CRM для НКО: отчеты в BI конструкторе Битрикс24 для программной работы НКО Берегиня

Благотворительный фонд «Берегиня» помогает в Перми и Пермском крае семьям с детьми с онкологией и другими тяжелыми заболеваниями на всех этапах: от диагноза до восстановления после лечения. Фонд оказывает не только материальную, психологическую и консультационную помощь, но также организует досуг для детей в больницах и мероприятия для семей в период ремиссии ребенка.

У фонда возникали вопросы: как отследить, сколько потратили на конкретную семью подопечных? как понять, в каких проектах участвовали члены семьи и кто из них был получателем помощи, а кто - заявителем? Фонд столкнулся с типичной болью программных НКО: данные о семьях, помощи и активностях разнесены по разным местам (письма, сделки, таблицы), а связи между членами семьи и оказанной помощью не видно.

Фонд сформулировал несколько конкретных запросов:

• Первый был направлен на персонализированную помощь и точечное управление каждым случаем. Координатору проекта требовалось видеть всю историю взаимодействия с семьей в одном месте, чтобы принимать взвешенные решения о дальнейшей помощи. Это позволяет понять реальную глубину вовлеченности семьи, увидеть, нуждается ли семья лишь в финансировании или в комплексном сопровождении, и работать с семьей как с единым организмом, отслеживая активность каждого ее члена.

• Второй запрос касался стратегического управления и аналитики. Руководству фонда были необходимы агрегированные данные для оценки эффективности работы, планирования бюджетов и развития ключевых направлений. Такой подход позволяет оценивать востребованность программ и гибко перераспределять ресурсы, выявлять «точки роста» для улучшения коммуникации, а также декомпозировать общую миссию фонда на конкретные измеримые показатели.

Мы создали систему семейных отчетов в BI Конструкторе Битрикс24. Добавили смарт-процесс "Семьи", связали контакты (родители, дети) с семьями и настроили три ключевых отчета:

Отчет 1 "Расходы на семью"

Показывает хронологию всех трат на конкретную семью по направлениям: адресная помощь, консультации специалистов, социальная помощь и др. Автоматически рассчитывается общая сумма потраченных средств на семью за выбранный период.

Отчет 2 "Участие семьи в проектах"

Детализирует, кто из членов семьи и когда участвовал в каких событиях и в какой роли - как получатель помощи или заявитель. Видно полную хронологию взаимодействия с каждым членом семьи.

Отчет 3 "Сводная активность семей"

Агрегирует данные: сколько всего событий у семьи, в скольких проектах участвовали, разбивка по каждому направлению работы. Идеально для руководства - сразу видно самые активные семьи и наиболее востребованные проекты.

Примечательно, что все отчеты обновляются автоматически после внесения изменений в карточки CRM, имеют удобные фильтры по датам и семьям, а также выгружаются в PDF одним кликом.

Теперь отчетность готовится быстрее и эффективнее (в терминах трудозатрат) примерно на 20%, так как теперь все данные в одной системе. Раз в квартал сотрудники получают задачу проанализировать траты, например, на авиабилеты – благодаря системе сведение таких данных сократилось с двух недель до одной.

Сотрудники фонда получили прозрачность расходов и целостную картину работы с каждой семьей. Руководство теперь видит эффективность программ и может управлять помощью системно, принимать решения на основе данных, а не интуиции.

Фонд «Берегиня» пришел к нам не просто за «учетом», а за инструментом стратегического управления и глубокой персонализации помощи. Эти отчеты позволяют перейти от реакции на проблемы к проактивному выстраиванию маршрута выздоровления для каждой семьи, делая помощь более целостной, эффективной и измеримой.

Отзыв клиента: 

Благодаря нашей совместной работе над Битрикс24 скорость подготовки аналитических отчетов по программе сократилась до одной недели с двух. Благодаря подробному обучению от команды Моста все сотрудники, в том числе и старшего возраста, регулярно используют отчеты.

Виталий Яшкин, руководитель программы БФ “Берегиня”