Большие предприятия все время что-то закупают: сырье, топливо, оборудование. За тем, чтобы товары приходили вовремя, следит отдельный человек — директор по закупкам. Он договаривается с поставщиками, планирует бюджет, выстраивает систему поставок и помогает компании экономить.
В этом материале разбираем, что должен знать и уметь директор по закупкам и как составить должностную инструкцию для этой должности.
Кто такой директор по закупкам
Директор по закупкам — руководитель, который отвечает за то, чтобы компания получала нужные товары вовремя и по хорошей цене.
Специалист знает, какие ресурсы и оборудование нужны бизнесу для работы, ищет поставщиков и закупает продукцию. Ведет переговоры с подрядчиками и оформляет договоры.
Позицию директора по закупкам называют по-разному: директор по снабжению, руководитель отдела закупок или head of procurement. Главное, чтобы компания не путала эту роль с другими — с менеджером по закупкам или логистом. Вот в чем отличия:
| Должность | Что делает | Особенности работы |
| Менеджер по закупкам | Оформляет заказы, согласовывает заявки, проверяет счета. Работает по правилам, которые установил директор по закупкам | Следует готовым инструкциям, не принимает стратегических решений |
| Логист | Отвечает за доставку: строит маршруты, бронирует транспорт, следит за грузами | Не ведет переговоры и не выбирает поставщиков |
| Директор по закупкам | Формирует политику закупок в компании, общается с другими отделами и поставщиками | Управляет командой и контролирует процесс закупок: от поиска поставщиков до оплаты. Оценивает риски, принимает решения |
Каким компаниям нужен директор по закупкам
Пока компания небольшая, эту роль часто выполняет сам предприниматель. Ищет поставщиков канцелярии и компьютеров, договаривается с подрядчиками, занимается документами. Но когда бизнес растет, такой подход перестает работать: поставщиков становится больше, а времени у генерального директора — меньше. Тогда компании решают нанять или вырастить отдельного специалиста на позицию руководителя по закупкам.
Специалиста обычно ищут средние и крупные производственные компании, строительные фирмы, розничные магазины, клиники, отели, образовательные центры, рестораны и кафе. Во всех этих сферах сбои в поставках ведут к убыткам: завод без материалов не сможет выпускать продукцию, а врачи без лекарств — лечить пациентов.
Чем занимается директор по закупкам и снабжению
- Выстраивает стратегию закупок. Определяет, что, у кого, когда и на каких условиях будет закупать компания. Планирует объемы поставок, автоматизирует процессы, подбирает форматы работы: долгосрочные контракты, тендеры, разовые сделки.
- Работает с поставщиками. Налаживает отношения с ключевыми подрядчиками, оценивает их надежность, запускает тендеры, договаривается об условиях работы с партнерами.
- Управляет бюджетом. Участвует в финансовом планировании, считает, насколько выгодны закупки у разных партнеров, выбирает самые выгодные схемы поставок. Ищет, где компания может сэкономить.
- Разрешает сложные ситуации. Если поставки задерживаются, возникают ошибки в документах или меняется ситуация на рынке, директор ищет решение. Может договориться о новой отгрузке, заменить подрядчика или изменить договор с поставщиком.
- Управляет командой закупок. Руководит менеджерами, делит зоны ответственности, выстраивает процессы, следит за результатами и помогает сотрудникам развиваться.
Важно не терять фокус, даже когда все идет не по плану. Например, если партнер задерживает поставку или привозит не то, что нужно. Чтобы сохранять продуктивность в любых условиях, важно поддерживать порядок в делах. Если не знаете, как его навести, переходите в канал Битрикс24 за чек-листом по продуктивности.
Что должен знать и уметь директор по закупкам
Понимать логику бизнеса. Директор по закупкам должен видеть, как его решения влияют на ключевые процессы: производство, продажи, логистику, финансы. Так он сможет принимать правильные решения — когда и в каком объеме закупать ресурсы, на чем можно сэкономить, а где этого точно делать не нужно.
Пример. Директор по закупкам Андрей увидел, что завод заказывает упаковку для товаров по цене ниже рыночной, но подрядчик постоянно задерживает поставки. В результате компания, в которой работает Андрей, срывает доставку крупным клиентам и теряет партнеров.
Андрей предложил отказаться от старого поставщика и найти другого — пусть с более высокой ценой за упаковку, зато со стабильной логистикой.Работать с цифрами. Специалист изучает расходы на закупку, сравнивает предложения, следит за курсом валют и прогнозирует. Например, как изменятся цены на материалы, если в будущем вырастет курс доллара, и нужно ли увеличить объем закупок сейчас.
Директор должен понимать, как сэкономить на масштабных заказах и какие условия выгоднее сейчас и в перспективе: например, предоплата, опт или долгосрочный контракт.
Пример. Елена — директор по закупкам на заводе. Она заметила, что компания начала заказывать сырье и комплектующие оптом, крупными партиями. Но условия доставки остались прежними — как будто это срочные мелкие закупки. За каждую отгрузку приходилось платить по высокой ставке.
Елена пересчитала расходы и предложила поменять схему. Вместо разовых отгрузок ввести регулярные поставки с одинаковой ставкой. В результате расходы завода снизились на 10%.Разбираться в юридических тонкостях. Директору по закупкам нужно понимать, как составлять договоры и какие пункты прописывать: риски, штрафы, форс-мажоры, условия возврата. Этот навык также важен, чтобы разрешать спорные ситуации с подрядчиками.
Пример. Директору по закупкам Алексею нужно заключить контракт с новым поставщиком техники. Он проверяет договор и замечает: в документе не указано, как возвращать бракованное оборудование. В будущем этот недочет может дорого обойтись компании — подрядчик может не принять сломанную аппаратуру обратно или затянуть срок возврата.
Чтобы предупредить риски, Алексей настоял, чтобы в договор добавили, как происходит возврат товара. Через два месяца часть техники пришла с браком. Благодаря поправке в документе компания заменила оборудование быстро и без споров с поставщиком.Вести переговоры. Общение с подрядчиками — постоянная часть работы директора по закупкам. Нужно уметь удерживать позицию, аргументировать, задавать правильные вопросы, не соглашаться на условия, которые не подходят бизнесу. Но делать это так, чтобы выстраивать долгосрочные отношения с поставщиками.
Пример. Директор по закупкам Дмитрий получил письмо от подрядчика. В нем партнер сообщал, что поднимает цену товаров на 15%.
Дмитрий встретился с партнером и предложил сохранить ставку при условии, что его компания увеличит объем закупок и будет вносить предоплату. Предложение оказалось выгодным для обеих сторон — поставщик обеспечил себе стабильный поток заказов, а компания Дмитрия удержала выгодную цену.Управлять рисками. Директор по продажам оценивает риски и предупреждает их: ищет запасных подрядчиков, договаривается о поставке через другие каналы, страхует грузы. А еще — заранее продумывает поступления перед важными для бизнеса сезонами.
Пример. Директор по закупкам Ольга работает в компании, которая ввозит и продает товары из Турции. За несколько недель до новогодних праздников — высокого сезона продаж — ей написали из логистической компании. Подрядчик предупредил, что таможенное оформление займет больше времени.
Ольга решила не рисковать и запросила этот же товар у другого поставщика с доставкой через Казахстан. Резервная партия пришла вовремя, и компания не упустила высокие сезонные продажи.Пользоваться цифровыми инструментами. Директор по закупкам обычно применяет тендерные площадки, Excel, CRM и таск-трекеры. Цифровые решения нужны, чтобы автоматизировать работу с документами, заявками на закупки от других отделов и общение с подрядчиками.
Например, в Битрикс24 производственные команды могут указывать, какие материалы им нужны, а отдел закупок — автоматически получать задачи на канбан-доске. Директор по закупкам сможет следить, на какой стадии работа и где возникают проблемы, чтобы вовремя их решать.
Что должно быть в должностной инструкции директора по закупкам
Должностная инструкция закрепляет зону ответственности специалиста, определяет задачи директора по закупкам и устанавливает правила работы. Обычно в ней указывают:
- Общие положения. Кому подчиняется сотрудник, с какими отделами общается, какой у него должен быть опыт.
- Основные KPI. В инструкции описывают функционал директора по закупкам и цели его работы. Это может выглядеть как: «снизить расходы на 15%», «обновить список поставщиков».
- Права. Что может делать работник, например, участвовать в обсуждении бюджета, запускать тендеры или вносить предложения по смене поставщиков.
- Ответственность. Какими будут последствия ошибок и кто за них отвечает.
- Заключительные положения. Уточняют, когда начинает действовать инструкция и как ее меняют: по согласованию или с приказом. Закрепляют, что должностная инструкция — приложение к трудовому договору.
Ниже собрали пример того, как может выглядеть должностная инструкция для директора по закупкам. Вы можете скопировать и адаптировать пункты под свою компанию.
1. Общие положения
1.1. Директор по закупкам назначается и освобождается от должности приказом генерального директора.
1.2. Подчиняется напрямую генеральному директору.
1.3. Должен иметь высшее образование и опыт работы в сфере закупок не менее пяти лет.
1.4. В своей работе руководствуется законодательством РФ, внутренними регламентами компании и настоящей инструкцией.
1.5. Взаимодействует с отделами логистики, производства, финансов, маркетинга, юридической службой и другими подразделениями.
2. Должностные обязанности
2.1. Определять потребности компании в товарах и материалах.
2.2. Разрабатывать стратегию закупок и ежегодный план.
2.3. Искать поставщиков, запускать тендеры, собирать и анализировать коммерческие предложения.
2.4. Вести переговоры и заключать договоры на поставку.
2.5. Контролировать исполнение условий договоров, сроки поставок и качество продукции.
2.6. Оптимизировать затраты на закупки без снижения качества.
2.7. Вести отчетность, готовить презентации и доклады для руководства.
2.8. Управлять отделом закупок: распределять задачи, контролировать выполнение, проводить обучение сотрудников.
2.9. Участвовать в планировании бюджета.
2.10. Включаться в работу, когда начались непредвиденные проблемы с поставщиками или логистикой.
3. Права
3.1. Инициировать тендеры и выбирать поставщиков.
3.2. Запрашивать необходимые данные у других подразделений.
3.3. Подписывать документы в рамках своей компетенции.
3.4. Вносить предложения по корректировке бюджета и условий работы с поставщиками.
3.5. Привлекать внешних экспертов и консультантов при необходимости.
3.6. Участвовать в совещаниях и обсуждениях, которые касаются закупочной деятельности.
4. Ответственность
4.1. Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и внутренними документами компании.
4.2. Несет материальную ответственность в случаях, предусмотренных законодательством.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящая инструкция утверждена приказом № ___ от « » ______ 20__ года.
5.2. Изменения и дополнения в инструкцию вносятся по согласованию сторон и утверждаются приказом.
5.3. Инструкция является приложением к трудовому договору № ___ от « » ______ 20__ года.
Как найти директора по закупкам
Чтобы найти директора по закупкам, для начала важно определить, зачем вам специалист и какие задачи он будет решать. Возможно, нужен человек, который придет в готовый отдел и наладит работу: пересмотрит договоры, обновит список поставщиков, оптимизирует процессы. Или эксперт, который выстроит всю систему с нуля.
Чтобы сформулировать цель, разберитесь в деталях: что именно закупает компания, насколько важны поставки, какие у вас отношения с подрядчиками. Обратите внимание на особенности отрасли — возможно, нужен человек с медицинским образованием или опытом в строительной сфере.
Когда вы сформулируете все критерии, составьте портрет кандидата. Подробно опишите, какого человека вы ищете, а затем приступайте к поиску. Получить «идеального» директора по закупкам можно тремя способами:
Способ №1. Разместить вакансию на сайтах по поиску работы. Это привычные hh.ru, superjob.ru или другие сайты.
Способ №2. Попросить рекомендацию в профессиональных чатах по закупкам или на форумах. Например, на портале «Тендеры.ру». Также можно запросить контакты у знакомых предпринимателей.
Способ №3. Вырастить внутри компании. Если менеджер по закупкам хорошо знает процессы, ориентируется в документах и уже ведет переговоры, то в будущем он может вырасти до директора. Но ему нужно будет помочь: плавно давать больше прав и ответственности, отправить его на обучение или выделить наставника.
FAQ
Легче всего прийти в эту профессию из смежных сфер: логистики, операционного управления или финансов. Если нет опыта, то придется начинать с нуля и проходить весь путь от менеджера до руководителя и директора.
Понадобятся такие навыки: системное мышление, умение договариваться, знание финансов и навыки управления. Еще важно разбираться в логистике, понимать основы контрактного права, уметь работать с цифровыми инструментами.
Закон не обязывает компании составлять должностные инструкции. Однако лучше прописать должностные обязанности директора по закупкам, зоны ответственности и как решаются спорные вопросы с руководством и подчиненными.
Инструкция снижает риски: если возникнет конфликт, сразу будет понятно, кто несет ответственность и какие решения нужно принять. Например, директор по закупкам раскрыл тайну компании, и бизнес понес убытки. В этом случае гендиректор может уволить сотрудника — и взыскание будет не по личным мотивам, а по условиям должностной инструкции и трудового договора.
Средняя зарплата директора по закупкам в России — 229 тысяч рублей. Но эта сумма не учитывает премии и надбавки за выполнение KPI.
Что в итоге
- Директор по закупкам — специалист, который отвечает за бесперебойные поставки сырья, оборудования или других товаров, которые необходимы компании. Обычно его нанимают средние и крупные предприятия.
- Что делает директор по закупкам: продумывает график поставок, управляет поставщиками, работает с бюджетом, руководит командой, решает спорные ситуации с подрядчиками.
- Директор департамента закупок должен понимать, как устроена компания и как рассчитать бюджет на поставки, разбираться в юридических документах, вести переговоры и уметь работать с рисками.
- В должностной инструкции нужно прописать общие положения, в которых определены опыт и формат работы, иерархия и взаимодействие с другими отделами. Также указывают обязанности, права и ответственность.
