Стоматология: готовая CRM для стоматологической клиники

Любая клиника часто сталкивается с такими проблемами, как низкая доходимость пациентов, отсутствие системной работы с клиентской базой, невозможность принимать управленческие решения на основе данных, так как руководители не доверяют цифрам в отчетах. CRM-система действительно призвана решить эти проблемы, но из-за специфики стоматологического бизнеса классические воронки продаж часто становятся «обузой», так как требуют слишком много действий, а сотрудники дублируют информацию, которая уже есть в МИС (медицинской информационной системе). Именно поэтому мы разработали специализированное решение для стоматологий, которое поможет любой клинике повысить ключевые конверсии, оценивать эффективность и реальную загрузку сотрудников, а также снимать действительно качественную аналитику.

Посмотрите видео-обзор настроенной CRM и видео-обзор карточек, чтобы убедиться в удобстве системы. Ознакомьтесь с блок-схемой воронок.

Конечно, бизнес-процессы даже в одной нише могут отличаться, но используя наше приложение, гораздо проще начать работать в Битрикс24. Базовую версию можно адаптировать под вашу клинику, чтобы CRM стала неотъемлемой частью вашей работы. Для подключения интеграции МИС DentalPro, входящего трафика, обучения сотрудников, настройки индивидуальных отчетов и любых других корректировок системы свяжитесь с нами, будем рады вам помочь!

________________________________________________________________________

Приложение установит четыре воронки:

1. Приемы

Для чего нужна:

Воронка для обработки входящего трафика, фиксации всех записей и приемов (первичных и повторных), контроля прихода пациента.

Кто работает:

Колл-центр, администраторы.

Этапы:

Новая заявка. Все входящие обращения от новых клиентов с сайта, телефонии, мессенджеров, соцсетей.

Взято в работу. Менеджер, переводя сделку на этап, фиксирует заявку за собой, начинается звонок/переписка. Важно контролировать сроки взятия в работу, идеальная картина – этап «Новая заявка» пустой. Следующий шаг – записать пациента на прием.

Подбираем время. Согласование даты и времени визита.

Запись сформирована. Сформирована запись в МИС, в сделке указаны врач, услуга, филиал и время.

Прием подтвержден. Подтверждение приема за день до визита. Возможна настройка автоматического сообщения для подтверждения приема.

Пациент пришёл (успех). Администратор переводит сделку на этап, когда пациент пришел.

Пациент не пришёл (отказ). Отмечается причина отказа (неудобное время, передумал, дорого, обратился в другую клинику и т.д.).

2. База пациентов

Для чего нужна:

В воронке хранится база активных пациентов. Цель – проработка базы, инициация повторных приемов, фиксация повторных обращений. Рекомендуем подключить приложение «Автоматическая склейка дублей сделок» на этапах «База пациентов на лечении» и «База пациентов».

Кто работает:

Колл-центр.

Этапы:
База пациентов на лечении. Автоматически создаются сделки после успешного завершения сделки в воронке «Приемы» при условии, что в контакте есть отметка «на лечении». На этапе агрегируется база пациентов, которые проходят лечение согласно комплексному плану.

База пациентов. Автоматически создаются сделки после успешного завершения сделки в воронке «Приемы» при условии, что в контакте нет отметки «на лечении». На этапе агрегируется база пациентов, у которых пока нет подписанного комплексного плана лечения.

Требует обработки. Сделка автоматически переходит на этап при входящем обращении (звонок / сообщение / письмо) клиента из базы. Оповещаем ответственного менеджера о новом обращении от клиента.

Взято в работу. По аналогии с воронкой «Приемы» – менеджер фиксирует, что увидел обращение или же сам инициирует контакт с повторным клиентом. Выявление потребности.

Подбираем время (успех). Пациент готов записаться, создается копия сделки в воронке «Приемы».

Отказ. Пациент не готов посещать клинику, создается копия сделки в воронке «Подогрев».

3. Координаторы

Для чего нужна:

В воронку попадают пациенты, пришедшие первый раз на прием. Цель – составление и контроль подписания комплексного плана лечения.

Кто работает:

Координаторы.

Этапы:
База на проработку. Новый пациент, переданный координатору. Автоматически создаются сделки после успешного завершения сделки в воронке «Приемы» при условии, что пациент первичный.

Взято в работу. По аналогии с воронкой «Приемы» – координатор фиксирует, что увидел нового пациента на проработку и начал коммуникацию.

План составлен. Разработан комплексный план лечения.

План согласован. КПЛ проверен и утвержден главным врачом.

План презентован пациенту. Проведена встреча с пациентом, презентация лечения. Дожим до согласия.

Согласие получено. Координатор готовит договор и контролирует его подписание.

Договор подписан (успех). Пациент подписал договор.

Отказ. Пациент отказался от планового лечения.

4. Реанимация

Для чего нужна:

Воронка для возврата пациентов, которые не дошли до приёма или перестали ходить. Цель – выявление интереса для записи на прием.

Кто работает:

Колл-центр.

Этапы:

Отказники ни разу не были. Первичные пациенты, которые обращались в клинику, но не пришли на приём.

Отказники были у нас. Повторные пациенты, переставшие посещать клинику.

Проявил активность. Сделка автоматически переходит на этап при входящем обращении (звонок / сообщение / письмо) клиента из базы отказников. Оповещаем ответственного менеджера о новом обращении от клиента.

Взято в работу. По аналогии с воронкой «Приемы» – менеджер фиксирует, что увидел обращение или же сам инициирует контакт с клиентом. Выявление потребности.

Подбираем время (успех). Пациент готов записаться, создается копия сделки в воронке «Приемы».

Отказ. Окончательное завершение, пациент отказался окончательно.

Также отраслевое решение включает:

• Автозадачи на ответственного, подсказывающие следующий шаг по сделке.

• Автозадачи на руководителя, оповещающие о зависании сделки.

• Автоматизация (роботы) для перехода сделок между воронками, автоматического заполнения полей и др.

• Настроены карточки сделок и контактов. Посмотрите видео-обзор для ознакомления с карточками и адаптации полей для вашей клиники.

Поля сделки: название, сумма, клиент, ответственный, филиал (требует корректировки согласно вашей структуре – «шестеренка» -> «Настроить»), дата и время записи, услуга, лечащий врач, тип приема, комментарий, причина отказа, источник, дополнительно об источнике, utm-метки, даты переходов на этап (для фильтрации).

Поля контакта: фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, e-mail, ответственный, комментарий, дата последнего визита, количество визитов, ltv, на лечении.

________________________________________________________________________

Приложение «Стоматология: готовая CRM для стоматологической клиники» работает на всех коммерческих тарифах облачного Битрикс24 (Базовый, Стандартный, Профессиональный, Энтерпрайз).