Кейс Битрикс24: автоматизация мероприятий и документооборота
Краткая информация о клиенте:
Компания: МОО Союз Московских Архитекторов
О компании: Организация мероприятий и аренда площадок под мероприятия
Город: Москва
Количество сотрудников: 5 человек.
Задачи клиента:
МОО Союз Московских Архитекторов - это профессиональное объединение, которое активно развивает одно из своих направлений: организацию мероприятий и предоставление площадок для их проведения в Москве.
Компания поддерживает высокий уровень сервиса, работая как с корпоративными, так и с частными клиентами.
С ростом количества запросов и проектов возникла необходимость выстроить более системный подход к управлению процессами и взаимодействию с клиентами, чтобы исключить хаотичность и повысить эффективность работы команды.
Перед началом проекта сотрудники компании столкнулись с рядом проблем, которые тормозили работу и создавали лишние риски:
- отсутствовала единая система учета базы клиентов, что затрудняло планирование и аналитику;
- подготовка договоров, счетов и других документов занимала слишком много времени;
- не было контроля за получением оригиналов закрывающих документов после завершения мероприятий.
Решение задачи:
Команда WebMens разработала и внедрила на портале Битрикс24 решения, которые помогли оптимизировать ключевые процессы.
Настройка CRM и этапов сделок
Были проработаны четкие этапы работы с клиентами. Теперь каждый менеджер видит, на каком этапе находится заявка, и может выстраивать дальнейшие действия без риска упустить важные детали.
Создание дополнительных полей
В карточках Компаний и Сделок появились дополнительные поля для квалификации клиентов. Это позволило сегментировать базу и применять более точные сценарии взаимодействия, например персонализированные рассылки и предложения.
Автоматизация документооборота
Разработаны и внедрены шаблоны договоров, счетов и УПД. Теперь подготовка документов занимает минимальное время: менеджеру достаточно внести данные в CRM, а система автоматически формирует корректный документ.
Контроль получения оригиналов документов
С помощью роботов Битрикс24 была настроена автоматическая постановка задач. В день проведения мероприятия система создает напоминание для менеджера о необходимости получить оригиналы документов. Это исключило человеческий фактор и снизило количество ошибок в документообороте.
Результат:
Внедрение Битрикс24 с помощью команды WebMens помогло компании МОО Союз Московских Архитекторов навести порядок в процессах, ускорить подготовку документов и сделать работу с клиентами более прозрачной и управляемой:
- Внедрение Битрикс24 позволило компании выстроить более прозрачную и управляемую работу с клиентами. Все процессы - от поступления заявки до закрытия сделки - теперь находятся под контролем и фиксируются в едином пространстве.
- Сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи и больше - на качественное взаимодействие с клиентами. Автоматизация документооборота и интеграция напоминаний помогли минимизировать ошибки и ускорить обработку заявок.
- Компания МОО Союз Московских Архитекторов получила удобный и гибкий инструмент, который поддерживает работу команды и позволяет развивать направление организации мероприятий в более системном и профессиональном формате.
Название проекта
Кейс Битрикс24: автоматизация мероприятий и документооборота
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Гостинично-ресторанный бизнес
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2020
Узнать стоимость внедрения
