У большинства людей хоть иногда возникает желание что-то изменить в личной жизни или работе, чтобы добиться цели. Тем более, когда в соцсетях знакомые хвастаются успехами: не хочется отставать. Однако не всегда понятно, с чего начать и как не сойти с дистанции. Например, как не бросить на полпути рабочую задачу, если очень захотелось посмотреть сериал? В статье разбираемся, что влияет на личную эффективность и как ее повысить.
Что такое личная эффективность
Личная эффективность — это способность добиваться целей и тратить меньше ресурсов: времени, нервов, денег.
Понятие широкое. В этой статье мы рассмотрим личную эффективность по большей части в контексте бизнеса. Хотя немного коснемся и обычной жизни: ведь управлять собой и своим временем нужно не только на работе.
Пример. Машу повысили до руководителя отдела продаж, так как она показывала лучшие результаты. Прошлый руководитель ушел внезапно, никто толком не передавал ей обязанности: пришлось разбираться самостоятельно. Она начала читать литературу про управление коллективом, движение финансов и саморазвитие, глубже изучила возможности CRM-системы. Маша не только читала, но и применяла знания на практике.
Например, практика показала, что клиенты уходят, потому что не понимают, из-за чего повысилась цена. Маша изучила техники презентации продуктов и проработала новые скрипты, чтобы закрыть возражение о стоимости.
Кроме того, Маша решила давнюю проблему отдела продаж: споры менеджеров из-за горячих клиентов. Она перестроила процесс: поручила распределение лидов CRM-системе. Теперь каждый менеджер понимает, что все зависит от математической статистики, а не чьей-то прихоти.
Итог: через месяц работы под началом Маши отдел стал приносить на 10% больше выручки.Впрочем, универсального навыка, подходящего для любой ситуации, нет. Например, менеджеру по продажам помогают уверенность в себе, эмпатия, коммуникабельность, знание техник и продукта. Эти качества нужны ему для того, чтобы закрывать возражения клиентов, презентовать товары и услуги. Когда продажник заполняет отчет, пригодятся внимательность, усидчивость, навыки аналитика, — то есть уже другие качества.
Вот основные компетенции, которые помогают развивать личную эффективность:
- целеустремленность — чтобы расти в карьере и зарплате, достигать результатов;
- обучаемость — чтобы осваивать профессию, развиваться в своей сфере;
- коммуникабельность — чтобы решать конфликты, строить отношения, доносить свою точку зрения;
- умение планировать и расставлять приоритеты — чтобы отделять важное от неважного, расписывать этапы задач, соблюдать сроки;
- проактивность — чтобы предотвращать проблемы, проявлять инициативу и отвечать за свои действия;
- умение анализировать — чтобы вычленять главное, делать выводы.
Что влияет на личную эффективность
Разбираем на примерах, от чего зависят основы личной эффективности:
Врожденные качества. Это набор, который заложен в нас с детства: характер, черты личности. Например, экстравертам-сангвиникам проще работать с людьми и налаживать контакты, выступать на публике, чем интровертам-флегматикам. Вторые часто успешны в аналитике, программировании. Можно выбирать профессию и хобби с учетом сильных сторон, но они не должны ограничивать вашу фантазию и желания. Даже самый необщительный человек может стать успешным ведущим или пиарщиком. Просто усилий потребуется больше.
Работа над собой. Это как раз про саморазвитие: стать тем, кем хочется, а не кем «предначертано». Например, Юля родилась в семье актеров театра и с ранних лет хорошо пела, но не захотела ходить на вокал, и талант угас. Кате говорили, что у нее нет слуха и голоса, брала уроки вокала и через пару лет начала петь в местной рок-группе. Через три года коллектив начал брать призы на региональных, а затем и федеральных фестивалях.
Есть множество знаменитостей, которые добились успеха несмотря на сложности:
- Уолта Диснея уволили из газеты потому, что «ему не хватало воображения и у него не было хороших идей». А про мультфильмы с Микки Маусом говорили, что они слишком страшные для женщин.
- Джоан Роулинг отказывали печатать Гарри Поттера 12 раз, и только маленькое издательство пошло навстречу.
- Стивена Спилберга дважды не взяли в киношколу со словами: «Слишком бездарен».
Да, конечно, в таких историях успеха есть место и обычному везению. Но удача чаще улыбается тем, кто не сдается!
Окружение. Одни люди нас вдохновляют, другие наоборот тянут вниз — это тоже влияет на развитие личной эффективности. Сравните: в группе продаж А здоровая конкуренция: менеджеры борются за звание лучшего, стремятся закрыть больше сделок и получить премию. В группе Б царит анархия, там часто не выполняют показатели.
Очевидно, что стажеру будет проще добиваться достойных показателей в группе А, если ему не чужд спортивный дух и он мотивирован на успех. Да и в группе Б он сможет проявить себя при желании. Но есть риск, что он начнет брать пример с коллег: никто не напрягается — и я не буду.
Как оценить личную эффективность: чек-лист
Мы составили список вопросов, которые помогут вам оценить свою эффективность. Он интерактивный. Нажмите на галочку, если утверждение вам подходит.
- Иногда я не завершаю начатое: курс, задачу, идею.
- Мои достижения не всегда радуют руководителя, родителей, любимого человека.
- Я порой опаздываю, срываю сроки.
- Я долго не могу заставить себя взяться за задачу, делаю все в последний момент.
- Я давно не расту в карьере и зарплате.
- Я не всегда вникаю в проблему, из-за этого ошибаюсь.
- Часто чувствую, что тону в информации.
- Когда у меня много дел, я или прокрастинирую, или хватаюсь за все сразу.
Посмотрите, на какие пункты вы ответили «да» — это ваши зоны роста. Далее в статье мы рассмотрим способы повышения личной эффективности.
Как повысить личную эффективность: привычки и техники
Развивать личную эффективность непросто, но для этого есть разные техники. В одной статье мы не сможем описать все, поэтому сосредоточимся на тех, которые помогают стать целеустремленнее и лучше планировать.
«Уверена, что личную эффективность можно повысить только с помощью тайминга – определять четкое время для задач. Я веду ежедневник, в который записываю планы на следующий день. В нем указываю количество задач, которое могу выполнить. Обычно их не более десяти в день. Использую технику Архангельского, согласно которой сначала делают легкие, но неприятные задачи, а затем переходят к сложным.
Я руковожу четырьмя компаниями, и у меня трое детей. Благодаря таймингу и планированию успеваю уделять время семье, заниматься спортом, путешествовать, в целом вести активную жизнь».
Юлия Василевская, собственник компании «РПК Геометрия Рекламы»
Техника Архангельского. Автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский создал ежедневник, который помогает достичь рабочих и личных целей за год. Автор предлагает составлять план на каждый день:
- Главное дело на день — например, встреча с клиентом по сделке, презентация проекта. А из личных дел может быть тренировка или поход с ребенком в кино.
- «Лягушки» — небольшие раздражающие дела вроде отчетов, уборки. Их лучше делать в первой половине дня, чтобы освободить время для более серьезных вопросов.
- «Слоны» — крупные задачи на несколько месяцев. Например, заключить контракт с клиентом, освоить веб-дизайн, накопить на крупную покупку. Чтобы их выполнить, совершайте одно небольшое действие ежедневно: ответьте на вопросы клиента, изучите функцию программы, внесите траты в дневник расходов.
Оставьте в ежедневнике место для награды за выполненную задачу. Например, «посмотрю один эпизод сериала, если напишу пост для клиента».
«Я занимаюсь только интересными и действительно важными для меня задачами. Когда я захвачена процессом, все мое внимание сконцентрировано на нем, что влияет на продуктивность. Монотонное, скучное и не такое важное я делегирую подчиненным.
Самый важный метод повышения личной эффективности — планирование. Считаю, что именно благодаря этой привычке я стала успешным предпринимателем. При планировании нужно учитывать нюанс: когда выписываете задачи, удостоверьтесь, что рассчитали время. Иначе техника не сработает. Невыполненный план снижает мотивацию, а следом и продуктивность».
Анастасия Шахова, основатель и совладелец рекламно-производственной компании AmadeyPrint
Матрица Эйзенхауэра. Матрицу приоритетов придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, а описал Стивен Кови в «Семи навыках высокоэффективных людей» — книге, которую перевели на 38 языков и продали более 15 миллионов экземпляров.
Матрица представляет собой таблицу дел, где:
- А — срочные и важные задачи. Например, переговоры или поход к врачу. Если их не выполнить, под угрозой окажутся карьера и здоровье.
- В — важные, но несрочные задачи. Их можно делать в спокойном режиме, но не откладывайте их в долгий ящик, чтобы они не перешли в категорию А. Например, если нужно подготовить презентацию по проекту к пятнице, в понедельник выполните все задачи из перечня А и только потом переходите к презентации.
- С — неважные задачи, от которых не избавишься. Эти дела можно перепоручить. Например, отдайте презентацию сотруднику, а сами займитесь подготовкой к переговорам. Если делегировать никак, сделайте так, чтобы эти задачи не мешали основным.
