Время руководителя — это ресурс, который лежит в основе развития компании. Если управленец тратит его на рутинные задачи, не умеет делегировать и оптимизировать процессы, любая внештатная ситуация может вывести бизнес из равновесия и даже поставить его существование под вопрос.
Разбираемся, как руководителю выйти из операционки без ущерба для компании.
Что такое операционка и зачем из нее выходить
Операционка — это повседневные бизнес-задачи, которые возникают регулярно.
Например, к операционной деятельности относятся оплата счетов, заказ оборудования и расходников, устранение поломок, решение мелких внутрикомандных конфликтов. Чем активнее развивается компания, тем больше возникает таких задач.
На первых порах погружение в операционку — необходимость для руководителя. Так он понимает все тонкости своих задач, оценивает возможные проблемы и определяет, каких специалистов ему нужно нанять. Однако по мере роста компании перед собственником возникают стратегические задачи — анализ доходов, распределение активов, выход на новые рынки. Если он продолжает заниматься микроменеджментом, на решение глобальных проблем у него не остается времени.
Гиперконтроль, особенно вместе с авторитарным стилем управления бизнесом, приводит к серьезным проблемам:
- Стагнация. Собственник не уделяет достаточно времени системным стратегическим решениям — бизнес останавливается в развитии. Это негативно сказывается и на самом руководителе: чем дольше он занимается привычными делами, тем психологически сложнее становится выйти из зоны комфорта, чтобы принять непростое решение или пойти на риск.
- Перекосы. Даже самый талантливый руководитель не может разбираться во всем. В итоге при одном идеально выстроенном аспекте бизнеса (например, производстве) страдают другие (маркетинг, работа с клиентами, кадровые процессы).
- Немотивированная команда. Сотрудники не несут должной ответственности, не вовлекаются в работу полностью. Они просто не видят в этом смысла, ведь от них ничего не зависит: руководитель сам примет все решения и исправит ошибки. Так, если собственник берет на себя задачи HR-специалиста, отдел кадров перестает искать профессионалов и отправляет на собеседование случайных кандидатов.
- Хаос. Следствие предыдущей проблемы. Команда не знает, как последовательно двигаться к своим целям, решать сложные задачи. То же касается и собственника бизнеса: проблемы сыплются одна за другой — в таком режиме системная работа невозможна.
- Ошибки. У загруженного мелкой работой управленца нет возможности проанализировать ситуацию и обдумать риски. Он принимает неверные спонтанные решения. Некоторые из них могут оказаться фатальными для компании.
- Отсутствие взаимозаменяемости. Если руководитель уйдет в отпуск, отгул или на больничный, работа компании остановится — сотрудники не будут знать, что и как нужно делать.
Что должен и что не должен делать руководитель
Чтобы понять, как выйти из операционки в своем бизнесе, нужно уметь отличать общие процессы от частных. Вот главные обязанности предпринимателя и те, участие в которых нужно свести к минимуму.
| Должен | Не должен |
|
|
Речь не идет о том, чтобы отдать все частные процессы на откуп сотрудникам — контроль необходим. Однако важно организовать работу так, чтобы руководитель не погружался в каждую ситуацию, а включался в работу только по необходимости и на основании отчетов подчиненных.
Что делать если отпустить контроль страшно
Важно принять тот факт, что гиперответственность вредит и вам, и сотрудникам, и бизнесу в целом. Нельзя заниматься всем без ущерба для качества работы.
Хороший способ понять, почему страшно отпустить контроль, — выяснить, чего именно вы боитесь.
Страх №1: доверять сотрудникам. Вы беспокоитесь, что команда сделает все не так, как нужно, и перечеркнет результаты вашего труда.
Как побороть. В первую очередь внедрите автоматизацию. Умное программное обеспечение не допускает ошибок, избавляет от рутины и расширяет возможности бизнеса.
Что касается персонала, нанимайте опытных и грамотных специалистов на ключевые позиции, донесите до заместителей ваши ценности, приоритеты и принципы работы. Если хотите вырастить руководителей из вашей команды, постепенно вовлекайте их в процесс принятия решений, увеличивайте долю ответственности и ослабляйте контроль.
Например, сначала пригласите специалиста на переговоры с партнером, затем — поручите ему переписку с ЛПР и оформление документов. На следующем этапе доверьте ему заключение контракта.
Страх №2: предать доверие команды. Вы заработали имидж руководителя, который всегда поддержит, придет на помощь, — и дорожите им.
Как побороть. Важно понять самому и донести до сотрудников, что ваш выход из операционки — это забота о них и вклад в будущее. Делегируя задачи, вы помогаете специалистам расти профессионально и личностно, влиять на компанию и повышать свой авторитет в коллективе.
