CRM для аренды: как управлять недвижимостью
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

CRM для аренды: как управлять недвижимостью

6 мин
142
CRM

Риелторы ежедневно сталкиваются с рутиной. Подбирают и показывают объекты, оформляют документы. Когда базы клиентов и квартир ведут в табличках, есть риск что-то забыть или ошибиться. Например, отправить подборку уже занятых объектов, вовремя не продлить договор.

Упорядочить работу поможет CRM. В статье расскажем, что это такое и как агентству по аренде недвижимости выбрать подходящую.

Что такое CRM-система

CRM — это программа, которая помогает вести клиентскую базу, наладить работу над задачами внутри и между отделами.

Систему внедряют, когда заказов становится много и записывать их дальше в блокноте неудобно или сложно. Или когда штат вырос и нужен единый канал связи.

CRM бывают универсальные и отраслевые, то есть предназначенные для задач конкретного бизнеса. Например, встречаются CRM для:

  • салонов красоты и клиник — для записи клиентов;
  • маркетплейсов — для складского учета;
  • доставок — для порядка в заказах;
  • IT — для ведения проектов.

Рассмотрим, какие функции должны обязательно быть в CRM для посуточной аренды квартир, и расскажем, как выбрать правильную систему.

Читайте также

CRM для агентства недвижимости
29 июня 2023

Как CRM помогает вести учет аренды

CRM-система для аренды нужна, чтобы держать базы клиентов и помещений в порядке. Вот что делает программа.

Показывает клиентский путь и направляет по нему. В CRM сохраняются звонки и заявки с сайта, из мессенджеров и социальных сетей. Риелтор обрабатывает запрос и дальше отмечает, на каком этапе сейчас работа. Например, указывает, что отправил подборку квартир или договор. Так он, его коллеги и руководитель видят, как двигается сделка. Если клиент долго не выходит на связь, риелтор заметит это в системе.

Поддерживает опрятность в делах. Когда у компании несколько десятков квартир или офисов и в штате разные риэлторы, немудрено запутаться. Сотрудник может предложить клиенту объект, который его коллега сдал в аренду на прошлой неделе. Или не включить в подборку квартиры, потому что базу давно не обновляли. В CRM в карточках объектов указывают адрес, площадь, цену и другие параметры, даты брони или аренды.

Автоматизирует рутину. Риелторам часто приходится выполнять однотипные действия: напоминать, что срок аренды подходит к концу, заполнять договоры. Эти действия возьмет на себя CRM для посуточной или помесячной аренды. Настройте ее, как нужно именно вам, и она сама перенесет информацию из заявки в шаблон договора или отправит предложение продлить срок.

Готовит отчеты. CRM соберут информацию по выручке, задолженности, свободным квартирам. Данные можно посмотреть за день, неделю, месяц. Так руководитель будет в курсе, что происходит в компании.

Помогает сохранять порядок в бизнес-процессах, когда компания растет. Агентство может не только сдавать квартиры в аренду, но и продавать. Тогда недвижимости и клиентов станет больше. Чтобы информация не терялась, в CRM создают разные вкладки, например, «Аренда», «Продажа», «Оформление ипотеки».

В Битрикс24 вы увидите, сколько запросов в обработке, на какой стадии, кто ведет клиента. Менеджерам больше не придется работать с электронными таблицами: все заявки будут сохраняться в CRM. Система напомнит риелтору вовремя позвонить клиенту, сама отправит сообщение или ссылку на оплату.

Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно

Как выбрать CRM для аренды

Выбирайте готовую CRM для сферы недвижимости или ту, которую можно «подогнать» под ваши задачи. Что должно быть в программе:

  • возможность вести базы клиентов и объектов — в карточках будет информация об арендаторе, параметры объекта;
  • электронный документооборот — сможете заполнять и согласовывать договоры, выставлять счета прямо в системе;
  • интеграция с приложениями — электронной почтой и другими каналами коммуникации, «1С», сайтом и прочими сервисами компании;
  • мобильное приложение — в нем риелторы добавляют информацию о сделке, даже когда находятся вне офиса;
  • аналитика — чтобы изучать результаты сотрудников, рекламных кампаний.

