Как организовать рабочие чаты для бизнеса. Колонка Михаила Лапина, GOLOVOLOMKA

Как рабочая среда влияет на бизнес

Многие компании недооценивают, насколько важно выбрать правильную среду, где будет общаться команда. На деле корпоративный мессенджер может защищать бизнес от рисков, увеличивать его эффективность и удерживать талантливые кадры.

1. Защищает данные. Работать в публичных мессенджерах небезопасно. Мошенники крадут аккаунты, получают доступ к контактам, персональным данным клиентов и корпоративной тайне.

2. Организует работу команды. Сотрудники работают быстрее и не теряют концентрации, если их не отвлекают сообщения в нерабочих каналах. Им не приходится пролистывать длинную ленту, чтобы найти нужный диалог с коллегой. Корпоративный мессенджер избавляет от этого бардака.

Порядок в конечном итоге формирует особую культуру внутри компании. Когда у сотрудников есть удобное и безопасное пространство для общения, им проще делиться идеями и включаться в работу.

3. Удерживает сотрудников. Когда в мессенджере смешиваются личные переписки и рабочие задачи, сотрудникам сложнее отключаться от дел после трудового дня. Корпоративный мессенджер снижает давление на специалистов, помогает выстроить график: утром открыть рабочий мессенджер — то же самое, что «войти» в офис, закрыть программу вечером — закончить день.

Что такое современный корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер — сервис, в котором обмениваются сообщениями внутри компании. В нем общаются только коллеги и решают рабочие вопросы.

В рабочие чаты в мессенджерах можно перенести все разговоры коллег — это базовая возможность инструмента.

Многие разработчики предлагают больше функций. Связывают мессенджер и CRM в одной рабочей среде, добавляют дополнительную защиту, внедряют ИИ. На мой взгляд, такой мессенджер — современный полноценный бизнес-инструмент.

Элемент в пространстве для совместной работы

Когда специалист начинает рабочий день, он заходит в мессенджер. А дальше может открывать CRM, онлайн-документы, таск-трекер — и обычно это сторонние сервисы от другого разработчика.

Часто корпоративные мессенджеры «дружат» с внешними площадками. Это может выглядеть так: бизнес подключает таск-трекер к мессенджеру через API, и сотрудникам приходят уведомления в чатах, когда появляются новые задачи. Дела не теряются, но специалистам все равно приходится переключаться между платформами. Руководителям — следить, чтобы сотрудники зарегистрировались и работали во всех сервисах, а компании — платить за отдельные инструменты.

Другое дело, когда мессенджер и другие сервисы бесшовно связаны между собой в одной системе. Тогда инструменты дополняют друг друга. Какие плюсы у этого подхода:

1. Бизнесу нужно внедрить только одну систему. Встраивать цифровые сервисы в рабочие процессы может быть сложно. Важно учитывать детали, обучать команду, мотивировать сотрудников работать в инструменте. Когда сервис один, проходить этот процесс нужно один раз.
2. Команде не нужно выполнять двойную работу. Когда сервисов много, часто возникает путаница. Например, руководитель требует вести отчет в таск-трекере, соседний отдел просит заполнять таблицу, а команда передает внутренние статусы в мессенджере. В результате сотрудникам нужно сообщать одно и то же в нескольких разных местах. Если у компании одна рабочая среда, коллеги могут обойтись без этих «костылей».

Безопасный сервис с системой защиты данных

Безопасность компании начинается с защиты пространства, в котором вы работаете и общаетесь с коллегами каждый день. Какая система защиты должна быть у современного сервиса:

1. Вход по приглашению. Новые пользователи должны попадать в мессенджер, только если вы их пригласите. Хорошо, если администратор контролирует все доступы и следит, что в систему входят коллеги.

2. Двойная аутентификация. Это привычная опция, которая есть даже у публичных мессенджеров. Разница в том, как она выглядит — это может быть, например, код из СМС или push-уведомления. В Битрикс24 код можно получить только на мобильном устройстве через специальное приложение — так мошенникам крайне сложно перехватить шифр.

3. Шифрование данных. Все переписки, видеозвонки и файлы в корпоративном мессенджере надежно защищают от мошенников. Обычно для этого используют технологию сквозного шифрования (End-to-End Encryption) — то есть информацию кодируют на устройстве отправителя так, чтобы раскодировать ее мог только получатель. Человек со стороны прочитать данные не сможет.

Гибкий инструмент, который настраивается под задачи

Безопасность компании начинается с защиты пространства, в котором вы работаете и общаетесь с коллегами каждый день. Какая система защиты должна быть у современного сервиса:

Каналы и треды

Они нужны, чтобы структурировать общение по проектам, темам и отделам. Работает так: один участник канала пишет новое сообщение, а коллеги отвечают на его вопрос не в чате, а в комментариях к сообщению — или в треде. В результате разные обсуждения не пересекаются, а сотрудники могут быстро найти информацию в нужной ветке комментариев.

Видеозвонки

Коллеги могут начинать звонки прямо из чатов: сначала обсуждать вопрос текстом, а потом обговаривать нюансы на встрече.

В Битрикс24 тоже есть такая опция. Звонки можно проводить с компьютера и мобильного устройства, записывать и сворачивать видео. Для каждой встречи мессенджер создает отдельный чат, где сохраняется вся информация: история переписки, документы и резюме встречи.

Протокол видеозвонка собирает CoPilot Follow-up. Это AI-инструмент в Битрикс24, который автоматически изучает разговор и предлагает рекомендации: какие задачи можно поставить по итогам встречи и как улучшить общение команды.

AI-ассистент в мессенджере

Внутри Битрикс24 есть ИИ-помощник CoPilot. По умолчанию он работает на BitrixGPT 4.5 — модель не уступает ChatGPT‑4o, зато стоит на российской инфраструктуре.

CoPilot пишет тексты, может ставить технические задания и даже участвовать в мозговых штурмах. Чаще всего мы в команде используем именно последнюю функцию — удобно дать нейросети задачу и запрашивать идеи бесконечное количество раз.

Частые вопросы