- D — неважные и несрочные дела, не относящиеся к работе. Как правило, это любимые занятия вроде сериалов и reels, прогулок и игр. Отказаться совсем от них вряд ли получится: человек не может быть продуктивным 24/7, так он рискует выгореть. Но если эти задачи мешают ABC, лучше сократить их количество вплоть до нуля. Кстати, самого Эйзенхауэра, автора матрицы, современники критиковали за привычку играть в гольф в рабочее время. В 2019 году психологи выяснили, что люди, которые на выходных играли за компьютером или смотрели сериалы, бодро начинают рабочую неделю, но к пятнице этот настрой теряют. Дольше сохраняют активность те, кто занимается спортом, медитирует, слушает музыку и помогает другим.
«Самый простой инструмент личной эффективности — календарь в смартфоне. Я вношу в него все дела. Указываю дату, примерную продолжительность и описываю задачу. Устанавливаю на некоторые ключевые задачи напоминания за сутки и за час до. Так я никогда не пропускаю запланированного.
Еще я вношу в календарь повторяющиеся события: тренировки, занятия, знаменательные даты. Это помогает мне поддерживать хорошие отношения с людьми, ведь так я всегда вовремя поздравляю с праздниками».
Михаил Деревянко, заместитель генерального директора ОЭЗ «Авангард»
Календарь, тайм-трекеры и дедлайны. Эти инструменты помогают следить за рабочим временем: не забывать о задачах и сроках, видеть, на что уходит больше времени и сил.
Отмечайте в календаре или любом приложении со списком дел, что нужно сделать завтра. Желательно планировать это вечером, если утром вы не слишком собраны. Если знаете расписание на неделю, заполняйте все дни наперед, чтобы потом не метаться между задачами.
В тайм-трекерах отследите, сколько времени и на что потратили. Например, планировали делать отчет три часа, но ушло пять. Подумайте, почему так вышло, чтобы в следующий раз не наступить на те же грабли. Например, меньше отвлекаться на социальные сети или заранее выписать нужные данные и не искать их по всем папкам электронной почты.
Чтобы научиться рассчитывать время и не откладывать дела на потом, определяйте сроки. Например: дописать статью до конца недели — по блоку в день или по три во вторник и среду.
«Нужно четко формулировать цели. Отталкивайтесь от своих желаний, а не того, что навязывает общество. Цель нужно разбить на подцели и соблюдать сроки, ведь время — самый дорогой ресурс. Я всегда придерживаюсь правила: главное — начать делать! Работает стопроцентно. Если ты начал делать, это действие тебя как будто толкает и ты начинаешь идти «из-под него». То есть оно — твой двигатель. Безусловно, никто не отменял самомотивацию, самодисциплину, но главное — начать действовать во имя времени».
Алиса Старовойтова, основатель «Ораторской Школы МГИМО» и лаборатории «REFORMA.lab», эксперт по ораторскому мастерству и личностному росту
Смарт-задачи. Метод помогает ставить достижимые цели, определять сроки и ресурсы.
SMART предполагает, что задача должна быть:
Пример не по SMART: Больше продавать.
Пример по SMART: Увеличить количество сделок к концу года на 40% благодаря новым техникам продаж: Up-sell или Cross-sell, 5 этапов продаж, СПИН-продажи.
«Важный аспект в личной эффективности — это энергия. Выберите свой любимый вид активности: фитнес, танцы, йога. У спорта есть интересный эффект: сначала вы отдаете энергию, но позже получаете в разы больше. Проверяйте здоровье: иногда банальный дефицит витаминов или аминокислот заставляет человека чувствовать себя подавленным».
Алиса Старовойтова, основатель «Ораторской Школы МГИМО» и лаборатории «REFORMA.lab», эксперт по ораторскому мастерству и личностному росту
«Как бы банально это ни звучало, но личная эффективность сильно зависит от физического состояния. Регулярный спорт, здоровый сон, правильное питание помогают чувствовать себя хорошо. Это влияет на продуктивность».
Анастасия Шахова, основатель и совладелец рекламно-производственной компании AmadeyPrint
Хобби и приятные дела. Чтобы не терять настрой и не отступать от целей, важно отдыхать. Выберите занятие, от которого получаете удовольствие. Если пока не нашли такое, сходите на несколько пробных уроков: по одному в неделю. Так поймете, что ближе. Например, английский, танцы, бокс, рисование или кулинарный курс.
Нет времени куда-то ездить — занимайтесь дома. Хотите восстановить силы и просто выдохнуть — попробуйте медитацию, пазлы, настолки с друзьями.
Как на личную эффективность влияет CRM-система: кейс
В CRM ведут список задач, отслеживают статусы выполнения и метрики, хранят файлы. Все это помогает меньше отвлекаться на операционку, посвящать себя важным задачам и экономить рабочее время.