На рынке десятки предложений с разными тарифами. Сравните цены на лицензии, подписку, настройку, обучение, ежемесячное обслуживание.

Совет: прежде чем оплачивать подписку на долгий срок, подключите тестовый тариф и попробуйте CRM в деле.

Иначе, если программа не подойдет, придется потратить деньги и время на поиск замены.

Как внедрить CRM-систему для учета и автоматизации аренды

CRM можно внедрить самостоятельно, но понадобятся разработчики. Другой вариант — привлечь интегратора. Он выяснит ваши пожелания и настроит программу.

Что сделать до подключения:

  • Сказать, сколько человек будет работать с программой и какие у них обязанности.
  • Уточнить ваши потребности — объяснить подрядчику, зачем нужна система, какие проблемы должна решить.
  • Определить, что должно быть в системе. Например, модуль аналитики, автоматизации.
  • Дать список сервисов, которые нужно интегрировать с CRM.
  • Договориться с подрядчиком, кто обучит персонал работать в программе.
  • Оценить удобство интерфейса, попробовать самому сделать в системе что-либо. Например, заполнить карточку клиента.

Подробнее о том, как внедрить CRM, рассказали в статье.

Специалисты Битрикс24 подберут тариф под ваш бюджет, учтут количество сотрудников, проблемы и задачи. Подключат CRM и покажут, как в ней работать.

Делегируйте настройку CRM профи
Сертифицированные партнеры Битрикс24 грамотно интегрируют CRM в любой бизнес.
Узнать подробнее

Пример внедрения CRM в агентстве аренды недвижимости

Клиент. Компания «Аренда B2B» сдает площади в торговых и бизнес-центрах в Новосибирске.

Задача. Компания вела клиентскую базу в Excel, переписки и записи разговоров не сохраняли, а весь документооборот был на личных ПК сотрудников. Чем больше становилось заявок и площадей, тем очевиднее было, что в электронных таблицах агентству уже тесно.

Чек-лист: 10 шагов для успешного внедрения CRM
Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.
скачать бесплатно

Решения. Специалисты Битрикс24 перенесли базу контактов из Excel в CRM. Настроили все так, чтобы заявки с сайта и «Авито» попадали в нее автоматически и их не приходилось добавлять вручную, как раньше. Интегрировали телефонию, подключили корпоративные сим-карты. Так стало проще отслеживать звонки и записывать разговоры.

Что еще сделали:

  • Выстроили воронку продаж — оцифровали клиентский путь от заявки до сделки, сделали поля для контактов и описаний. Часть процессов автоматизировали. Например, если менеджер обрабатывает обращение и добавляет его из колонки с новыми лидами, сделка сама закрепляется за ним в CRM.
  • Перенесли базу объектов — сделали поля с характеристиками и адресами. Менеджер может прикреплять карточки объектов и арендаторов к сделкам.
  • Упростили работу с договорами — теперь руководители визируют и согласовывают документы в CRM. Ответственному менеджеру приходит задача продлить срок договора через полгода.

Результаты. Заказчик отметил, что в компании появилась единая среда, в которой сотрудникам удобнее общаться и работать.

База всех объектов теперь под рукой, менеджерам не нужно запоминать названия и характеристики. Работа с клиентами стала прозрачнее: обращения не теряются, повысилась скорость обработки заявок. Руководитель может посмотреть стадии сделки и результаты сотрудников, согласовать договор.

Полный текст кейса читайте по ссылке.

Что в итоге

  • CRM для аренды недвижимости помогает вести базу клиентов и объектов. Например, в карточках указывают сроки сдачи, контакты арендаторов, цены и характеристики помещений. В системе видно, на какой стадии сейчас сделка.
  • С CRM риелтор знает, когда, куда и какой арендатор заезжает, какие квартиры свободны, кому нужно отправить подборку объектов или договор.
  • В CRM должны быть функции аналитики, управления документооборотом. И убедитесь, что систему можно синхронизировать с вашими сервисами. Воспользуйтесь тестовым периодом, сравните тарифы разных компаний.

Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить CRM бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще