Автоматизация бизнес-процессов для AVOCADO PRINT

О клиенте

Рекламная типография AVOCADO PRINT, расположенная в Москве, активно работает над тем, чтобы сделать бизнес своих клиентов заметнее. 

Специалисты компании всегда внимательно слушают задачи своих заказчиков, что позволяет им подбирать оптимальные решения, способствующие не только повышению качества продукции, но и экономии бюджета. AVOCADO PRINT предлагает широкий спектр услуг, связанных с печатью и рекламой, начиная от изготовления визиток и буклетов до комплексного оформления корпоративного стиля. 

Основанная на принципах индивидуального подхода и качественного обслуживания, типография стремится удовлетворить потребности самых разных клиентов — от малых предприятий до крупных корпораций. Особое внимание уделяется современным технологиям печати и дизайна, что позволяет создавать продукцию, соответствующую самым высоким стандартам. 

Задача внедрения:

Первостепенной целью для рекламной типографии AVOCADO PRINT являлось развертывание платформы Битрикс24 для автоматизации стандартных операций, начиная с момента получения заявки и заканчивая ее исполнением.

Внутренние процессы, такие как обработка заказов, взаимодействие с заказчиками и управление проектами, отличались высокой сложностью и требовали существенных затрат времени и ресурсов. Существовала необходимость в создании действенной системы, которая снижала бы вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, и увеличивала бы скорость выполнения заказов.

Кроме того, возникла потребность в оптимизации взаимодействия между различными отделами типографии, чтобы каждый сотрудник имел возможность получать доступ к актуальным сведениям о текущем состоянии заказов и мог оперативно реагировать на изменения.

Интеграция Битрикс24 была призвана не только оптимизировать процессы, но и повысить общую прозрачность работы компании. Это, в свою очередь, должно было способствовать улучшению обслуживания клиентов, поскольку клиенты могли бы быстрее получать ответы на свои вопросы и отслеживать ход выполнения своих заказов.

Решение задачи:

Внедрение Битрикс24 в компании AVOCADO PRINT началось с тщательного анализа существующих рабочих процессов, которые касались обработки клиентских заказов и взаимодействия с заказчиками. На основании этого анализа был составлен план по развертыванию системы, который включал детальную настройку различных инструментов Битрикс24 для автоматизации ключевых процессов.

1. Одним из первых шагов стало создание воронки продаж, которая включала этапы: "Новый заказ", "В обработке", "Согласование", "Выполнение", "Завершён". Каждый из этих этапов был настроен таким образом, чтобы менеджеры могли легко отслеживать статусы заявок и видеть, на каком этапе находится каждый заказ. Это обеспечивало ясность и управляемость на всех стадиях, позволяя избежать путаницы и задержек.

2. В рамках настройки системы была интегрирована IP-телефония, которая позволила автоматически фиксировать все входящие и исходящие звонки в CRM, что упростило процесс работы с клиентами и улучшило качество обслуживания. Менеджеры теперь могли сразу видеть историю взаимодействия с клиентом, что позволяло им более персонализировано подходить к каждому разговору

3. Интеграция с корпоративной почтой позволила централизовать все коммуникации. Все письма, связанные с заказами, автоматически привязывались к карточкам клиентов, что обеспечивало доступ к полной истории взаимодействия. Это также значительно снижало вероятность потери важных данных.

4. Интеграция с существующей системой учета помогла менеджерам видеть наличие товаров в реальном времени, что позволяло более точно информировать клиентов о сроках выполнения заказов и наличии продукции.

5. Кроме того, в процессе внедрения были настроены автоматические уведомления для менеджеров. Например, система отправляла напоминания о необходимости связаться с клиентом на этапе "Согласование", если запрос не был обработан в течение 24 часов. Это значительно ускорило процесс обработки заявок и повысило уровень обслуживания клиентов.

6. Также были созданы шаблоны для различных документов, таких как коммерческие предложения и счета. Это упростило документооборот и обеспечило единообразие в оформлении. Менеджеры могли быстро генерировать документы, что экономило время и снижало количество ошибок.

7. Параллельно с настройкой системы проводилось обучение персонала, чтобы сотрудники могли эффективно использовать все возможности Битрикс24. Были организованы тренинги, на которых работники изучали, как пользоваться воронками продаж, управлять задачами и проектами, а также как взаимодействовать с клиентами через интегрированные каналы связи.

Благодаря этим настройкам и интеграциям, типография AVOCADO PRINT значительно увеличила свою эффективность. Теперь сотрудники могли более рационально распределять ресурсы и согласовывать действия между различными подразделениями, что стало важным фундаментом для дальнейшего прогресса и расширения бизнеса.

Результат:

Автоматизация повседневных операций с помощью Битрикс24 на 25% ускорила обработку заказов и увеличила общую производительность типографии. Персонал теперь быстрее отвечает на запросы клиентов, улучшая качество обслуживания и повышая удовлетворенность клиентов.

Внутренние процедуры стали более прозрачными, позволяя каждому сотруднику отслеживать ход выполнения заказов и принимать более взвешенные решения. Кроме того, система на 20 % снизила количество ошибок, связанных с ручной обработкой данных, что повысило надежность работы организации в целом. Ускорение выполнения заказов и улучшение взаимодействия с клиентами способствовали формированию лояльности и повторным заказам. 

Благодаря внедрению Битрикс24, типография AVOCADO PRINT не только увеличила объемы производства, но и значительно улучшила качество обслуживания. Теперь клиенты могут в любое время получать актуальную информацию о статусе своих заказов, что формирует положительное впечатление о компании и укрепляет доверие со стороны клиентов. Это, в свою очередь, способствовало росту числа повторных обращений и рекомендаций, что важно в сфере услуг, где доверие имеет ключевое значение.

Общая мотивация команды повысилась и стала стимулом для дальнейших улучшений внутри компании. Сотрудники стали больше вовлечены в процесс, так как у них появился доступ к инструментам для эффективного управления задачами и проектами. 

Внедрение Битрикс24 создало основу для устойчивого роста и дальнейшего развития. Система стала не просто инструментом для оптимизации работы, а настоящим партнером в бизнесе, помогающим компании соответствовать современным требованиям рынка и оставаться конкурентоспособной.

Теперь, когда типография AVOCADO PRINT уверенно движется вперед с новыми возможностями, она готова не только реагировать на текущие вызовы, но и использовать все преимущества современных технологий для достижения новых высот в сфере рекламных услуг. 

Отзыв руководителя:

"Мы искали решение, которое помогло бы нам оптимизировать наши бизнес-процессы, и Битрикс24 полностью оправдал наши ожидания. С момента начала работы с системой мы заметили значительное улучшение в обработке заказов и управлении проектами.

Автоматизация рутинных задач позволила нашей команде сосредоточиться на более важных аспектах работы, таких как креативность и общение с клиентами. Теперь мы можем быстро реагировать на запросы и предоставлять клиентам актуальную информацию о статусе их заказов, что повышает уровень доверия и удовлетворенности. Мы больше не теряем важные детали и не упускаем сроки, что значительно улучшило нашу репутацию на рынке.

Обучение сотрудников по работе с Битрикс24 прошло очень успешно, и теперь наша команда уверенно использует все возможности системы. Это дало нам возможность не только увеличить объемы производства, но и повысить качество обслуживания.

Мы благодарны команде, которая поддерживала нас на всех этапах внедрения, за их профессионализм и индивидуальный подход. Битрикс24 стал незаменимым инструментом для нашей типографии, и мы уверены, что с его помощью сможем достичь еще больших высот в будущем!"