Как и зачем внедрять КЭДО в компанию
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Как и зачем внедрять КЭДО в компанию

Автоматизация

Внедрение КЭДО кажется несложной процедурой, но если все сделать не по правилам, можно получить штраф. В статье расскажем, зачем переводить документы в цифровой формат, и дадим пошаговую инструкцию, как сделать это грамотно и по закону.

Что такое КЭДО

КЭДО — это система для работы с кадровой документацией в электронном формате.

Работает так:

  1. В систему загружают электронный документ, например трудовой договор или приказ о премировании.
  2. Отправляют сотруднику — он получает уведомление.
  3. Сотрудник ставит электронную подпись, и сервис возвращает документ в отдел кадров.

Электронные документы — это не обычные сканы или фотографии, а обмен — это не пересылка по e-mail. В КЭДО документы обрабатывают и подписывают в специальных сервисах. Но не все — закон требует, чтобы сотрудники подписывали некоторые документы лично и на бумаге.

Какие документы подписывают в системе КЭДО

Документооборот в электронном формате появился в России в 2021 году. Его регламентирует сразу несколько законов: Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», Федеральный закон «Об электронной подписи» и Приказ Минтруда № 578н.

Что можно подписывать в КЭДО

Обязательно ли переходить на КЭДО

Нет. Внедрение электронного кадрового документооборота — добровольный выбор бизнеса. Вы можете вести учет по старинке. Но компании стали чаще переходить на КЭДО, когда появились цифровые трудовые книжки. А еще становится больше удаленных сотрудников: отправлять им документы курьерской доставкой или вызывать в офис ради одной подписи — долго и дорого.

Читайте также

Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
27 мая 2024

Зачем компании переходить на КЭДО

Потому что электронное делопроизводство — это удобно и выгодно:

1. Экономия времени. Чтобы подписать любой кадровый документ в КЭДО, потребуется пара минут. Сотрудникам не придется приезжать в офис и ждать руководство. А кадровые службы быстрее подготовят документы.

Пример. HR-специалист создает приказ о повышении сотрудника и отправляет его на подпись через систему. Сотрудник получает уведомление на рабочую почту — открывает документ, подписывает его электронно, система автоматически фиксирует подпись. Весь процесс занимает несколько минут.

2. Экономия денег. Не печатаете документы на принтере — сокращаете расходы на бумагу, краску, скрепки, файлы и папки. А еще экономите на курьерах и бумажных архивах.

3. Безопасность данных. По закону «Об архивном деле» приказы о приеме на работу, трудовые договоры, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы хранят не менее 50 лет. За это время бумажные документы могут потеряться или испортиться.

Надежнее использовать облачные хранилища. Электронные документы защищены системами шифрования — это обеспечивает конфиденциальность и сохранность данных.

4. Доступ к документам 24/7. Уточнить дату отпуска, получить справку из отдела кадров или оформить больничный можно в любое время, где бы сотрудник ни находился. Это очень удобно для сотрудников в командировках и тех, кто работает удаленно.

5. Прозрачный документооборот. Руководители видят, кто и когда составил или изменил документ.

Как перейти на КЭДО

Используйте нашу инструкцию:

Шаг 1. Подготовьтесь к переходу

Изучите кадровые процессы в компании, установите порядок внедрения КЭДО, определите требования к системе, сроки и составьте список документов, с которыми будете работать.

Необязательно переводить в «цифру» сразу все документы — начните с простых. Главное — знать, какие этапы согласования проходит каждый документ. Для этого опишите основные бизнес-процессы.

Так может выглядеть процесс согласования командировки:
1. Сотрудник создает заявку на командировку в системе КЭДО, подписывает ее ПЭП Простая электронная подпись → передает руководителю.
2. Непосредственный руководитель согласовывает заявку, подписывает ее ПЭП → передает в отдел кадров.
3. Сотрудник отдела кадров согласовывает заявку и выпускает приказ о командировке, подписывает его УКЭП → передает руководителю.
4. Руководитель подписывает приказ УКЭП Усиленная квалифицированная электронная подпись → передает сотруднику.
5. Сотрудник подписывает приказ.

Шаг 2. Выберите систему КЭДО

Работодатель самостоятельно выбирает, в какой системе вести учет. Есть два варианта:

  • Готовые решения. Выберите сервис, подходящий по функционалу и стоимости. Убедитесь, что система надежно защищает данные, и не используйте сомнительные программы.
  • Собственная разработка. Используйте этот вариант, если у вас нестандартные процессы в компании или нужно интегрировать ПО с уже существующими внутренними системами. На разработку может уйти несколько месяцев и несколько миллионов рублей, но потом не придется оплачивать подписку на сторонний сервис. А еще в таком случае все персональные данные будут храниться внутри компании.

При выборе системы учитывайте особенности бизнеса и кадровых процессов. Убедитесь, что платформа:

  • создает цифровые подписи;
  • надежно хранит электронные документы;
  • отслеживает пользовательские действия;
  • предлагает шаблоны документов.

Используйте CRM Битрикс24, чтобы подписать документы, зарегистрировать электронную подпись и перейти на КЭДО. Работа с документами, чаты, задачи — в рамках одного окна. Для всех, кто использует Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доступ к КЭДО будет бесплатным.

Битрикс24 КЭДО + Госключ
Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.
Узнать подробнее

Шаг 3. Выберите подпись

Есть три типа электронных подписей:

  1. Простая.
  2. Усиленная неквалифицированная.
  3. Усиленная квалифицированная.

Любую из них можно использовать в бизнесе. Какую именно и для каких документов — указано в законе «Об электронной подписи». Простую ЭП могут использовать самозанятые и физлица, а в остальных случаях нужна усиленная подпись.

Шаг 4. Сообщите сотрудникам о переходе и соберите согласия

Закон требует, чтобы компания уведомила сотрудников о переходе на КЭДО до его запуска. Для этого передайте сотрудникам письменное уведомление — достаточно подписи и даты.

Важно. Если сотрудник не подписал согласие, все документы с ним придется вести на бумаге.

Шаг 5. Разработайте локальные документы

Все подробности перехода на электронные кадровые документы есть в статье 22.2 Трудового кодекса РФ.

Для перехода на КЭДО нужны:

  1. Положение о переходе. В нем подробно опишите процедуру перехода и условия использования электронных документов.
  2. Приказ о переходе. В приказе важно указать всех ответственных за новый документооборот.
  3. Документ, который подтвердит, что сотрудники согласны на КЭДО и ознакомились с приказом и положением.
  4. Согласия сотрудников.

А если работаете с внешним подрядчиком, получите согласие на обработку и передачу персональных данных и согласие на использование цифровой подписи.

Шаг 6. Добавьте сотрудников в систему

Для этого выдайте им доступы к системе и пригласите в систему КЭДО. Подпишите с каждым сотрудником согласие на обработку, хранение и передачу персональных данных.

Что может пойти не так

Чаще всего работодатели сталкиваются с такими проблемами:

Проблема № 1. Нарушение процедуры перехода на КЭДО. Если не соблюсти все правила введения КЭДО, то подписанные документы не будут ничего значить.

Важно. Работодатель обязан под подпись ознакомить сотрудников с локальным нормативным актом в системе КЭДО. Если этого не сделать, то суд признает систему документооборота незаконной, так как она не соответствует единым требованиям Минтруда. Документы, подписанные сотрудниками, будут недействительными.

А еще используйте только проверенные сертифицированные системы и соблюдайте порядок внедрения КЭДО.

Проблема № 2. Отказ сотрудников переходить на КЭДО. В этом случае внедрить электронный документооборот во всей компании не получится, придется вести часть документов на бумаге.

Подготовьте сотрудников: покажите, как работает система, разработайте инструкции, расскажите о преимуществах. В инструкциях поясните, как зарегистрироваться в личном кабинете и создать электронную подпись. Если компания большая, запустите КЭДО сначала в одном из подразделений, а потом переводите всех.

Проблема № 3. Ведение электронных архивов. С бумажными документами архивирование работает так: туда передают только документы со сроком хранения свыше 10 лет, а остальные хранят в подразделении или в отделе кадров.

Для цифровых документов действует особый порядок. Их нужно хранить в электронном архиве — СХЭД. Он есть у Росархива, но вы можете организовать свой или поручить хранение оператору КЭДО. Главное, чтобы система выполняла такие требования:

  • соответствовала нормативным актам РФ;
  • взаимодействовала с государственными системами данных;
  • формировала и предоставляла отчеты о документах;
  • поддерживала обязательную аутентификацию и управление доступом;
  • обеспечивала поиск документов;
  • поддерживала электронные подписи;
  • сохраняла все действия пользователей.

Если работодатель неправильно хранит, комплектует и использует архивные электронные документы, его привлекут к административной ответственности. Штраф для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Частые вопросы

Зачем нужен КЭДО?

Компании подключают систему КЭДО, чтобы автоматизировать кадровые процессы, сократить расходы, упростить делопроизводство и защитить данные сотрудников.

Что нужно сделать, чтобы внедрить КЭДО?

Основные этапы внедрения КЭДО:

  • Опишите кадровые процессы компании.
  • Определите требования к системе.
  • Установите порядок внедрения КЭДО.
  • Составьте список документов, которые будут обрабатываться в новой системе.
  • Выберите платформу.
  • Подготовьте необходимые документы для внедрения системы.
  • Подготовьте сотрудников.
  • Получите согласие сотрудников на использование новой системы.
  • Подключите сотрудников к платформе.
  • Назначьте доступы.

Что в итоге

  • Электронный документооборот — это хранение, создание, обмен и подписание документов в электронном формате.
  • Компании самостоятельно решают перейти на кадровое электронное делопроизводство и выбирают платформу. Внедрение кадрового ЭДО пока необязательно.
  • Переход на КЭДО экономит ресурсы, ускоряет работу с документами и обеспечивает безопасность данных.
  • Для перехода на КЭДО разработайте внутренние нормативные акты, выберите вид электронной подписи, получите согласие от сотрудников.
  • Если перейти на КЭДО не по правилам, то документооборот будет незаконным, а компания получит штраф.

Автоматизируйте все бизнес-процессы в единой системе CRM
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще