Как выбрать КЭДО: сравниваем лучшие системы и решения

Что такое КЭДО

КЭДО — это система кадрового электронного документооборота, которая позволяет создавать, согласовывать, подписывать и хранить кадровые документы в цифровом виде.

Система КЭДО связывает в единую цепочку все кадровые события: прием сотрудника на работу, перевод в другой отдел или на другую должность, увольнение, оформление отпуска или командировки. Каждый этап проходит по маршруту согласования, итоговый документ получает электронную подпись и отправляется в архив. КЭДО регулирует Трудовой кодекс с изменениями, которые внес федеральный закон №377, и федеральный закон №63 об электронной подписи.

Основа электронного документооборота — электронная подпись. Разные виды подписей обладают разной юридической силой.

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Это цифровой аналог подписи от руки, у которого такая же юридическая сила. Компания использует ее, чтобы подписывать документы со своей стороны. УКЭП можно получить в налоговой или в специальном удостоверяющем центре.
• УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Сотрудник может получить ее через приложение «Госключ» и дистанционно подписывать многие кадровые документы. При этом кадровый специалист должен убедиться, что УНЭП можно использовать для конкретного документа и это соответствует внутренним регламентам и требованиям законодательства.
• ПЭП — простая электронная подпись. Ее часто используют для внутренних кадровых документов компании, например заявлений на отпуск или служебных записок. Однако она подходит только при условии соглашения сторон и в рамках внутреннего регламента работодателя. Для ключевых документов может потребоваться УНЭП или УКЭП.

Зачем компании переходят на КЭДО

Электронный документооборот упрощает работу кадрового отдела. КЭДО используют для того, чтобы:

• Ускорить процессы. Компания согласовывает и подписывает кадровые документы онлайн за несколько часов. Специалист по кадрам видит каждый документ и его статус в режиме реального времени и вовремя напоминает о них сотрудникам.
• Упростить наем удаленных сотрудников. Сотрудники подписывают документы из любой точки мира с десктопа или в мобильном приложении. Компаниям с филиалами, вахтовым персоналом или удаленными командами не нужно ждать, пока специалист приедет в офис или получит документы по почте.
• Упорядочить архив. Отдел кадров хранит документы в электронном архиве с быстрым поиском, все файлы удобно структурированы и не дублируются.
• Сократить ошибки в документах. Сервис КЭДО подтягивает данные из учетных систем, проверяет документы перед подписанием и ведет их по маршруту согласования. Автоматизация сокращает количество ручной работы и снижает влияние человеческого фактора.
• Снизить расходы. Компания экономит на бумаге, печати, оплате курьерских доставок и аренде площади для хранения.

Что учесть при выборе сервиса КЭДО

Тому, кто выбирает КЭДО, нужно найти подходящее решение и не переплатить за лишние функции. Перед тем как рассмотреть топ КЭДО, определим критерии.

• Ключевые функции. Проверьте, что система позволяет полноценно вести в электронном виде основные кадровые события: приемы, переводы, отпуска, командировки, увольнения. Некоторые платформы автоматизируют только часть процесса: например, для командировки можно создать и согласовать заявление, но нельзя сформировать авансовый отчет.
• Дополнительные функции. Кроме базового документооборота, в сервисе КЭДО обычно есть личный кабинет сотрудника, мобильное приложение, архив и конструктор документов. Некоторые решения предназначены исключительно для документооборота, а в других есть дополнительные модули рекрутинга, адаптации сотрудников и HR-аналитики. Поэтому лучше определить потребности компании на ближайший год и выбирать систему с небольшим запасом в наборе функций.
• Сложные маршруты согласования. Если в вашей компании нестандартный маршрут согласования — параллельно участвуют разные отделы, несколько уровней подписей, сотрудники в разных часовых поясах — типовые настройки могут не подойти. Вам понадобится система с поддержкой сложных маршрутов согласования, которые можно кастомизировать.
• Интеграция с учетными системами. Большинство российских сервисов предлагает готовые модули для интеграции с «1С». Если бизнес использует нестандартные учетные системы, возможна интеграция через API, которая потребует дополнительной настройки. Для ряда компаний также важны интеграции с системами «Галактика», «БОСС-Кадровик» или с порталом «Работа в России» — некоторые сервисы предлагают готовые решения и для них.
• Варианты установки. Компания выбирает между двумя вариантами. Облачная модель — SaaSSoftware as a Service — программное обеспечение как услуга. Вендор размещает приложение на своих серверах, а пользователи получают доступ к нему через интернет по подписке., подходит для малого и среднего бизнеса. Она хранит сервис и данные в облаке и предлагает быстрый запуск по подписке. Локальная модель — On-PremiseOn-Premise — это классическая модель развёртывания IT-систем. Программное обеспечение и оборудование находятся в собственности компании и на ее территории, а не арендуются в облаке., подходит для крупного бизнеса и компаний с повышенными требованиями к безопасности. Она размещает систему на сервере компании и предоставляет полный контроль над данными.
• Стоимость. Заложите в бюджет не только стоимость лицензии, но и затраты на внедрение, обучение и поддержку. Большинство облачных систем предлагает тарифную сетку с разными модулями и поддержкой разного количества сотрудников. Запросите у вендора детальную смету — так вы сможете провести сравнение КЭДО по их стоимости.
• Техническая поддержка. Узнайте, насколько часто поставщик выпускает обновления, как быстро реагирует на проблемы, выделяет ли ответственного менеджера для внедрения. Уточните, можно ли дорабатывать систему своими силами или все изменения вносит сам вендор.
• Демоверсия. Запросите демонстрационную версию и проверьте базовые параметры: понятный ли интерфейс, как оформить любое кадровое событие, как настроить маршруты согласования.

Ниже — обзор КЭДО, в котором мы разбираем сильные и слабые стороны популярных решений и определяем лучшие КЭДО для разных компаний.

Сравнение популярных систем КЭДО

Рейтинг КЭДО-систем, которые чаще всего попадают в короткий список.

Битрикс24 КЭДО

Система закрывает все базовые сценарии КЭДО: кадровый специалист создает, согласовывает, подписывает, отправляет в архив и легко находит кадровые документы. Сервис интегрирован в общую экосистему Битрикс24, в которой сотрудники уже ведут финансовый учет и работают в CRM, управляют задачами, переписываются и проводят видеоконференции.

Битрикс24 КЭДО поддерживает интеграцию с приложением «Госключ». Это упрощает документооборот: сотрудники быстро подписывают документы со смартфона, при этом им необязательно получать УКЭП. Отдел кадров гибко настраивает маршруты согласования и права доступа, контролирует процессы на канбан-доске, а подписанные документы сразу попадают в архив или бухгалтерию.

Сервис поддерживает все виды электронных подписей и электронный архив. Кадровый специалист создает шаблоны документов, и это сокращает рутину и ошибки. Можно отправлять на подпись сразу несколько файлов, что особенно удобно при найме, когда в первый рабочий день сотруднику нужно просмотреть много документов.

HR-модуль для трудоустройства проводит кандидата по цепочке от согласия на КЭДО до подписания трудового договора. Система автоматически отправляет документы на каждом этапе, отслеживает, что новый сотрудник их подписал, и двигает карточку на следующую стадию.

Техническая активация модуля Битрикс24 КЭДО и первичное подключение к «Госключу» при наличии готовых данных может занимать от нескольких часов до дня. Однако полноценная подготовка — оформление локальных актов, получение УКЭП/МЧД, массовая привязка подписей, настройка шаблонов и обучение сотрудников — обычно требует нескольких дней или недель в зависимости от масштаба компании.

EmplDocs

КЭДО для крупных компаний, которые работают в экосистеме «1С». Платформа бесшовно встраивается в «1С» и имеет похожий интерфейс — данные с остальными сервисами экосистемы синхронизируются в режиме реального времени.

EmplDocs закрывает все потребности кадрового отдела большой компании:

• сложные маршруты согласования;
• автоматизированная подача заявок в личном кабинете сотрудника;
• конструктор документов с ИИ-ассистентом;
• портал кандидата для удаленного найма;
• HR-модули с аналитикой.

Система подходит организациям с высокими требованиями к безопасности — финансовому сектору, госкомпаниям. EmplDocs заточен под локальную установку с полным контролем над данными, однако можно работать и через облако.

Directum HR Pro

КЭДО-модуль в составе российской корпоративной экосистемы Directum. Сервис закрывает весь цикл кадровых процессов и поддерживает сложные маршруты согласования, которые можно настроить через визуальный конструктор без программирования. Решение совместимо с множеством учетных систем — «Парус», «Галактика» — и дополнительными кадровыми сервисами в экосистеме «1С». Доступен отдельный модуль для обучения персонала.

Платформа подходит крупному бизнесу с развитой IT-инфраструктурой. Directum HR Pro можно устанавливать локально или в частном облаке с высоким уровнем контроля над данными.

HRlink

Облачная система с тарифной сеткой для бизнеса разных размеров. Базовые тарифы для малых и средних компаний заточены под кадровый документооборот с типовыми маршрутами согласования, без дополнительных модулей и сложной аналитики. Для крупного бизнеса и государственных компаний вендор дорабатывает продукт по запросу.

HRlink поддерживает интеграцию с «1С», системой «БОСС-Кадровик» и другими учетными системами. Некоторые популярные модули — например, для онлайн-найма — недоступны для базовых тарифов.

VK HR Tek

VK HR Tek — модульная платформа для HR-задач от VK, которая включает модуль КЭДО. Платформа популярна среди компаний малого и среднего бизнеса, которые хотят быстро внедрить КЭДО и затем подключать дополнительные функции по мере необходимости. Базовый модуль закрывает кадровый документооборот с типовыми задачами и маршрутами согласований.

Интегрируется с «1С», системой «БОСС-Кадровик», Битрикс24. Для расширения системы доступны дополнительные модули: «Корпоративные документы», «График отпусков». При этом система ориентирована на типовые сценарии документооборота — глубокая кастомизация недоступна.

Saby Staff

В первую очередь Saby Staff подходит компаниям, которые уже работают в экосистеме Saby (бывший СБИС) с бухгалтерией и электронными документами. Система предлагает типовой набор функций для КЭДО и работает только через облако. При необходимости можно подключить дополнительные модули для рекрутинга и управления персоналом.

Для автоматизации отчетности сервис интегрирован с государственными системами — Росстат, СФР, ФНС. А еще платформа также интегрируется с «1С» и системой «БОСС-Кадровик».

«Контур.КЭДО»

Удобное облачное решение для компаний, которые уже работают с продуктами «Контура»: «Контур.Диадок», «Контур.Экстерн», «Контур.Персонал». Сервис предлагает типовой набор функций для кадрового документооборота с простым интерфейсом и базовой настройкой маршрутов согласования. Интеграция с «1С» доступна через встроенный модуль, интеграции с другими системами — через API.

EasyDocs

Облачная платформа для малого и среднего бизнеса с простыми кадровыми процессами, которая рассчитана на быстрое внедрение. Сервис разработан для кадрового документооборота со стандартным набором задач и типовыми маршрутами согласования. Сотрудники могут подписывать документы через мессенджеры и мобильное приложение, есть готовая интеграция с «1С».

Как подключить Битрикс24 КЭДО в своей компании

Подключение облачной версии Битрикс24 КЭДО занимает несколько часов и не требует IT-специалиста. Рассмотрим, как запустить сервис, который поможет сотрудникам подписывать документы через «Госключ».

Чтобы начать работать в Битрикс24 КЭДО, нужно зарегистрироваться в экосистеме Битрикс24 и выбрать один из тарифов — Стандартный, Профессиональный или Энтерпрайз.

Шаг 1. Подготовьте компанию

• Выпустите локальный нормативный акт о переходе на КЭДО. В нем фиксируют порядок работы с электронными документами, виды подписей и ответственных.
• Выпустите приказ о введении КЭДО.
• Получите письменное согласие каждого сотрудника на работу в системе КЭДО. Оно не понадобится от специалистов, которые устроились на работу после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа.
• Получите согласие на обработку персональных данных.

Чтобы подписывать документы от лица компании в электронном виде, руководителю нужно получить сертификат УКЭП на USB-носителе в налоговом органе или в удостоверяющем центре. А доверенному лицу надо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на подпись документов и получить УКЭП физического лица в одном из удостоверяющих центров.

Шаг 2. Подайте заявку в Битрикс24

Подайте заявку на подключение КЭДО в Битрикс24: введите ИНН, e-mail и телефон руководителя. После того как Битрикс24 одобрит заявку, в аккаунте откроется раздел «КЭДО».

Читайте подробнее в Поддержке24: Как подать заявку на подключение к Госключу.

Шаг 3. Создайте доверенность на «Госуслугах»

Чтобы компания могла отправлять документы сотрудникам через «Госключ», нужно получить API-ключ на «Госуслугах».

Сначала руководитель компании в разделе «Профиль организации» на «Госуслугах» создает отдельную машиночитаемую доверенность: на себя, если будет получать ключ самостоятельно, или на другого сотрудника, если делегирует эту задачу. Чтобы подписать доверенность, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Пройдите последовательность шагов на «Госуслугах»: профиль организации → «Ваши данные и возможности» → «Доверенности» → «Создать доверенность». Заполните данные о сотруднике, далее в поле «Выберите доверяемые действия» отметьте пункт «Госключ».

Шаг 4. Подключите пользователя к организации на «Госуслугах»

Далее сотрудника, на которого оформлена доверенность, нужно подключить в разделе «Технологический портал» — так «Госуслуги» понимают, что именно этот человек представляет компанию в системе Битрикс24.

Последовательность действий на сайте «Госуслуги»: профиль организации → «Доверенности и доступы» → «Группы доступа» → «Единая система идентификации и аутентификации» → «Технологический портал» → «Присоединить нового сотрудника».

Шаг 5. Получите API-ключ на «Госуслугах»

Зайдите на сайт «Госуслуг» для организаций по адресу partners.gosuslugi.ru → «Мои системы» → «Битрикс24» → «Добавить сотрудника».

Скопируйте ключ, который система создаст и добавит на имя сотрудника.

Шаг 6. Добавьте API-ключ в Битрикс24

Вернитесь в интерфейс Битрикс24. Перейдите в раздел «КЭДО» и выберите «КЭДО» → «Создать».

Начните заполнять первый демонстрационный документ: в пункте «Провайдер подписи» выберите «Госключ» → «Подключить» → «У меня есть API-ключ» → вставьте сохраненный ключ и нажмите «Подключить».

В появившемся пункте «Кто будет подписывать от лица компании» выберите сотрудника, на которого получен API-ключ. Теперь вы можете отправлять документы сотрудникам на подписание в приложении «Госключ».

Шаг 7. Установите приложение «Госключ»

Каждый сотрудник, который будет подписывать документы, должен установить мобильное приложение «Госключ» и авторизоваться через «Госуслуги» — это привязывает приложение к нужному личному кабинету. После входа приложение сгенерирует сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), подходящей для подписи кадровых документов, а в приложение будут автоматически поступать документы на подписание.

Шаг 8. Подпишите первый документ

Руководитель или его доверенный подписывает документ со стороны компании на компьютере с помощью УКЭП. После этого сотруднику в приложении «Госключ» приходит уведомление — он открывает документ, знакомится с ним и подписывает. После этого документ автоматически попадает в архив компании в Битрикс24, где доступна полная история: кто, когда и в каком статусе его подписал.

Шаг 9. Подключите «1С»

Когда вы подключили систему «Битрикс24 КЭДО», вы можете интегрировать ее с «1С» с помощью встроенного модуля, создавать шаблоны кадровых документов и автоматически заполнять их данными из «1С».

Частые вопросы