Раньше предприниматели выдавали сотрудникам дубликаты своих электронных подписей, чтобы те заверяли документы в ЭДО от имени бизнеса. Например, чтобы бухгалтер подписывал декларации для ФНС от лица ИП. С 1 сентября 2024 года законодатели запретили так делать.
Вместо этого предложили компаниям оформлять сотрудникам квалифицированную электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность. В материале рассказываем, как работает такая доверенность, зачем нужна и как ее оформить.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это электронный аналог бумажной доверенности. МЧД определяет, как физлицо может действовать от имени бизнеса, когда заверяет документы онлайн, работает с госорганами и банками.
МЧД — это файл в формате XML. Руководитель один раз подписывает доверенность квалифицированной электронной подписью (КЭП), и тогда сотрудник может заверять документы от имени компании с помощью собственной КЭП физлица. Но только те бумаги, на которые распространяются полномочия из доверенности.
Пример. Иван — директор компании. Когда он в отпуске, кадровые документы подписывает начальник HR-отдела, Ирина. Для этого использует сервис ЭДО.
Иван оформил на Ирину машиночитаемую доверенность, поэтому она подписывает документы собственной электронной подписью. МЧД позволяет Ирине заверять, например, приказы о найме и увольнении, но запрещает работать с декларациями для ФНС.Машиночитаемую доверенность загружают в сервис электронного документооборота или в распределенный реестр ФНС. Система ЭДО автоматически считывает информацию из МЧД и подтверждает подпись сотрудника.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность
Бывает, что руководителю нужно передать часть своих задач подчиненным. Например, делегировать сотруднику всю работу в системе «Честный знак» — она нужна, чтобы производить и продавать маркированные товары. Компании обязаны подавать в «Честный знак» информацию о продуктах, и сделать это можно только через оператора ЭДО.
Другая ситуация: предприниматель хочет уйти в отпуск и передать часть своих обязанностей заместителям — в том числе полномочия подписывать кадровые и финансовые документы в ЭДО. Раньше в таких случаях компании могли выдавать сотрудникам дубликаты КЭП руководителей. У таких подписей есть уникальный шифр, который подтверждает, что именно владелец заверил документ. Для системы это выглядит так: «Иван Антонович Быков лично утвердил документ».
Этот вариант нес риски: специалист с дубликатом КЭП мог подписать любые документы компании — заявку на кредит, налоговую декларацию, договор с контрагентом.
Пример. Ирина решила заказать тренинг на всю компанию. Для этого подписала договор с подрядчиком на 1,5 миллиона рублей и заверила документ КЭП своего руководителя, Ивана. ЭДО зафиксировала: «Иван Антонович Быков лично утвердил договор».
После того как Ирина подписала документ, она рассказала о своей идее Ивану. Предприниматель пришел в ужас: у компании не было средств на дорогой тренинг. Однако отменить соглашения с подрядчиком не получилось — формально договор подписал директор компании. Ивану пришлось брать кредит.Что поменялось, когда ввели МЧД. Руководителям больше не надо передавать свою КЭП заместителям. Сотрудники могут заверять документы, которые входят в их зону ответственности, своей подписью физлица с машиночитаемой доверенностью.
МЧД определяет, как сотрудники подписывают документы онлайн. А CRM Битрикс24 — как специалисты общаются с клиентами и продают. Система принимает все входящие обращения, показывает, на каком этапе каждая сделка, и собирает статистику, как работает команда. Передайте Битрикс24 рутинный менеджмент и контролируйте все процессы без больших усилий.
Что должно быть в МЧД
МЧД содержит данные о доверителе и человеке, который будет подписывать бумаги от его лица. Эту информацию заполняют, когда создают доверенность. Вот что еще нужно перечислить.
Сведения о доверенности. Название, номер и срок действия МЧД. Первые два пункта можно сгенерировать автоматически или придумать самостоятельно. Срок большинство систем указывают сами — обычно это один год. Этот параметр можно изменить вручную, например, выдать бессрочную доверенность. Но безопаснее ограничивать время и выпускать новую МЧД при необходимости.
Данные доверителя. Для юридического лица это ИНН, КПП, ОГРН, название, а также адрес, ФИО и СНИЛС руководителя. Для ИП — ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
Данные представителя. Это информация о сотруднике — ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН.
Полномочия представителя. Их можно выбрать из классификатора на сайте ФНС или в сервисе ЭДО либо ввести вручную.
Как оформить машиночитаемую доверенность
МЧД бесплатно оформляют в сервисе ЭДО либо на сайте ФНС. Вот как это сделать за четыре шага:
- Создать МЧД в своем ЭДО либо заполнить форму на сайте ФНС. Указать данные, о которых мы говорили в предыдущем разделе. Сервис или налоговая сами сформируют и пришлют файл.
- Подписать доверенность квалифицированной электронной подписью директора (УКЭП).
- Загрузить подписанную МЧД в распределенный реестр ФНС или сохранить в системе ЭДО своей компании.
- Обозначить в сервисе ЭДО, какие документы нельзя подписывать без доверенности.
После этого система электронного документооборота разрешит сотрудникам подписывать только те документы, которые вы указали в доверенности.
Как и зачем передоверять МЧД
Директор компании может выписать доверенность кому угодно. А вот у руководителя отдела или команды нет права без согласования предоставить полномочия подчиненному. Для этого ему нужна МЧД от директора с правом передоверия. Что в ней указывают:
- Возможность передоверия.
- Ссылку на исходную, родительскую МЧД. То есть на файл, который подтверждает право сотрудника передавать полномочия. Указывают номер доверенности, дату выдачи и данные доверителя.
- Полномочия, которые передаются по передоверию.
- Разрешено ли дальнейшее передоверие.
Передавать полномочия можно двумя способами:
Прямая схема. Директор выдает МЧД с передоверием одному сотруднику. Например, главному бухгалтеру. Тот получает право передоверить полномочия дальше и может выдать сколько угодно доверенностей уже без директора. При этом рядовые сотрудники не смогут передавать полномочия по цепочке.
Цепочная схема. Директор выдает МЧД одному сотруднику и дает ему право передоверить полномочия дальше. Тот передает ответственность следующему работнику, тот — еще одному и так далее. При такой схеме каждый следующий специалист получает МЧД на основании предыдущей, родительской доверенности. Если одну из них в цепочке отозвали или у нее истек срок действия, все остальные МЧД тоже перестают действовать.
Доверенности помогают руководителю делегировать дела и освобождать время на стратегические задачи. Чтобы еще лучше справляться со всей ответственностью, мы подготовили специальный чек-лист. Он поможет сохранить силы и внимание, даже когда дни расписаны по минутам.
FAQ
Проверка нужна, например, когда вы подписываете договор с новым контрагентом. В этом случае лучше убедиться, что у представителя компании есть полномочия, чтобы договариваться с вами. Если вы подписываете договор сервисом электронного документооборота, система сама проконтролирует, есть ли доверенность в базе или в реестре ФНС и совпадают ли данные в МЧД, документе и подписи.
Если же контрагент прикрепил файл вручную, проверять доверенность придется самостоятельно. Проверить МЧД можно через налоговую. Для этого:
- Перейдите на сайт распределенного реестра ФНС России.
- Введите номер машиночитаемой доверенности и два ИНН — доверителя и представителя.
- Просмотрите карточку доверенности. В ней будет информация о доверителе и представителе, срок действия и статус доверенности.
- Сверьте данные из карточки с оригиналом МЧД.
- Проверьте, не отозвана ли доверенность и действителен ли срок ее действия.
Проверка через ФНС самая надежная и удобная. Но также проверить МЧД можно через «Госуслуги». Однако сервис позволяет только сверить личные данные в доверенности и в электронной подписи. Просмотреть полномочия сотрудника и проверить, не истек ли срок МЧД, таким способом не получится.
Вот как проверить МЧД через «Госуслуги»:
- Откройте портал ФНС на «Госуслугах».
- Загрузите файлы, которые нужно проверить.
- Посмотрите, что выдаст сервис.
Отозвать МЧД может только доверитель или руководитель, который действует без доверенности. Например, директор компании. Для этого нужно:
- Войти в систему, где хранится доверенность, — в распределенный реестр ФНС или сервис ЭДО.
- Найти нужную доверенность.
- Нажать кнопку «Отозвать» или «Отменить» напротив выбранной МЧД.
- Указать, почему вы отзываете доверенность.
- Подписать заявление квалифицированной электронной подписью доверителя.
- Дождаться, пока статус доверенности изменится на «Отозвано». Обычно это занимает максимум 12 часов.
Важно. Если у компании сменился руководитель, новый руководитель может отозвать старые МЧД и выдать новые.
Что в итоге
- Как выглядит машиночитаемая (электронная) доверенность — это файл в формате XML, аналог бумажной доверенности. Она нужна, чтобы сотрудники могли подписывать документы от имени бизнеса с помощью собственной электронной подписи физлица.
- МЧД содержит информацию о сотруднике и его полномочиях, дает ему право заверять некоторые документы.
- Оформить доверенность можно в аккредитованном сервисе электронного документооборота или на сайте ФНС. С 1 марта 2025 года все доверенности нужно вносить в реестр ФНС.
- Электронную доверенность можно прикреплять вручную к каждому подписанному файлу, но лучше — загрузить в сервис ЭДО или в специальный реестр ФНС. Тогда система будет учитывать полномочия и актуальность доверенности автоматически.
- МЧД может выдать только руководитель. Чтобы передавать права дальше по цепочке, нужна доверенность с возможностью передоверия.
