Ежедневно компании создают десятки кадровых документов: приказы об отпусках и командировках, акты, табели и должностные инструкции. Чтобы не доставлять их курьером или по почте, не подписывать на бумаге и не переживать за сохранность — переведите кадровый документооборот в «цифру».
В статье расскажем, что такое КЭДО и как грамотно и по закону составить положение о переходе.
Что такое КЭДО и как он работает
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Переходить на КЭДО начали в 2021 году, когда приняли законы № 377-ФЗ и № 407-ФЗ. Подробнее о том, что это такое, мы рассказали в статье.
Электронная подпись — официальный аналог рукописной подписи. С ней можно подписывать документы онлайн. Личную электронную подпись получают в приложении Госключ от Минцифры РФ или в сервисе кадрового электронного документооборота, который используют в компании.
Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы, подписанные вручную. Большинство документов уже можно подписывать в КЭДО, но есть и исключения:
- приказ об увольнении сотрудника;
- акт о несчастном случае на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда.
Используйте любую подходящую платформу для КЭДО или разработайте ее самостоятельно. Если это будет собственное решение, учитывайте несколько требований — в сервисе должна быть возможность обмениваться документами дистанционно, ставить электронную подпись, хранить документы и фиксировать время и дату получения.
Сервис для совместной работы Битрикс24 помогает подписывать и обмениваться документами в электронном виде, не переключаясь между разными программами. КЭДО от Битрикс24 доступен на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Это бесплатно — пользователям не нужно платить за отдельный доступ к КЭДО, электронную подпись на каждого сотрудника или за каждый отправленный документ.
Работа через систему КЭДО выглядит так:
- Сотрудник отдела кадров создает документ, подписывает сам или отдает на электронную подпись ответственному. А потом отправляет документ сотруднику.
- Сотрудник получает документ, изучает и подписывает. После этого он хранится в облачном хранилище.
Нужно ли компаниям переходить на КЭДО
Бизнес самостоятельно решает, переходить на КЭДО или нет — ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Станет ли КЭДО обязательным».
Но компании и предприниматели все больше используют КЭДО, потому что это выгодно:
- Меньше бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.
- Экономия ресурсов. Иногда подписание документов превращается в настоящее испытание, особенно если подписантов несколько — необходимо получить подпись каждого, а они могут работать в разных отделах или даже удаленно. С КЭДО достаточно настроить маршрут согласования, а значит — времени и сил на это уйдет в разы меньше.
- Невозможность потерять документы. Это касается и компании, и сотрудника — все необходимые документы хранятся в облаке и всегда доступны на смартфоне или компьютере. Вы не потеряете документы, если офис переедет или шкаф с бумагами сгорит.
В КЭДО удобно построена работа с шаблонами документов. Например, чтобы написать заявление на отпуск, сотруднику не придется запрашивать шаблон. Он будет доступен в системе в любой момент.
КЭДО помогает организовать работу с бумагами и снизить риски при проверках. Всегда будет понятно, какие документы подписаны, а какие — нет.
У сервисов КЭДО есть дополнительные функции. Например, возможность отправлять сотруднику уведомления о документах разными способами: на электронную почту, через SMS или в мессенджер. В некоторых сервисах можно установить срок, в который сотрудник должен подписать документ. Если он не успеет, запрос вернется в отдел кадров.
Как подготовить и внедрить положение о КЭДО
Сначала нужно сформировать и утвердить несколько локальных нормативных актов — в том числе положение об электронном кадровом документообороте — и выбрать подходящий сервис. Для удобства разобьем процесс на несколько этапов.
Подготовка
- Изучите статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ — они включают основные положения о КЭДО.
- Определите, какой сервис будете использовать для КЭДО: это может быть собственная разработка или готовое решение. Все зависит от размера компании, финансовых возможностей и набора функций.
Разработка положения
Единой формы положения и строгих требований к этому документу нет — вы можете разработать свою форму с учетом статьи 22.2 ТК РФ и специфики компании. Или найти образец положения КЭДО в интернете. Удобно разбить документ на такие блоки:
Шапка. Укажите название компании и локального акта, его номер, дату и место составления. Оставьте место для грифа утверждения директором. Шапка может выглядеть так:
Общие положения. Обычно включает сведения о вашей компании и данные приказа, которым утвержден документ. Еще в нем можно обозначить общую информацию о КЭДО, расшифровать термины и рассказать о причинах перехода. Это может выглядеть вот так:
Дайте определение основным терминам: что такое КЭДО, УКЭП Усиленная квалифицированная электронная подпись и информационная система.
Использование информационной системы. Укажите характеристики платформы КЭДО, которую будете использовать.
Порядок перехода. Распишите, в какие сроки компания перейдет на электронный документооборот, как сотрудники об этом узнают и в каком формате могут подписать согласие или отказ. Например, это может выглядеть вот так:
Порядок ЭДО. Опишите, как будут создавать и передавать кадровые документы. Определите сроки, в которые нужно ознакомиться с цифровыми документами и как их заверять.
Обучение работе в системе КЭДО. Здесь опишите, как будете обучать сотрудников работать в системе. Отдельно для действующих и для тех, кто только устраивается в компанию.
Предоставление доступа к системе. В этом блоке подробно расскажите, как работники компании получат доступ к системе.
Список программного обеспечения. Перечислите форматы файлов, программы и сервисы, интегрированные в систему КЭДО.
Ответственность организации и работников или лиц, поступающих на работу. Здесь можно отразить обязанности сторон документооборота: ответственность за несоблюдение сроков или за нарушение конфиденциальности ключа ЭП.
Заключительные положения. Укажите сроки действия положения, а также условия внесения в него дополнений и корректировок.
Ознакомление сотрудников
Просто так перейти на КЭДО не получится. Работодатель должен уведомить о переходе своих сотрудников, а сотрудники — подтвердить подписью свое согласие. По Трудовому кодексу РФ каждый может сам решить, как сообщить работнику о переходе — в бумажной или электронной форме.
У сотрудников нужно запросить согласие — это требование ТК РФ. Не нужно получать согласие от сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, и тех, у кого к этому сроку нет трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).
Частые вопросы
В КЭДО (кадровый электронный документооборот) можно создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами онлайн. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и на бумаге.
Электронный документооборот — это удобно и выгодно. Подписывать документы становится проще, не нужно тратить деньги на бумагу и доставку. Электронные документы невозможно потерять — они хранятся в облаке и надежно защищены.
Чтобы ввести кадровый документооборот в организации, нужно положение. Документ будет регулировать этот процесс.
Положение о переходе на КЭДО — это документ, который нужно составить и утвердить перед тем, как внедрить новую систему. Единая форма документа в законе не зафиксирована, но по ст. 22.2 ТК РФ в положении нужно указать:
- как называется сервис КЭДО, в котором будете работать;
- кто будет управлять системой и у кого будет к ней доступ;
- какие кадровые документы «переедут» в электронный формат первыми;
- какие категории работников первыми начнут пользоваться системой;
- как вы расскажете работникам о переходе на КЭДО.
Что в итоге
- Переход на КЭДО регулируется законодательством — статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ. Решение о переходе на КЭДО остается за руководством компании — пока это необязательно.
- На первом этапе перехода нужно составить и утвердить ряд документов, чтобы закрепить КЭДО во внутренней нормативно-правовой базе.
- Единых форм и строгих требований к положению о КЭДО нет — составьте его с учетом вашей специфики. Есть несколько важных аспектов, которые обязательно нужно учесть в этом документе: сведения об информационной системе для КЭДО, порядок доступа, сроки и категории работников, которые первыми перейдут на него.
- О переходе нужно рассказать сотрудникам. А еще — запросить у них согласие или отказ от перехода на электронный документооборот.
