CRM для event - агентств и организаторов мероприятий.

CRM УЖЕ НАСТРОЕНА И ГОТОВА К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

В такой высококонкурентной среде, как EVENT, необходима CRM-система, потому что Excel уже не справляется с поставленными задачами.

Данное решение помогает решить основные проблемы отрасли:
- как не потерять клиента,
- долгий цикл продаж (организация мероприятия может длиться слишком долго – полгода или даже больше, важно не потерять всю необходимую информацию и не упустить важные договоренности между агентством и заказчиком),
- неоднозначные желания клиента (процессе организации мероприятия клиент может либо забыть, о чем вы договаривались в самом начале, либо изменить свои пожелания, периодически напоминайте и согласовывайте с ним ключевые моменты запланированного мероприятия. Если что-то идет не так, тут же вносите изменения в текущий план действий),
- работа менеджеров (далеко не все сотрудники отделов продаж в event-отрасли стараются предоставлять качественный сервис, около 50% сотрудников "сливают" лиды, необходимо акцентировать внимание на работе менеджеров, чтобы не терять драгоценных заказчиков и постоянных клиентов),
- высококонкурентный рынок (сегодня у клиента большой выбор агентств по организации мероприятий, он может быстро переключиться на другую компанию, нужно быть лучшими, чтобы успешно конкурировать в этой отрасли),
- клиент не всегда понимает ценность вашей работы, но всегда ждет сервис, экспертность и профессионализм от организатора мероприятия.

Среди всех доступных вариантов на рынке CRM-систем, Битрикс24 лидирует по стоимости, простоте, удобству внедрения и использования, а также по возможности гибко подстроить под нужды компании.
Но с этим решением EVENT сфера получает готовую и настроенную под себя CRM-систему.

Что есть в СРМ?
5 рабочих сущностей:
Контакты, Компании и Товары - это справочные сущности (т.е. это наша база, наш список Контактов, Компаний и Товаров);
Лиды и Сделки - это сущности, в которых мы ведём работу, двигаем каждую продажу по этапам, от первого обращения до получения отзыва за отлично проведённое мероприятие.
Отчёты - это инструменты, которые позволяют увидеть общую картину по вашим продажам.
Роботы - это инструменты, которые позволяют автоматизировать вашу работу (авто напоминания на почту клиенту о вас, авто уведомления для вас и ваших сотрудников о важном деле, авто выставление задач, авто формирование документов).

Что будет настроено и адаптировано для вас?
Пользовательские поля для Сделок (количество гостей, тип мероприятия, площадка, тип Контакта, дата мероприятия - всё то, что нужно вам).
Статусы Лидов, Направления Сделок и Стадии Сделок (этапы поиска клиента, продажи и проведения мероприятия).

Что нам нужно узнать и записать о Контакте?
Кроме ФИО, телефона и почты, у нас должна быть возможность записать другие контактные данные: дату рождения, адрес, тип контакта (клиент, подрядчик, конкуренты), должность и привязку к компании (если это корпоративный клиент), а также комментарий об этом контакте.

Что нам нужно узнать и записать о Компании?
Кроме названия, телефона и почты, нужны сайт, адрес, реквизиты, тип компании (клиент, подрядчик, конкуренты), сфера деятельности, привязка к контактам, а также комментарий об этой компании.

Что нужно знать узнать и записать о Лиде?
Это начальная информация о клиенте и заказе: ФИО, телефон, почта, другие контактные данные, дата рождения, адрес, название компании, должность (для корпоративных клиентов), возможность привязать существующие в базе контакт и компанию, возможная сумма заказа, источник лида, а также комментарий об этом лиде.

Какие статусы Лида (этапы работы с ним)?
Для лида нам важно быстро определить наш это клиент и заказ или нет, поэтому стадии работы будут:
- Новый
- В обработке (ведётся работа, важность его для нас не определена)
- Успех (переводим лид в сделку, сохраняем в базе контактнов и/или компаний)
- Отказ (указываем причину: не наш формат, дорого, больше не актуально, другое)

Что нужно знать узнать и записать о Сделке?
Это полная и подробная информация о заказе: участвующие в сделке контакты и компании (кроме клиента, можно ещё привязать внешних подрядчиков), сумма заказа, товары (если необходимо), дата мероприятия, тип мероприятия (корпоратив, свадьба, детский праздник, День Рождения, другое), площадка, коммерческое предложение (файл), смета (файл) и комментарий к сделке.

Какие будут направления в Сделках?
В сделке мы должны провести клиента по всем этапам работы по конкретному заказу: от новой сделки до получения отзыва от клиента.
И тут этап организации и проведения мероприятия мы выделяем в отдельное направление, где будут свои стадии (этапы работы).
Таким образом, у нас будут два направления:
⁃ основное (назовём его «Продажа») - это направление будет доступно на всех тарифах вашего портала Битрикс24;
⁃ направление «Организация мероприятия» - это направление будет доступно на всех коммерческих тарифах Битрикс24.

Какие стадии Сделки (этапы работы) в направлении «продажа»?

⁃ новая сделка - бриф с клиентом.
⁃ коммерческое предложение - составляем и отправляем КП.
⁃ КП прочитано - на тарифах CRM+, Команда и Компания сделка автоматически переходит в эту стадию и приходит уведомление о прочтении письма клиентом.
⁃ заключение сделки - получаем согласие клиента, заключаем договор или проговариваем условия оплаты, получаем частичную или полную оплату, в случае отказа клиента можно перевести сделку в стадию провал.
⁃ организация мероприятия - на этом этапе переходим в направление «организация мероприятия» (на бесплатном тарифе ожидаем окончания мероприятия)
⁃ окончательная оплата - получаем окончательную оплату, собираем закрывающие документы.
⁃ получение отзыва от клиента - просим клиента оставить отзыв.
⁃ успех - завершаем сделку, планируем дату, когда снова связываемся с клиентом.
⁃ провал (дорого, не устроили условия, конфликт с клиентом, другое) - на эту стадию можно перевести сделку в любой момент.

Какие стадии Сделки (этапы работы) в направлении «организация мероприятия»?
⁃ переговоры с подрядчиками - поиск, обсуждение условий, заключение договоров, оплата авансов (аниматоры, ведущие, артисты, декораторы, фотографы, площадка для проведения и т.д.).
⁃ подготовка к мероприятию - репетиция или обсуждение программы со всеми участниками, распределение ролей и обязанностей.
⁃ проведение мероприятия.

Автоматизация работы (роботы, триггеры и бизнес- процессы).
Для лидов и сделок будут автоматизированы регулярные процессы - напоминания, уведомления, создание группы для проектной работы по мероприятию, но только на тарифах Битрикс24 CRM+, Команда или Компания.

Лиды должны быстро обрабатываться, поэтому
в статусе "Новый" и "В обработке" через 2 дня придёт уведомление для ответственного о том, что нужно поторопиться с обработкой.

Для сделки в направлении «продажа» будут работать такие роботы:
⁃ новая сделка - через 2 дня придёт уведомление для ответственного о том, что нужно поторопиться с обработкой,
⁃ коммерческое предложение - действует триггер о прочтении письма клиентом, после прочтения сделка переходит в следующую стадию
⁃ КП прочитано - сразу и через 2 дня придёт уведомление для ответственного о том, что нужно связаться с клиентом
⁃ заключение сделки - при переходе в эту стадию обязательными к заполнению станут поля Сумма сделки и Дата мероприятия, за неделю и за 3 дня до даты начала мероприятия придёт уведомление о нём.
⁃ организация мероприятия - при переходе в эту стадию обязательным к заполнению станет поле Ответственный за мероприятие, изменится направление сделки на «организация мероприятия».
⁃ окончательная оплата - сразу и через 2 дня придёт уведомление для ответственного о том, что нужно связаться с клиентом.
⁃ получение отзыва от клиента - сразу и через 2 дня придёт уведомление для ответственного о том, что нужно связаться с клиентом.
⁃ успех - придёт уведомление для ответственного о том, что в контакте из этой сделки нужно запланировать дату следующего звонка.
⁃ провал (дорого, не устроили условия, конфликт с клиентом, другое) - уведомление руководителю ответственного о провале сделки.

Для сделки в направлении «организация мероприятия» будут работать такие роботы:
⁃ переговоры с подрядчиками - ответственным за сделку становится Ответственный за мероприятие, создаётся группа по этой сделке, в которой будет осуществлена проектная работа с задачами по этому мероприятию, за неделю и за 3 дня до даты начала мероприятия придёт уведомление о нём.
⁃ подготовка к мероприятию - за неделю и за 3 дня до даты начала мероприятия придёт уведомление о нём, в день мероприятия сделка перейдёт на следующую стадию.
⁃ проведение мероприятия - через день после даты начала мероприятия сделка перейдёт в направление «продажа» на стадию  окончательная оплата.

Это решение будет работать на всех тарифах Битрикс24:
- на тарифе "Бесплатный" будут настроены карточки сущностей Контактов, Компаний, Лидов и Сделок; будет доступна воронка продаж для Лидов и для Сделок в направлении "Продажа";
- на тарифе "Задачи+" будут работать возможности приложения для тарифа "Бесплатный";
- на тарифе "Старт+" будут работать возможности приложения для тарифа "Бесплатный" + будет доступна воронка продаж для Сделок в направлении "Организация мероприятия";
- на тарифе "СРМ+" будут работать возможности приложения для тарифа "Старт+" + будут доступны роботы и триггеры для Лидов и Сделок во всех направлениях;
- на тарифе "Команда" и "Компания" будут работать возможности приложения для тарифа "СРМ+" + будут создаваться группы для проектной работы по мероприятию после успешного закрытия Сделок в направлении "Продажа".


Текущая версия приложения разработана специально для event - агентств и организаторов мероприятий.

Доработать более детально под запросы клиента и провести обучение можно в индивидуальном порядке:

nvk.bitrix24@gmail.com

Подробнее об интеграторе: https://nvk.bitrix24.site