Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести

Каждый руководитель компании хочет, чтобы его коллектив работал эффективно и слаженно. От режима и учета рабочего времени сотрудника напрямую зависит его зарплата и другие выплаты. Такой учет регламентируется Трудовым Кодексом РФ и осуществляется не только с помощью стандартных бухгалтерских табелей, но и современным методом — CRM-системой. В статье рассмотрим, что такое учет рабочего времени, его основные виды и методы ведения.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Согласно статье №91 ТК РФ, рабочее время — это время, в течение которого сотрудник выполняет свои должностные обязанности перед компанией, соблюдает правила внутреннего распорядка и условия трудового договора.

Однако обязанности есть не только у сотрудника. Компания также должна вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю.

Грамотный учет рабочего времени фиксирует не просто физическое пребывание сотрудника на рабочем месте, а непосредственно время, посвященное работе. Это надежный механизм против лени, откладывания дел на потом и зависимости от личных соцсетей, где работник может активно сидеть в рабочее время.

Что такое режим рабочего времени и зачем он нужен

На новой работе человек подписывает должностную инструкцию и трудовой договор: в одном из документов работодатель указывает график и режим работы. Именно эти сведения становятся основой начисления зарплаты с учетом отработанных часов. Есть пять режимов работы:

1. Нормированный — это самый распространенный режим пятидневки с 8-ми часовым рабочим днем. Если сотрудник работает в свой выходной, переработки должны оплачиваться сверхурочно или, как альтернатива, работнику предоставляют день отдыха. Подходит для компаний, где трудится штатный персонал с четкими должностными обязанностями.
2. Ненормированный. Такой режим работы не вписывается в привычную пятидневку. Сотрудники с ненормированным днем часто задерживаются на рабочем месте, уезжают в командировки или работают в выходные. В этом случае дополнительных начислений за переработки нет, но по закону компания обязана прибавить работнику от трех до 10 дней к 28-ми календарным дням отпуска.
3. Гибкий или свободный. Распространенная формулировка в описаниях вакансий, но этот режим на уровне закона не зафиксирован, хотя не противоречит ему. В должностной инструкции или трудовом договоре работодатель регламентирует обязательное время работы и время, когда с сотрудником можно связаться по телефону или в мессенджере.
4. Сменный. Это график с плавающими выходными и режим работы нужно согласовать с сотрудником до начала каждого месяца. Если есть ночные смены, ставка увеличивается вдвойне.
5. Удаленный или дистанционный. Новый вид трудовых отношений, когда сотруднику не нужно каждый день ездить в офис — он выполняет свои обязанности из дома. Такой график регулируется главой №49.1 ТК РФ, а для учета рабочего времени и упрощения коммуникации отделов можно использовать CRM. В Битрикс24 в режиме реального времени видно, кто из работников сейчас активен, а кто — завершил рабочий день.

Виды учета рабочего времени

В ТК РФ нет четких предписаний ведения учета, поэтому компания сама выбирает эту методику. Рассмотрим три популярных вида.

Поденный

Это стандартный и простой вариант, но подходит только для нормированного графика. В поденном учете фиксируются рабочие часы сотрудника, перерывы, служебные задания и переработки. Для расчета зарплаты суммируются все отработанные за месяц часы.

Понедельный

Если сотрудник находится на рабочем месте разное количество времени, подсчет ведут по неделям. К примеру, во вторник он работал шесть часов, в среду — восемь. При этом общее количество рабочего времени в неделю не должно превышать 40 часов, но распределяться они могут по-разному. Если отработанные часы превышают норму, 40 часов оплачивают по фиксированной ставке, а переработки оплачиваются, как сверхурочные.

Суммированный

Если сотрудники компании работают не по пятидневке и продолжительность рабочего дня может быть меньше или больше 40 часов в неделю, используют суммированный учет. Такой вариант подходит и для вахтовой работы. Отработанное время учитывается ежедневно, но итог подводят в финале выбранного промежутка: месяца, квартала, года. Тогда же выдают зарплату, учитывая сверхурочные часы. Учет рабочего времени на предприятии с вредными условиями труда проводят каждые три месяца — это максимально разрешенный период без выплат.

Методы ведения учета рабочего времени

Есть различные варианты:

• бумажные журналы контроля;
• электронные таблицы;
• видеонаблюдение;
• автоматические контроллеры с личными карточками доступа;
• тайм-трекеры;
• CRM-системы.

Бумажные журналы считают устаревшим типом контроля, но некоторые организации до сих пор им пользуются. Остальные инструменты перспективней, но самый удобный и эффективный метод ведения учета — CRM-система. В Битрикс24 формируются табели рабочего времени для любого графика: нормированного, посменного, почасового, свободного, удаленного. Сотрудник отмечает начало и завершение рабочего дня, а также перерывы, что позволяет компании точно учитывать его отработанное время.

Нестандартные случаи

По стандартной схеме зарплата работника рассчитывается по количеству отработанных часов или выполненным объемам работ. Но бывают нестандартные ситуации, когда простая формула расчета не подходит.

Работа в выходной день

Оплата в выходные зависит от режима работы. Если у сотрудника нормированный график 5/2, то выход на работу в субботу и воскресенье оплачивается в двойном размере или предоставляется день отдыха позже. Если он работает посменно и рабочие дни выпадают на выходные, это считается его обычными рабочими днями и оплачиваются по ставке. Зарплата в нерабочие праздничные дни регламентируется статьей №112 ТК РФ.

Работа в ночное время

Ночным временем считают работу с 22:00 до 6:00 — при этом ставка сотрудника увеличивается минимум на 20% за каждый час. По статье №96 ТК РФ работать в ночное время запрещено беременным женщинам и несовершеннолетним. Возможность работы ночью другим категориям граждан указана в статье №96 подробно. Если они входят в ограниченную категорию, то вправе отказаться от ночных смен.

Сверхурочная работа

В статье №99 ТК РФ написано, что сверхурочная работа — это выполнение должностных обязанностей сотрудником по просьбе работодателя вне установленных рамок рабочего времени. Здесь же требуется, чтобы компания обеспечила точный учет сверхурочной работы каждого работника. По закону продолжительность такого труда не должна превышать 4-х часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Компания в двойном размере оплачивает отработанные сверхурочно часы или предоставляет сотруднику дополнительные дни отдыха.

Кто должен вести учет

За организацию учета рабочего времени отвечает руководитель предприятия. По его приказу назначается ответственное лицо, которое берет на себя обязанности по сбору и обработке сведений. В небольших компаниях учетом занимается один сотрудник, а в крупных компаниях — начальники отделов. Часто такую работу выполняет бухгалтер или секретарь.

Ответственный обязан:

• Фиксировать фактическое время присутствия сотрудника на рабочем месте.
• Проверять подлинность справок об уважительных причинах отсутствия.
• Закрыть табель с указанным числом отработанных часов, подписать документ и передать его в бухгалтерию.

Формы учета отработанного времени

Каждая занимаемая должность имеет свои стандарты отработанного времени. Есть три вида продолжительности труда:

• нормальный — 40 часов в неделю;
• неполный — определенное количество часов в неделю, которое определяется по договору между работодателем и сотрудником;
• сокращенный — для несовершеннолетних, беременных женщин, инвалидов и лиц с ограниченной трудовой деятельностью.

В случае сокращенного формата работодатель не имеет право применять другие варианты к работнику. Весь учет запротоколирован — в случае спорных вопросов или конфликтов именно табель рабочего времени поможет прояснить ситуацию.

Штрафы за несоблюдение правил учета рабочего времени

В соответствии со статьей №120 НК РФ за отсутствие табеля учета и первичных документов компанию оштрафуют на 10 000 рублей. По статье №5.27 КоАП РФ за грубые ошибки в табеле или при его отсутствии Госинспекция по труду оштрафует на сумму от 1000 до 50 000 рублей или потребует приостановить деятельность компании до 90 суток.

Чтобы грамотно вести учет и знать, чем занимается каждый ваш работник, используйте Битрикс24.Офис. Система учета интегрирована с календарем и планировщиком проектов, а также есть полный список сотрудников и отдельный профиль каждого.