Красота внутри: как РИВ ГОШ объединил 4000 сотрудников и автоматизировал HR, создав корпоративный портал в своём стиле

Корпоративный портал РИВ ГОШ на Битрикс24 — доказательство того, что сложная система с автоматизацией процессов может быть интуитивно понятной и красивой. Рассказываем, как удалось создать эстетичный цифровой офис в фирменном стиле компании, где легко адаптироваться и решать все рабочие вопросы.

Как устроен РИВ ГОШ и зачем ему корпоративный портал

РИВ ГОШ давно перестал быть просто сетью магазинов парфюмерии и косметики. Это огромный «организм» с сотнями точек по всей стране, собственной дистрибуцией, логистикой, производством и офисами в нескольких городах.

Если точнее — более 250 магазинов, главный офис в Петербурге, офисы в Москве и других регионах, тысячи сотрудников, из которых около 3 000 работают в рознице и ещё около 1 000 — в офисах и смежных подразделениях.

При таких масштабах отсутствие единой системы коммуникации — это хаос.

Раньше в РИВ ГОШ всё держалось на устных объявлениях, пятиминутках и email-рассылках. Расчётные листки? Где-то у бухгалтерии. ДМС? Узнаешь, когда пригодится. Справка? Попробуй пойми, в какой отдел идти. Информация терялась, задачи дублировались, а сотрудники часто не знали, к кому обращаться — в итоге решение небольших вопросов становилось сложным.

Так появился запрос на запуск корпоративного портала — центра притяжения для офиса, розницы, логистов, HR и ИТ. Команда поставила задачу: нужно пространство, в которое приятно зайти и где можно решить все рабочие вопросы.

Для реализации проекта выбрали интегратора «Эм Си Арт».

Почему Битрикс24: «конструктор» под свои задачи

Платформу искали максимально гибкую: нужна была система, которую можно подстроить под конкретные процессы компании — относительно быстро и без огромной армии разработчиков.

Так в игру вошёл Битрикс24.

Эта платформа оказалась идеальной для компании по трём параметрам:

— Гибкость. Порадовала возможность собрать своё решение буквально из «кубиков»: что-то на стандартных модулях, что-то дописать — и получить именно то, что нужно.

— Экономичность. Отказ от «тяжеловесных коробок» с кучей ненужных функций дал бюджету вздохнуть. Всё сделали с одним подрядчиком и без лицензий за десятки миллионов.

— Простота внедрения. Проект реализовала небольшая команда за относительно короткий срок. Это не «ERP-гигант», требующий годовых внедрений, а инструмент, созданный для бизнеса разного масштаба.

Что ещё было важно: возможность создать кастомный интерфейс в корпоративном стиле компании — сотрудникам, которые работают в сфере красоты, нужна эстетика.

Визуал, который вовлекает: почему внешний вид портала имеет значение

Для РИВ ГОШ стандартный интерфейс Битрикс24 оказался хорошей отправной точкой, но не финальным вариантом. Команда кастомизировала портал до мельчайших деталей — от цветовой гаммы до вида кнопок. В итоге получился брендированный портал, который органично вписался в корпоративную культуру.

Он стал «своим» — и офису, и рознице. Люди перестали воспринимать его как очередную «скучную» и сложную рабочую систему. Знакомый дизайн сильно повысил доверие и упростил вовлечение.

Не заставить, а заинтересовать: фишки, которые работают

Внедрение корпоративного портала Битрикс24 в РИВ ГОШ строилось не на жёстком администрировании, а на креативных идеях: искали триггеры, которые мотивируют людей активно интересоваться порталом.

«После создания уникального дизайна перед командой встала новая задача — заинтересовать тех, кто считал, что портал им “не нужен”.

Мы сознательно отказались от формального подхода и начали искать креативные способы вовлечения. Так родилась концепция простых и полезных сервисов, которые дают сотрудникам моментальную пользу: записаться на beauty-процедуры прямо с рабочего места, узнать остаток отпуска, получить копию полиса ДМС и многое другое.

Это дало отличный результат — практически каждый сотрудник хотя бы раз зашёл на портал, чтобы посмотреть, что там есть. Большинство продолжает активно пользоваться им ежедневно».

— Дмитрий Скориков, менеджер по развитию информационных систем.

Пароль от Wi‑Fi как привычка начать день с входа на портал

До запуска портала рабочие дни в главном офисе начинались одинаково: у ресепшена выстраивалась небольшая очередь. Люди подходили, чтобы спросить — какой сегодня пароль от Wi‑Fi? Он меняется ежедневно в целях безопасности, и этот процесс был для всех рутиной.

Когда компания перешла на Битрикс24, решили: спрячем пароль на портале. Чтобы его узнать, нужно зайти на портал через мобильное приложение по пути в офис. Это сработало как отличный первый триггер — простой повод заходить в систему каждый день.

Онлайн-запись к beauty-специалистам

В офисе РИВ ГОШ заботятся о комфорте сотрудников, и записаться на массаж или к косметологу можно прямо через портал. Форма записи простая и понятная, работает как сервис — привычный и быстрый. Это повысило не только комфорт, но и позитивное восприятие всей платформы.

Конкурсы и благодарности

Социальная жизнь компании тоже переехала на портал. Здесь проходят конкурсы, например — на лучшую детскую поделку, и сотрудники могут голосовать за участников. А ещё — отправлять благодарности коллегам за помощь. Всё это стало альтернативой привычным постам в соцсетях, только внутри компании и с фокусом на культуру признания.

Все важные сервисы — в одном окне

Заявка на пропуск для гостя? Понадобилось оборудование? Нужна справка? Всё делается прямо из личного кабинета. Интуитивный интерфейс подскажет, куда нажать и что заполнить. Не нужно писать письма, бегать по кабинетам или вспоминать, кто за что отвечает. Портал берёт всё на себя — заявка после заполнения автоматически улетает к нужному специалисту.

Личный кабинет: всё, что нужно под рукой

Внутри портала каждый сотрудник РИВ ГОШ видит не только набор общих разделов, но и персонализированную страницу — с учётом своей роли.

Сразу видно, кто за тебя отвечает

Первое, что бросается в глаза в личном кабинете — это блок с контактами. Кадровик, бухгалтер, ИТ-специалист — все нужные люди собраны в одном месте. Вопросы решаются быстрее, потому что сразу понятно, к кому обращаться.

Подарки — под контролем

Если у сотрудника есть дети, эта информация отображается в личном кабинете. Зачем? Чтобы компания не забыла поздравить ребёнка с Новым годом. Сотрудники чувствуют: о них действительно заботятся.

Из личного кабинета можно быстро попасть в Базу знаний и всегда найти нужный регламент или инструкцию. Это особенно важно для новых сотрудников, которые проходят адаптацию в компании.

Адаптация с заботой: как устроено сопровождение новичков

Найти и привлечь подходящего кандидата на должность — это только полдела. Важно, чтобы он почувствовал себя своим в команде, разобрался в процессах и вовлёкся в работу. В РИВ ГОШ подошли к этому основательно и сделали собственную систему адаптации внутри портала.

Три роли, одна цель

В адаптационном процессе участвуют сразу три роли:

• сам сотрудник,
• его руководитель или наставник,
• и HR.

Каждому — свои задачи и интерфейсы. Сотрудник видит чек-лист со всеми шагами, сроками и задачами. Наставник — отмечает выполненные действия, ставит задачи, помогает с ориентацией. HR — отслеживает весь процесс: где задержка, где нужна помощь, кто как вовлечён.

Персональный маршрут

Сценарий адаптации полностью автоматизирован. Новичку не нужно спрашивать, что делать дальше — всё расписано: от знакомства с отделом до подписания обязательных документов. Портал напоминает о дедлайнах, собирает статус по шагам и даёт понять, насколько гладко проходит адаптация через опросы.

Кастомизация под процессы компании

Система была разработана с нуля совместно с интегратором «Эм Си Арт». Всё построено на Highload-блоках, с собственными интерфейсами и логикой. Получилось гибко, понятно и масштабируемо.

Результат — меньше ручной работы для HR, больше вовлечённости со стороны наставников и высокая осознанность у новичков. Процесс адаптации стал прозрачным и управляемым.

Когда система работает на людей: цифры и эффект

Иногда о результатах лучше всего говорят цифры. В случае РИВ ГОШ — это реальные доказательства того, что портал действительно стал частью жизни компании.

На портал имеют доступ около 4 000 сотрудников из 85 городов России. Из них:

• 97% хотя бы раз заходили в систему;
• 60% заходят как минимум раз в неделю.

Особенно активно порталом пользуется офис, но и розничная сеть вовлечена — решают задачи, стандартные для всех сотрудников: расчётки, отпуска, заявки, ДМС и т.д.

Другие показатели успеха проекта:

• Время HR и бухгалтерии на рутинные процессы сократилось в среднем на 1 час в день;
• CSI (показатель удовлетворенности) по критериям:
  - Дизайн — 90%
  - Скорость работы — 83%
  - Удобство — 86%
  - Полезность (помогает решать рабочие задачи) — 82%

Средняя оценка удовлетворенности от использования портала — около 85%.

Эффект, который ощущается:

• Снижение нагрузки на HR и финансы. Автоматизация заявок и адаптации — всё это высвободило время и ресурсы.
• Рост лояльности. Портал стал частью корпоративной среды. Его дизайн и удобство — это отражение ценностей компании.
• Лёгкое вовлечение. Полезные сервисы и «бытовые» фишки (типа пароля от Wi-Fi) оказались сильнее любого приказа. Люди заходят, потому что хотят — а не потому, что обязаны.

В итоге получилось построить свою корпоративную систему, которая действительно работает. И главное — нравится людям.