Самозанятые часто ведут дела в одиночку: общаются с клиентами, выполняют задачи и следят за выплатами. Все звонки, переписки и договоренности приходится держать в голове или записывать в заметки. Пока заказов немного, это работает. Но как только появляются несколько параллельных проектов, наступает хаос: забытые обещания, пропущенные звонки и срывы сроков.
Чтобы избежать проблем и стресса, можно подключить CRM. Сервис помогает держать все заказы и контакты в одном месте. В статье разберем, зачем самозанятому нужна CRM и как настроить программу под свои задачи.
Зачем самозанятым нужна CRM-система
Когда заказов и клиентов становится больше, трудно уследить за всем. С CRM легко упорядочить работу и держать процессы под контролем. Рассмотрим, в чем именно программа помогает самозанятым.
Сохранять клиентов
У самозанятых часто возникает проблема с хранением контактов и данных о заказах. Блокнот может потеряться, заметки — удалиться, а резервную копию создают далеко не всегда.
Количество клиентов может сильно различаться: у одних это пара постоянных заказчиков, у других — десятки новых заявок каждую неделю. Но в любом случае лучше хранить контакты в одном месте, ведь даже разовый клиент может вернуться снова.
Пример. Парикмахер Алексей переписывался с клиентами в мессенджере. При очередном обновлении приложения из него исчезли все диалоги. Так Алексей потерял запросы клиентов — когда они приходили за услугами, он с трудом вспоминал, о чем они договорились в переписке и что делали ранее. Встречи затягивались из-за повторения диалогов и множества уточнений.
После этого он понял, что хранить данные только в телефоне слишком рискованно, и завел CRM, где удобно вести карточки клиентов.Планировать работу
Каждый заказ состоит из множества шагов: нужно обсудить детали, подготовить материалы или инструменты, выполнить работу и передать результат клиенту. Кроме того, часто нужно отслеживать оплату, сроки и переписку по каждому этапу — легко что-то забыть и запутаться в делах.
CRM-система помогает упорядочить все процессы: в ней удобнее контролировать статусы задач и отслеживать коммуникацию с клиентами. Благодаря этому работа становится более организованной, а риск ошибок снижается.
Пример. Копирайтер Юля работает сразу с несколькими клиентами: пишет статьи для одного, готовит посты для Telegram у другого и редактирует тексты для личного блога третьего заказчика. Раньше она постоянно путалась в дедлайнах, забывала внести правки и присылала материалы с опозданием.
Когда Юля внедрила CRM, ей стало проще отслеживать задачи и расставлять приоритеты. Работу легче контролировать, сроки соблюдаются, а клиенты довольны результатом.Планировать поток заказов
У самозанятых бывают периоды, когда заказы валятся одновременно, а иногда день или неделя проходят почти без клиентов. Такой «скачущий» график мешает планировать дела и доходы.
С помощью CRM-системы можно отследить, какие заказы требуют внимания в первую очередь, и выполнить их. А в спокойные периоды можно просмотреть базу клиентов и подготовить коммерческие предложения для новых заказов. Так проще распределить задачи и использовать свободное время для подготовки к будущим проектам.
Пример. Летом фотограф Анна получает много свадебных заказов. В разгар сезона ей приходится одновременно обрабатывать десятки заявок. Раньше Анна буквально зашивалась, а часть клиентов оставалась недовольной из-за пропущенных сообщений или задержки ответов.
Теперь CRM отправляет автоматические сообщения заказчикам. В тексте Анна вежливо предупреждает, что видит все запросы, но с ответом вернется чуть позже. А еще CRM помогает фотографу четко планировать рабочий месяц: когда нужно ехать на фотосессию, обрабатывать материалы, подбирать референсы для пары и обновлять портфолио. Так Анна лучше распределяет задачи, меньше устает и даже успевает заглядывать в телефон, чтобы ответить на сообщения.Избавиться от рутины
Самозанятые тратят много времени на повторяющиеся задачи и ручное ведение записей — это мешает сосредоточиться на главной работе. CRM-система помогает автоматизировать рутину: отправляет напоминания, автоматически подставляет данные клиента в шаблоны сообщений и документов, фиксирует все обращения в одной базе.
