Автоматизация бизнес-процессов для бюро архитектурного дизайна STUDIA 54

О клиенте

Бюро архитектурного дизайна  Studia54 из Санкт-Петербурга — это динамично развивающаяся компания, в которой трудится более 200 высококвалифицированных специалистов, объединённых общей философией и стремлением создавать уникальные и функциональные пространства для своих клиентов. Команда состоит из архитекторов, дизайнеров, инженеров и проектировщиков, каждый из которых вносит свой вклад в реализацию проектов, соответствующих самым высоким стандартам качества и эстетики.

Коллектив компании понимает, что каждый клиент уникален, и именно поэтому при работе над проектами уделяют особое внимание индивидуальным пожеланиям и потребностям. Цель — создать дом мечты, который станет не просто зданием, а комфортным и гармоничным пространством для жизни, для этого активно используют современные технологии и инновационные подходы, что позволяет  эффективно воплощать в жизнь самые смелые идеи.

Задачи клиента

Для компании STUDIA54  было важно автоматизировать бизнес-процессы, повысить прозрачность и эффективность управления проектами и сроками выполнения, а также улучшить взаимодействие с клиентами.

Основной задачей стало внедрение универсальной системы, которая позволит объединить процессы от приёма заявки до реализации проекта, автоматизировать рутинные операции и улучшить качество клиентского сервиса. Важно было создать единую платформу, которая обеспечивала бы доступ ко всей необходимой информации о текущих проектах для всех участников процесса. Это позволило бы избежать недоразумений, снизить вероятность ошибок и обеспечить более высокую степень ответственности сотрудников за свои задачи.

Внедрение универсальной системы должно было способствовать более качественному обслуживанию клиентов. Это включало автоматизацию процессов общения с клиентами, предоставление им актуальной информации о статусе проектов, а также возможность быстрой обратной связи.

Таким образом, внедрение универсальной системы стало стратегическим шагом для STUDIA54, направленным на оптимизацию бизнес-процессов, улучшение качества услуг и повышение общей эффективности работы компании





Решение задачи

1. Анализ текущих процессов и потребностей.
Проведён детальный анализ бизнес-процессов компании, включая работу с заявками, управление проектами, взаимодействие с клиентами, внутренние коммуникации и документооборот. Определены узкие места и зоны для автоматизации.

2. Настройка Битрикс24 под специфику компании.
Настроена CRM-система с учётом особенностей работы дизайн-студии: автоматизация приёма заявок, управление проектами, контроль сроков, интеграция с почтой и календарём, отслеживание статуса заявок и проектов. Это позволило значительно упростить процесс отслеживания статуса заявок и проектов, что в свою очередь улучшило взаимодействие с клиентами и повысило уровень сервиса.

3. Автоматизация ключевых процессов. Реализована автоматизация следующих процессов:

• Приём и обработка заявок от клиентов;
• Распределение заявок между менеджерами и отделами;
• Управление этапами проекта от идеи до реализации;
• Отслеживание сроков и уведомления о сроках;
• Ведение истории взаимодействия с клиентами;
• Управление документами и коммуникацией с командой;
• Отчётность и аналитика по ключевым метрикам.

Управление этапами проекта стало более прозрачным, что позволило команде лучше контролировать каждый шаг от идеи до её реализации. Кроме того, система автоматически отслеживает сроки выполнения задач и отправляет уведомления о приближающихся дедлайнах, что значительно снижает риск задержек.

Важной частью внедряемой системы стало ведение истории взаимодействия с клиентами, что дало возможность команде более эффективно управлять коммуникацией и документами. Специальный модуль по отчётности и аналитике позволил отслеживать ключевые метрики, что в свою очередь дало возможность руководству принимать более обоснованные решения на основе собранных данных.

4. Обучение сотрудников и запуск системы.
Проведены тренинги для сотрудников по работе с Битрикс24, включая менеджеров по работе с клиентами, дизайнеров, отдела проектной поддержки и бухгалтерии. Обеспечена плавная интеграция системы в повседневную работу.

В ходе тренингов сотрудники познакомились с основными функциями системы, что обеспечило их уверенность в работе с новым инструментом. Важным аспектом обучения стало создание комфортной среды для вопросов и обсуждений, что способствовало лучшему усвоению материала.

Достигнутые результаты 

Внедрение Битрикс24 значительно изменило подход компании к управлению проектами, создав единую систему, в которой все участники имеют доступ к актуальной информации. 

Запуск системы прошёл плавно, и сотрудники быстро адаптировались к новым условиям работы. Интеграция Битрикс24 в повседневную деятельность команды позволила значительно повысить уровень взаимопонимания между отделами и улучшить качество обслуживания клиентов. В внедрения были отлажены такие важный бизнес-процессы как прием обращений от закрепление клиента за ответственным сотрудником и поэтапное отслеживание процесса работы с клиентом.  Теперь каждый сотрудник имеет доступ к необходимой информации в режиме реального времени, что позволяет быстрее реагировать на запросы и изменяющиеся условия работы.

Внедрение системы не только повысило прозрачность процессов, но и существенно сократило количество ошибок, которые могли возникать из-за недоступности данных. Кроме того, автоматизация работы позволила сократить время обработки заявок на 30%, что в свою очередь увеличило скорость реакции компании на запросы клиентов.

Улучшение коммуникации между отделами стало еще одной важной вехой в развитии компании. Битрикс24 стал центром обмена информацией, что способствовало более быстрому принятию решений и уменьшению задержек, возникающих из-за недостатка взаимодействия.

Все эти изменения положительно сказались на уровне удовлетворенности клиентов. Благодаря более оперативному и качественному обслуживанию, клиенты стали более довольны работой компании, что в свою очередь укрепило ее репутацию на рынке архитектурных и дизайнерских услуг. В результате, интеграция Битрикс24 не только оптимизировала внутренние процессы, но и значительно улучшила взаимодействие с клиентами, что стало залогом успешного развития бизнеса.

Отзыв клиента

Ромил, руководитель отдела: "Внедрение Битрикс24 стало важным шагом в оптимизации нашей работы. Мы смогли структурировать поток заявок, улучшить коммуникацию внутри команды и повысить прозрачность всех этапов проекта. Это позволило нам быстрее реагировать на запросы клиентов, сократить время на обработку заявок и улучшить качество обслуживания. Теперь мы можем сосредоточиться на творчестве и создании действительно впечатляющих решений для наших клиентов."