Внедрение CRM системы для Модельного агентства

Внедрение CRM для компании "SISTERS"

Краткая информация о клиенте:
Внедрение CRM системы для компании в сфере модельного агентства.
В компании работает около 40 сотрудников.
SISTERS School - модельная школа при международном агентстве. 

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Это типовой проект для нашей компании, основной задачей было реализовать и автоматизировать учет заявок на обучение новых клиентов.

• Проанализировать потребности заказчика и спроектировать систему.
• Оптимизировать и автоматизировать занесение и хранение информации о клиентах, организовать хранение истории коммуникаций.
• Автоматизировать постановку задач и часть работы менеджеров с клиентами.
• Организовать работу и коммуникации между отделами компании
• Интегрировать телефонию для совершения звонков напрямую из CRM-системы и хранения истории коммуникаций с клиентом.
• Предоставить инструментарий для получения подробной отчетности

Особенности проекта.

• В зависимости от типа заявки и вида обращения разные отделы работают с клиентом
• Большое количество источников поступления заявок.
• Большое количество каналов коммуникаций  

Процесс внедрения.
Этап 1. Анализ структуры работы компании и предоставленного технического задания.
В качестве первого этапа работы был проведен подробный аудит бизнес-процессов компании, регламента работы всех отделов с потенциальными и текущими клиентами. Результатом онлайн встречи стало техническое задание по настройке Битрикс24 и, в качестве приложения, ментальная карта для настройки CRM-системы
Этап 2. Настройки функционала Битрикс24.
Настройка функционала включала в себя проектирование шаблонов бизнес-процессов для организации автоматических задач сотрудникам в ходе работы с заявками на различных стадиях, в зависимости от типа заявки. Было организованно взаимодействие отделов в рамках каждой заявки.
Произведена тонкая настройка прав доступа сотрудников к элементам CRM-системы для исключения вероятности удаления или экспорта информации из базы клиентов
Интеграция виртуальной АТС Мегафон позволит не только осуществлять звонок в один клик из карточки в Битрикс24, не пропустить ни одного звонка, но и хранить записи разговоров с клиентами на протяжении всего цикла сделки.
Интегрированы Социальные сети и мессенджеры: Facebook, Instagram, Vkontakte, Viber, Telegram, онлайн чат на сайте. Это позволило работать с данными источниками заявок в одном окне, хранить всю историю переписки и оперативно реагировать на вопросы клиентов
Интегрированы формы обратной связи на сайте заказчика, что позволило не пропустить ни одной заявки и ускорить процесс их обработки
Интеграция с почтовыми ящиками сотрудников позволила работать в одном окне, что значительно экономит время, а также хранить все историю переписки с клиентами.
Разработаны и настроены пользовательские отчеты для нужд заказчика, что позволило видеть более полную картину о работе как отельных отделов и сотрудников, так и компании в целом. Информация в отчетах позволяет анализировать текущее состояние ел в компании и принимать решение необходимости корректировки действий.
Разработаны и предоставлены подробные инструкции по использованию настроенной системы, а также общие инструкции по использованию стандартного функционала Битрикс24
Этап 3. Обучение и техническая поддержка
На этапе обучения функционал CRM-системы и возможные сценарии работы с обращениями клиентов были представлен сотрудникам и руководству компании: входящее обращение проведено от начала работы до завершения сделки, осуществлены звонки и продемонстрировано сохранение записей звонков.
Техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по настроенному функционалу системы, если такие возникали.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

• Организована работа с клиентами всех сотрудников в компании.
• Организовано взаимодействие отделов.
• Автоматизирован процесс постановки задач сотрудникам.
• Организована возможность осуществления звонков и хранения записей разговоров.
• Организовано автоматическое поступление заявок и обращений с со всех каналов коммуникаций с клиентами.
• Организована отчетность внутри компании