Пример. Дизайнер Кирилл раньше вручную вел учет клиентов: записывал контакты в блокнот, там же фиксировал ТЗ для повторяющихся заказов, сам писал сообщения.
После внедрения CRM все данные сохраняются автоматически, письма отправляются прямо из системы, а однотипные задачи создаются по шаблону. Кирилл освободил время от рутины и теперь может спокойно взять в работу еще несколько проектов.Сохранять концентрацию и успевать больше становится проще, когда вы организуете работу правильно. В нашем Telegram-канале делимся советами, как справляться с многозадачностью, работать эффективнее и меньше уставать.
Какие задачи решает CRM для самозанятых
CRM помогает держать базы клиентов и задачи в порядке. Разберем подробнее, для чего нужна программа.
Упростить общение с заказчиками
CRM собирает все сообщения и звонки клиентов в одном месте. Можно подключить Telegram и другие мессенджеры, чтобы обращения из аккаунта сохранялись в системе. Она фиксирует историю переписок, звонков и заявок и показывает, на каком этапе находится работа с каждым клиентом. Когда заказов нет, легко пройтись по базе и отправить коммерческие предложения тем, кто давно не пользовался услугами.
Управлять проектами и задачами
В CRM можно создавать проекты, распределять задачи и отслеживать сроки их выполнения. Если работа ведется совместно с другими специалистами, система показывает, кто за что отвечает, и помогает контролировать прогресс.
Вести учет времени и расходов
Программа фиксирует, сколько времени уходит на каждый заказ и какие расходы связаны с проектами. Это помогает оценивать эффективность работы, планировать бюджет и видеть реальную прибыль.
Отслеживать результаты
CRM показывает общую картину работы: сколько заказов приходит, какие клиенты приносят больше дохода, какие услуги пользуются спросом. Система помогает увидеть закономерности и найти точки роста — например, какие проекты стоит планировать заранее, а какие предлагать чаще.
Как выбрать CRM-систему для самозанятых
Выбирайте готовую CRM-систему или остановитесь на той программе, которую можно настроить под ваши задачи. Второй вариант подойдет, если ваши процессы или услуги требуют гибкой настройки.
Что должно быть в CRM:
- Понятный интерфейс. Чем проще система, тем быстрее вы разберетесь в функциях и начнете работать.
- Бесплатный тариф. Обратите внимание на стоимость системы и наличие бесплатного тарифа. Часто базовых функций хватает, чтобы вести клиентов и задачи в одиночку. Когда количество заказов увеличится и вы созреете для найма команды, могут пригодиться дополнительные функции — тогда можно легко перейти на платный тариф.
- Необходимые функции. Подумайте, что важно именно вам: например, хранить контакты клиентов, вести задачи, отслеживать доход и расходы, создавать предложения. Не берите лишнее, что не будете использовать.
- Интеграция с другими сервисами. Проверьте, поддерживает ли CRM ваши мессенджеры, почту, календарь или облачные хранилища. Интеграции помогают экономить время и не терять данные.
- Мобильное приложение. Так вы сможете работать с клиентами и задачами на ходу — дома, на встречах или в дороге.
Если вы хотите попробовать CRM без лишних затрат и сложных настроек, можно начать с Битрикс24. У системы есть бесплатный тариф, мобильное приложение и все базовые функции для самозанятых: хранение данных клиентов, ведение сделок и проектов, отслеживание заказов и простая аналитика.
Как настроить CRM под свои потребности
Разберем, как внедрить CRM-систему, на примере Битрикс24.
Шаг №1. Зарегистрируйтесь и создайте рабочее пространство
Зайдите на сайт Битрикс24 и зарегистрируйтесь через телефон или e-mail. После регистрации у вас появится личное рабочее пространство с задачами и календарем.
