Рост продаж на 200% - Корпоративный портал Битрикс24 для мебельной компании

Клиент: Мебельная компания «Ренессанс»

Отрасль: производство мебели по индивидуальным проектам

«Ренессанс» — динамично развивающееся мебельное предприятие с численностью более 350 сотрудников . Компания специализируется на комплексном производстве мебели под заказ.

Основной канал продаж — B2B-направление : компания работает напрямую с дилерами. Продукция успешно поставляется не только по всей России, но и в страны СНГ.

Производственные мощности расположены в городе Кузнецк Пензенской области . Локализация производства, гибкие подходы к управлению и высокий контроль качества позволяют компании оперативно выполнять заказы и обеспечивать стабильно высокое качество продукции.

«Ренессанс» активно развивается и делает ставку на цифровую трансформацию: автоматизация бизнес-процессов стала важным шагом в сторону масштабирования и повышения эффективности.

До внедрения единой системы компания «Ренессанс» вела коммуникацию внутри отделов и с дилерами через мессенджеры и бумажные документы. Такой подход создавал массу неудобств:

• важная информация терялась или дублировалась;

• сроки обработки заказов росли;

• согласование между отделами занимало много времени и часто приводило к ошибкам.

Всё это замедляло процессы, снижало эффективность и увеличивало влияние человеческого фактора на выполнение заказов.

Цель проекта:

• минимизировать риски, связанные с человеческим фактором;

• сократить время работы над каждым заказом.

Клиент выбрал именно нашу команду, потому что мы уже имели успешный опыт автоматизации бизнес-процессов в мебельной отрасли. После нескольких встреч и детального анализа текущих процессов мы предложили единое решение — комплексная автоматизация на базе Битрикс24 .

Интересный факт: система у клиента уже была внедрена, но использовалась частично. Отдел продаж, маркетинг и руководство практически не задействовали её потенциал.

Для реализации проекта, мы определили первоочередные задачи

• Перевести все процессы работы с заказами в единую цифровую среду (Битрикс24);

• Подключить ключевые отделы: продаж, технологий, конструирования, снабжения;

• Настроить контроль качества выполнения заказов;

• Интегрировать Битрикс24 с 1С для автоматизации обмена данными.

Первым делом мы адаптировали Битрикс24 под специфику работы с дилерами. 

1. Настроили CRM - 3 воронки продаж (в одной воронке работают дилеры).
2. Создали комплекс бизнес-процессов для сделок, компаний, контактов (синхронизация сделок в разных воронках, контроль смены ответственного по компании, контакту, контроль смены этапа, формирование документов и т.д.). 
3. Подключили почту и написали код для обработки входящих сообщений по сценарию, удобному для клиента (когда из каждого входящего сообщения с определенных адресов создается лид, к лиду привязывается компания или контакт без дублирования, к лиду привязывается ответственный приемщик - в исходном варианте Битрикс24 по такому методу создает дубли на контакты и компании)
4. Для отдельной группы пользователей (Дилеры) создали индивидуальный шаблон портала - требуется для обработки заказов с ограничением видимости. Дилеры видят только сделки, Живую ленту, Чаты.

Отдел продаж начал оперативно принимать заявки и передавать их в производство.

Однако вскоре выявились сложности: большое количество уникальных заказов, разнообразие номенклатуры и необходимость точного согласования деталей между отделами затрудняли управление процессами.

Этап 2: Создание личного кабинета дилера

Чтобы упростить взаимодействие с партнерами, мы разработали личный кабинет дилера . Теперь заявки поступают через онлайн-форму, а каждая новая задача автоматически создаётся в Битрикс24 и закрепляется за ответственным сотрудником.

Это стало важным шагом к стандартизации коммуникации и снижению ошибок при оформлении заказов.

Этап 3: Интеграция с 1С и создание базы данных

Для повышения скорости обработки заказов мы реализовали двустороннюю интеграцию Битрикс24 с 1С. Вся информация о заказах синхронизируется в реальном времени. Дополнительно была создана внутренняя база данных заказов на сервере клиента.

Этап 4: Согласование новинок и контроль качества

Мы разработали удобный алгоритм согласования новых моделей перед запуском в производство — прямо в Битрикс24. Также был внедрён функционал контроля качества — руководство теперь может отслеживать работу сотрудников на всех этапах заказа.

Этап 5: Аналитика и обучение

Для оперативного принятия решений внедрили BI-аналитику — менеджеры и топ-менеджмент получают актуальные данные по заказам в режиме реального времени.

Для быстрого освоения системы мы создали онлайн-базу с обучающими видеоуроками . Это помогло минимизировать сопротивление сотрудников. Активная поддержка руководства и регулярные занятия позволили команде полностью перейти на новый функционал.

После завершения внедрения автоматизации с нашей стороны, Битрикс24 стал центральной частью ежедневной работы компании «Ренессанс». Все ключевые процессы теперь происходят в единой системе — от получения заявки до контроля качества выполнения заказа.

Основные результаты проекта:

• В 3 раза сократилось время обработки заказов сотрудниками.

• В 9 раз ускорилось согласование информации для дилеров.

• Продажи выросли на 200% за счёт повышения оперативности и прозрачности взаимодействия.

Компания активно задействует весь настроенный функционал:

CRM — используется отделом продаж для управления контактами, сделками и этапами продаж. Вся история взаимодействий с клиентом хранится в одном месте.

Задачи и проекты — позволяет эффективно распределять работу между отделами (технологи, конструкторы, снабженцы) и контролировать сроки исполнения.

Телефония и почта в CRM — вся коммуникация с клиентами фиксируется в системе, что помогает избежать потерь информации.

Совместная работа над документами — все технические спецификации, чертежи и комментарии по заказу находятся в карточке сделки. Это исключает путаницу и двойную работу.

BI-аналитика — руководство получает актуальные метрики по загрузке отделов, статусам заказов и другим важным показателям в режиме реального времени.

Примеры использования:

• Дилер оставляет заявку через личный кабинет , она автоматически создаётся в Битрикс24 и закрепляется за менеджером.

• Отдел продаж формирует коммерческое предложение и отправляет его клиенту прямо из CRM.

• Заказ передаётся технологам и конструкторам через задачи и чаты внутри системы.

• На всех этапах за соблюдение сроков и качества следят с помощью контрольных чек-листов и напоминаний.

Сложности внедрения и как их решили

Первое время сотрудники сопротивлялись переходу на новую систему. Многие привыкли работать через мессенджеры и бумажные заметки. Однако благодаря последовательной политике руководства (работа только через Битрикс24) и серии обучающих видеоуроков , созданной нашей командой, освоение прошло быстро и без простоев.

Сегодня все ключевые отделы — продажи, маркетинг, производство и руководство — активно используют платформу в ежедневной работе.

Отзыв:

"Мы много лет сотрудничаем с компанией Smart Бизнес и можем смело рекомендовать их, как надежного партнера по автоматизации бизнес-процессов. Подход специалистов Smart Бизнес сочетает глубокое понимание специфики мебельного производства и практическую эффективность решений. Вместе мы успешно внедрили единую систему управления заказами на базе Битрикс24 — теперь вся работа прозрачна, управляема и выведена на новый уровень оперативности. Для нас это не просто автоматизация — это реальный драйвер роста и стабильности."

Генеральный директор мебельной компании «Ренессанс»