О том, как Битрикс24 помогает сотрудникам быть эффективными, рассказал Никита Филатов, генеральный директор ООО «Рывок».
Зачем понадобилась CRM. Мы внедряли CRM в 2020-м — год начала пандемии. Тогда компания считалась малым бизнесом — интернет-магазин строительной техники. Но в планах было масштабироваться, поэтому систему выбирали «на вырост».
Мы хотели работать с большим количеством ежедневных задач, получать лиды из разных источников: сайт, телефония, почта, мессенджеры. Была важна интеграция с учетной системой, а еще наличие API и документации.
Мы хотели получить готовый продукт, чтобы не тратить ресурсы на доработки, которые могут и не принести пользы бизнесу. К тому же, чем больше придется доделывать, тем дороже будет поддерживать систему и сложнее ее обновлять.
Для чего используем Битрикс24. В CRM управляем продажами: ведем сделки по воронке, назначаем ответственных менеджеров, общаемся с клиентами через почту и телефонию. Менеджеры получают напоминания о задачах: отправить счет, связаться с заказчиком.
Для чего еще используем Битрикс24:
- собираем и храним информацию о клиентах и источниках лидов;
- ставим задачи, ведем проекты с помощью канбан-досок;
- делим задачи по темам и степени важности, уведомляем сотрудников, чтобы те ничего не пропускали;
- собираем статистику для отделов маркетинга и продаж;
- передаем информацию о действиях клиента в систему триггерных рассылок;
- планируем встречи и другие задачи в календаре.
Удобно, что у CRM есть мобильная версия, — это помогает команде всегда быть на связи.
В чем польза Битрикс24. CRM-система помогает дисциплинировать сотрудников: отслеживать активность по задачам и эффективность. Что еще сделали с помощью Битрикс24:
- Наладили сбор и хранение данных о клиентах, добавили важные для аналитики поля. Например, сферу деятельности компании.
- Снизили риски потерять базы клиентов, если сотрудники увольняются.
- Фиксируем коммуникации, в том числе для оценки качества работы менеджеров.
- Строим воронки продаж и подробно анализируем, почему сорвалась та или иная сделка.
- Внедрили триггерные рассылки по сегментам оттока.
- Добавили расчет RFM (наша доработка) и структурировали клиентский портфель менеджера.
Мы работаем с Битрикс24 уже четыре года. CRM отвечала нашим запросам, когда в команде было 20 сотрудников. И отвечает сейчас, когда мы стали B2B-маркетплейсом и в команде уже больше 100 человек.
Частые вопросы
Нет волшебных формул, но есть методы повышения личной эффективности. Например, с помощью метода SMART учатся ставить и достигать конкретные цели. Техника Архангельского помогает делить дела на более мелкие и так быстрее справляться с ними. А матрица Эйзенхауэра — разграничивать важные и срочные задачи от неважных и несрочных.
Выделите время на нерабочие дела, например, час в день. Используйте тайм-трекеры, установите временные ограничения в смартфоне на соцсети и игры.
Разрешайте себе отвлечься только после того, как закончили важную и срочную задачу. Например, после того, как провели встречу с клиентом, поболтайте с коллегами или посидите в соцсетях. Совсем не отвлекаться вряд ли получится.
Дело может быть в низкой мотивации: человек не понимает, зачем работать над собой. Поэтому ставьте перед собой реальные и ограниченные во времени задачи и расписывайте шаги.
Еще одна причина в том, что нет желания работать над своими слабыми сторонами. В этом случае стоит вычислить, что же мешает развивать личную эффективность: например, не хватает навыка планирования или одолевает прокрастинация. Здесь помогут учет и контроль. Отмечать успехи и неудачи можно в том же ежедневнике.
Что в итоге
- Основные критерии личной эффективности: целеустремленность, умение планировать и анализировать, обучаемость, инициативность.
- Некоторые качества заложены с рождения, но это не значит, что мы не сможем приобрести новые. Например, научиться планировать поможет учет задач, план на день и на неделю, дедлайны. В этом же ряду — анализ: что успели, а что нет и почему.
- Есть десятки методов управления личной эффективностью, например матрица Эйзенхауэра и техника Архангельского. Изучите разные и выберите подходящий. Главное — пробуйте на деле то, о чем прочитали в книге.
- CRM помогают автоматизировать рутину, не забывать о задачах, отслеживать показатели. Руководитель сможет сравнить показатели отделов или разных членов команды. Сотруднику проще отслеживать рабочие дела, хранить всю информацию в одной системе.