Шаг №2. Выберите инструменты для работы
Чтобы CRM помогала в повседневной работе, подключите только те инструменты, которые вы будете использовать.
Перейдите в Настройки → Настройки Битрикс24 → Инструменты → CRM. Если понадобится, здесь вы сможете выбрать и другие доступные функции, например таск-трекер или сайт.
Шаг №3. Настройте пользовательские поля
Пользовательские поля — это место, где хранится вся информация о заказе и контактах. В стандартной карточке есть имя, телефон и e-mail, но можно добавить дополнительную информацию. Например, что заказывал клиент или какие есть особые пожелания.
Перейдите в CRM → Настройки → Настройки CRM → Настройки форм и отчетов → Пользовательские поля.доступные функции, например таск-трекер или сайт.
Шаг №4. Настройте воронку продаж
Воронка продаж помогает видеть, на каком этапе находится каждый заказ и что нужно делать дальше. В Битрикс24 можно настроить несколько воронок для разных типов проектов: например, одна для заказов кондитерских изделий, другая — для продаж мастер-классов.
Как создать воронку: CRM → Настройки → Настройки CRM → Воронка продаж.
Шаг №5. Интегрируйте систему с другими сервисами
Подключите к CRM мессенджеры и почту. В Битрикс24 это делается через Настройки → Интеграции → Каталог приложений. Так вся коммуникация с клиентами, сделки и файлы будут в одном месте.
Шаг №6. Протестируйте CRM
Прежде чем внесете все проекты, опробуйте CRM на одной задаче. Например, добавьте в систему заявку от клиента. Проверьте, удобно ли создавать карточку, ставить сроки, получать уведомления и фиксировать этапы работы. Так вы поймете, как работает интерфейс, и сможете исправить возможные сложности.
Шаг №7. Перенесите всю работу в CRM
После того как вы протестировали систему и проверили удобство интерфейса, перенесите все текущие проекты, клиентов и задачи в CRM. Так вся работа будет в одном месте, и вы сможете легко следить за заказами и сроками.
Шаг №8. Оцените результаты
После первых недель работы проанализируйте, как система помогает управлять заказами. Сравните, быстрее ли вы выполняете задачи, меньше ли ошибок и проще ли отслеживать клиентов. При необходимости корректируйте этапы воронки, поля в карточках или шаблоны сообщений, а также подключайте дополнительные функции, чтобы CRM полностью соответствовала вашим потребностям.
Частые вопросы
Да, есть CRM для самозанятых, в которых можно работать бесплатно. Например, Битрикс24. Обычно в них можно хранить контакты, фиксировать заказы и управлять проектами — этого достаточно для самозанятого.
Даже на бесплатном тарифе вы можете упорядочить работу, следить за сроками и не терять клиентов. Если позже понадобятся дополнительные функции, всегда можно перейти на платный тариф.
Да, даже при небольшом количестве клиентов CRM помогает держать все под контролем. В системе удобно сохранять контакты, следить за заказами и сроками, чтобы ничего не забыть.
Кроме того, CRM с самого начала создает базу для роста. Когда клиентов станет больше, вам не придется переносить данные вручную или вспоминать детали заказов. Даже маленькая база помогает экономить время и работать спокойнее.
Что в итоге
- CRM помогает навести порядок в работе с клиентами и держать все заказы в одном месте. Система показывает, на каком этапе находится каждая сделка, какие клиенты требуют внимания, и помогает сосредоточиться на действительно важных делах.
- Перед выбором CRM важно понять, какие ваши задачи она должна решать. Это поможет подобрать сервис с нужным набором функций.
- Чтобы CRM-система для самозанятых работала эффективно, нужно настроить систему под свои задачи, интегрировать с мессенджерами, почтой и другими сервисами, добавить существующие контакты и протестировать на задаче. После этого можно полностью запускать работу, чтобы все процессы шли упорядоченно.
