своей команде.

Отдельная платформа для рекрутинга интегрирована с порталом через сервис заявок. Руководители оформляют запросы в Битрикс24, а HR-специалисты работают в отдельной системе, получая все данные автоматически. Отклики, резюме, статусы по кандидатам — всё видно и доступно.

Битрикс24 — это не жёсткий шаблон. Это платформа, из которой можно собрать свою систему. Как в ГК «Благо»: часть решений — из «коробки», часть — кастомизированы, а часть — интегрированы внешне. Всё зависит от задач и команды.

Больше, чем просто работа: вовлечение, культура, творчество

Корпоративный портал в ГК «Благо» — это не только задачи, заявки и справки. Со временем он стал частью внутренней культуры компании. Здесь не просто работают — здесь участвуют, делятся, вовлекаются.

На портале появился медиабанк — место, где можно посмотреть фотографии и видео с корпоративных мероприятий. Регулярно публикуются видеопоздравления, проходят конкурсы детского рисунка, и всё это — с участием сотрудников. Люди узнают друг друга, видят живую сторону компании, чувствуют себя её частью.

Есть и дайджесты операционной дирекции, и анонсы мероприятий, и приглашения на внутренние активности. Команда обсуждает внедрение геймификации, чтобы мотивировать сотрудников ещё активнее пользоваться возможностями портала.

«Пока делали фундамент — было строго, нужно было четко перенести на портал основные бизнес-процессы. Теперь начинаем творить — очень хотим внедрить геймификацию в процессы, чтобы жизнь в компании стала увлекательной»

— Руководитель направления внутренних коммуникаций ГК «Благо»

Так шаг за шагом портал превращается в настоящую медиаплатформу компании. Не просто рабочий инструмент, а место, куда действительно хочется зайти.

Что ещё в планах: развитие инструментов, аналитика и автоматизация

Сейчас в работе — расширение КЭДО. Если сейчас сотрудник сам инициирует подписание документов, то в будущем планируется добавить и входящие документы от компании: локальные нормативные акты, приказы и другие типы кадровых документов, которые требуют подписи или ознакомления.

Второе направление — HR-аналитика. Команда планирует подключить Power BI, чтобы работать с данными из хранилища DWH, отслеживать эффективность подбора персонала и другие важные HR-показатели.

Также обсуждается автоматизация онбординга. Сейчас цели на испытательный срок ставятся руководителем вручную, но в будущем этот процесс может быть автоматизирован по установленным триггерам — с напоминаниями, чек-листами и автоматическим сопровождением новичков в чат-боте мессенджера Битрикс24.

Портал продолжает меняться вместе с компанией. Это не просто разовое внедрение, а живая цифровая система, которая эволюционирует вместе с задачами и потребностями бизнеса.

Выводы и результат: порталом пользуются каждый день

Каждый бизнес — со своими нуждами. Битрикс24 это учитывает. Хотите использовать «как есть» — пожалуйста, внутренние инструменты легко настроить под свои процессы. Нужна интеграция с внешними сервисами— тоже можно.

За год команда не просто внедрила портал — удалось создать рабочее пространство, которое сотрудники используют каждый день.

По итогам внутреннего NPS-опроса, 96% сотрудников готовы рекомендовать корпоративный портал коллегам. Средняя оценка, которую сотрудники поставили доступным сервисам, составила 4,24 балла из 5. Среди наиболее востребованных инструментов — справочник сотрудников (4,58) и система электронного документооборота (4,32).

Внедрение Битрикс24 позволило ГК «Благо» объединить около 3000 сотрудников на одной цифровой платформе. Ежедневно более 400 человек заходят на портал, чтобы решать рабочие задачи.

В компании удалось:

• Перевести в онлайн часто используемые сотрудниками сервисы;
• Повысить вовлечённость сотрудников и обеспечить им быстрый доступ к информации;
• Настроить удобный документооборот, включая КЭДО и интеграции с 1С;
• Перевести проектную деятельность на портал, усилив координацию между подразделениями.

Всё это — результат командной работы и возможности адаптировать платформу под себя. В этом и есть сила Битрикс24.