Прогнозирование поступления плановой выручки и ее распределение на команду проекта в Битрикс24

Commonwealth Partnership [CMWP™] – ведущая российская компания, более 28 лет оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере коммерческой недвижимости в России и СНГ. До апреля 2022 года была известна как Cushman & Wakefield.

CMWP предлагает клиентам комплексные решения для инвестиций, эффективного управления и развития проектов в недвижимости, используя глубокое знание российского рынка, а также мировой опыт и экспертизу. Среди клиентов — крупнейшие мировые и российские корпорации, институты развития, инвестиционные фонды, администрации ключевых городов и регионов, компании с государственным участием и частные инвесторы.
В результате произошедшей реорганизации пришлось в сжатые сроки переходить с зарубежной CRM-системы на отечественный продукт Битрикс24. 

На старте любого проекта мы внедряем MVP, чтобы компания могла начать пользоваться системой, пока мы ее дорабатываем. В первую очередь делали то, без чего работа была бы сильно затруднена.
1. Автоматизация процессов формирования и обновления проектных команд, которые работают над сделкой.
Компания ведет проекты во всех крупных городах России и в странах СНГ, поэтому в CRM должна существовать возможность формирования транснациональных команд. Заказчик хотел обеспечить динамическую выдачу прав доступа их участникам к объектам CRM, связанным с конкретной сделкой. Чтобы реализовать это стандартными методами Битрикс24, всех участников проектной команды нужно переместить в одно подразделение, и делать так для каждого нового проекта. Это проблематично не только с точки зрения администрирования, но и потому, что сотрудник может быть одновременно занят в нескольких проектах/сделках.
2. Прогнозирование поступления плановой выручки по сделке.
В CRM, которой ранее пользовалась компания, был реализован механизм, позволяющий определять несколько сценариев поступления денег от клиентов (планов по выручке). Требовалось разработать аналогичный функционал и в Битрикс24, чтобы обеспечить привычный для клиента уровень автоматизации финансового планирования.
3. Распределение выручки на команду проекта.
В проектах участвует много сотрудников и нужно правильно оценить вклад каждого. Чтобы сотрудник был мотивирован, его KPI и премиальные должны учитывать объемы и качество работы над сделкой. В CRM, которой ранее пользовалась компания, был реализован механизм, позволяющий планировать поступление денег от клиентов и их распределение на отделы и сотрудников, обеспечивающих сделку. Делать подобное в Excel или GoogleSheets — слишком трудоемко.
4. Конвертация валюты и агрегация доходов по сделке.
Компания ведет проекты в разных странах, поэтому платежи по сделкам могут проводиться в национальных валютах. Для удобства анализа продаж в CRM все поступления должны быть сконвертированы в базовую валюту (рубль). Еще одной разработкой нужно было решить задачу агрегирования доходов в рамках одной сделки. Задача нетривиальная, т.к. платежи не всегда регулярны, могут меняться суммы и сроки.

Решение задачи:

• Была перенесена структура данных необходимая для хранения сущностей из старой CRM Salesforce в смарт-процессы Битрикс24.

• Был произведен импорт выгруженных в Excell файлы старых объектов. При импорте были сохранены исторические данных о дате создания и пользователе, который создал тот или иной объект.

• Для смарт-процессов были настроены: пользовательские поля, стадии, связи между друг другом, связи со стандартными CRM-сущностями. 

• Кроме того, была реализована дополнительная логика работы с смарт-процессами. На событиях создания/изменения/обновления объектов CRM происходит изменение связанных объектов CRM.

Например: при создании сделки автоматически создается прогноз по выручке по этой сделке, распределение этой выручки между сотрудниками компании, а также добавление сотрудников в команду, которая работает с этой сделкой. При этом, при добавлении сотрудника в команду ему динамически назначаются права на все связанные с данной сделкой объекты. Уровень доступа для конкретного члена команды хранится в поле смарт-процесса.

• Был разработан функционал по прогнозированию выручки по сделке на базе смарт-процессов. К каждой сделке прикреплено несколько “Прогнозов выручки”:

К каждому “прогнозу выручки” прикреплено несколько “распределений выручки” на сотрудников компании. Для того, чтобы не было ошибок при распределении выручки и конвертировании значений из одной валюты в другую, было разработано приложение для распределение выручки между сотрудниками компании.

Приложение контролирует, чтобы было распределено 100% плановой выручке по данной сделке. Кроме распределения выручки в процентах между сотрудниками, приложение осуществляет расчет суммы, которая будет учтена для того или иного сотрудника.

Добавлены окна подтверждения действий пользователя, а также вывод сообщения об ошибках.

При расчете суммы происходит автоматическая конвертация валюты из иностранной валюты в рубли.

Конвертация происходит на основании текущего актуального курса валюты, который автоматически загружается на портал. Кроме того, на портале хранятся исторические курсы валют, которые позволяют рассчитывать сумму в рублях на дату получения выручке по сделке, а не на текущий актуальный курс.

Так как один Контакт в CRM может участвовать в нескольких Cделках одновременно, важно понимать, какова роль, того или иного контакта, в конкретной сделке. Для этого была добавлена сущность “контакты клиента”, она позволяет хранить роль конкретного контакта в CRM в рамках текущей сделки.

Для регистрации коллабораций с клиентом был добавлен смарт-процесс Активности. В данной сущности менеджеры регистрируют все активности с клиентом (встречи, созвоны, письма, звонки и т.д.). Для активности фиксируются следующие свойства:

•  сотрудники компании, которые были задействованы в данной встрече,

• текущий статус активности, 

• связанные с данной активностью CRM сущности,

• тип активности,

• плановая дата активности,

• тема активности,

• подробное описание активности.

При добавлении активности, которая связана с тем или иным CRM-объектом у него автоматически обновляется поле Дата последней активности. По нему можно понять как давно взаимодействовали с этим объектом.

Таким образом, разрозненные смарт-процессы стали функционировать как единое целое, повторя функционал, который был реализован в прошлой системе.

Кастомный тип поля в объектах CRM и Смарт-процессах.

Кроме того, был реализован свой тип пользовательского поля, который имеет составное значение.

Поле состоит из двух полей ввода. В первом поле выбирается раздел (группа), во втором выбирается элемент (значение). При выборе раздела (группы) во втором поле доступны для выбора только те элементы, которые принадлежат к выбранному разделу (группе).

При этом редактирование групп и элементов доступно в административной части портала в инфоблоке, к которому относится данное поле.

После внедрения бизнес получили CRM-систему со следующими возможностями:

1. Экспорт пользователей и структуры компании из корпоративной сети (служба каталогов Windows Server – Active Directory) в Битрикс24, распределение ролей и доступов для работы в CRM. Актуальное состояние поддерживается автоматическими синхронизациями.

2. 9 новых разделов CRM на основе смарт-процессов:

• планирование выручки и её распределение;
• маркетинговые активности;
• контактные лица клиента (для просмотра истории их участия в сделках) и др.

3. Использование кастомизированных справочников и карточек компании, лида, контакта, сделки для повышения качества данных о клиентах и их потребностях.

4. Собственные стадии квалификации лида, возможность на этапах квалификации включать его в планируемые маркетинговые активности или направлять предложения.

5. Сделка — это закрытый и многослойный проект со связанным сущностями: планы/прогнозы по выручке, управление её распределением и участниками проектной команды, активности и контакты с клиентом и др. Наши доработки позволяют выдавать права не только по стандартной системе CRM (жесткая иерархия ролей), но и дополнительно внутри таких сделок-проектов. Любой сотрудник, включенный в команду проекта, может получить права, идентичные правам ответственного за сделку.

6. Заказчик проводит активную работу с клиентами на всех стадиях сделки. Чтобы информация о взаимодействиях была систематизирована, хранилась в одном месте и была доступна в любое время, был разработан смарт-процесс «Активности». Все активности, касающиеся компании, хранятся в ее карточке. Их удобно просматривать в хронологическом порядке, анализируя точки контакта на пути к завершению сделки, повторным продажам и повышению лояльности клиентов.

7. Смарт-процесс «Маркетинговые списки» отвечает за маркетинговые коммуникации: рекламные кампании, мероприятия для клиентов, конференции, корпоративные события, опросы, рассылки, т.е. всё, что формирует информированность и лояльность. Процесс не имеет прямой связи с другими сущностями CRM, но опосредованного соотносится с компаниями и контактами. Основная задача процесса — сбор контактов в маркетинговые списки. Это позволяет отслеживать коммуникацию с клиентами, знать кто за неё ответственен, организовывать периодические рассылки.

8. В целях бюджетирования заказчик хотел использовать историю работы пользователей с сущностями Битрикс24: лидами, сделками, компаниями и т.д. Особенность здесь в том, что в команду проекта могут входить сотрудники разных отделов, а это требует учёта для правильного разнесения сумм сделки по отделам или построения прогнозов. Такая маркировка полезна не только при анализе работы команд над сделкой, но и для распределения других сущностей CRM по отделам любого уровня.

9. Контрагентами заказчика могут быть юридически связанные организации. Открывая карточку головной компании, сотрудники подразделений могут видеть какая работа ведется на уровне всего холдинга, а не только на уровне отдельных дочерних структур. Такая возможность позволяет работать со стандартной сущностью компании в Б24 под новым углом зрения, когда интерес клиента виден в целом.

Отзыв клиента:

Commonwealth Partnership [CMWP™] сотрудничает с ООО «Интернет-агентство ИНТЕРВОЛГА» с апреля 2022 года. Начало совместной работы связано с необходимостью перевода процессов коммуникации и управления из CRM Salesforce в альтернативную систему. За более чем 28 лет нашей работы накопилась большая база с клиентской информацией, сведениями о сделках, работе проектных команд и т.д. В результате произошедшей реорганизации пришлось в сжатые сроки переходить с зарубежной CRM-системы на отечественный продукт Битрикс24.

ИНТЕРВОЛГА была выбрана в качестве партнера, потому что имела опыт работы с СRM Saleforce, хорошо представляла её структуру, возможности и способы, с помощью которых можно обеспечить безболезненную миграцию.

Благодарим партнера за качественно проведенную работу по внедрению CRM в систему управления нашей компании. Интегратор обладает высоким уровнем экспертности в вопросе внедрения Битрикс24. Рекомендуем ООО «Интернет-агентство ИНТЕРВОЛГА» как надежного партнера для осуществления сложных ИТ-проектов.