Страх №3: двигаться дальше. Некоторые руководители погружаются в решение текущих задач, потому что боятся рисковать, принимать сложные решения и искать новые возможности. Часто это происходит несознательно — предприниматель не понимает, что застрял в своей зоне комфорта, и не хочет избавляться от вторичных выгод, которые дает ему гиперконтроль.
Как побороть. Проанализируйте ваши приоритеты. Подумайте, чего хотите достичь и что мешает двигаться к цели. В этом помогают техники принятия решений, например, квадрат Декарта. Когда вы определитесь с перспективами, возможностями и рисками, вы сможете понять, какие задачи необходимо делегировать.
Как собственнику выйти из операционки за пять шагов
Алгоритм поможет перестроить работу руководителя и оптимизировать бизнес-процессы.
Шаг 1. Определите, что можно автоматизировать.
С некоторыми обязанностей лучше и быстрее справится специализированное ПО. Распишите все бизнес-процессы компании и регулярные задачи — ваши и команды. Определите те, которые отнимают больше всего времени и требуют вашего участия.
Например, вам приходится активно взаимодействовать с покупателями. Для этого нужно принимать звонки, обрабатывать заявки, вести клиентскую базу, регулярно вводить новых сотрудников в курс дела, контролировать работу операторов. Все эти процессы можно автоматизировать с помощью одной CRM-системы.
Шаг 2. Выбрать подходящий инструмент.
Когда вы поняли, какой тип сервиса поможет решить ваши задачи, сравните характеристики решений от разных разработчиков. Обратите внимание на следующие параметры:
- Набор функций. Чтобы не переплачивать за лишние опции, отталкивайтесь от ваших задач. Так, если клиенты редко звонят в вашу компанию, но часто оставляют онлайн-заявки, вам понадобится CRM с поддержкой виджетов. А от функции перевода разговора в текст можно отказаться.
- Цена. ПО должно окупать себя. Выбирайте оптимальный для ваших задач тариф: если их количество увеличится, вы всегда сможете перейти на новые условия обслуживания.
- Простота использования. Если руководитель не может разобраться, как настроить блоки в конструкторе документов, сегментировать клиентскую базу или поставить задачу в планировщике, он быстро забудет о программе и станет вести дела по-старому. Сотрудники тоже должны легко включаться в работу в системе: так они быстрее начнут справляться без участия начальника.
Некоторые сервисы предлагают пробный период — воспользуйтесь им, чтобы понять, какой лучше подходит именно вам.
Шаг 3. Настройте инструмент.
Самостоятельно или с помощью интегратора определите уровни доступа и задайте нужные опции в сервисе. Например, настройте параметры «по умолчанию» для типовых документов: договоров, отчетов, счетов. Добавьте в форму нужные блоки, заголовки, шрифты и символику компании.
В CRM настройте воронки продаж, вид клиентской базы. Так, если вы работаете с B2B-компаниями, у вас появится легкий доступ к истории сделок и переговоров, чтобы сотрудники смогли сделать выгодное предложение и понимали, на какой стадии находится подписание контракта.
Шаг 4. Обучите команду работе.
Начните с руководителей. Покажите, как работать в системе, какие опции понадобятся тому или иному сотруднику. Поручите начальникам подразделений обучить подчиненных, создать единое пространство для работы.
Дайте сотрудникам возможность освоить ПО постепенно. Например, покажите, как перемещать клиента по воронке продаж и поручите к концу дня разместить все заявки на соответствующих этапах. На следующий день добавляйте новую функцию — например, создание задачи в планировщике.
Шаг 5. Внедрите систему контроля.
Определите, как часто и в каком виде вы будете мониторить результаты. Многие сервисы позволяют в несколько кликов создавать статистику, графики и диаграммы — сотрудники смогут автоматически отправлять вам отчеты. Ваша задача — отследить динамику, понять, с чем сотрудники справляются сами, а где без вашей помощи пока не обойтись.
Часто задаваемые вопросы
Определите зоны ответственности каждого члена команды и критерии достижения целей. Внедрите автоматизацию рутинных процессов, чтобы не отвлекаться на мелкие задачи и обучите сотрудников работе с ПО.
Делегируйте ответственность постепенно — помогайте специалистам, консультируйте их, а затем полностью вверяйте бизнес-процесс. Определите порядок и содержание отчетности и подключайтесь к тем процессам, которые остаются на низком уровне.
Донесите до команды, что увеличение ответственности — условие профессионального роста и развития компании. Обозначьте перспективы для каждого сотрудника, внедрите материальную и нематериальную мотивацию. Продвигайте самостоятельных специалистов по карьерной лестнице, увеличивайте им зарплату, не забудьте подчеркивать их заслуги — лично и при всем коллективе.
Определите актуальные для компании показатели:
- количественные — прибыль, процент выполнения плана, количество конверсий и сделок;
- качественные — уровень удовлетворенности клиентов, сервиса, мотивации персонала.
Отталкивайтесь от результатов за прошлые периоды: на первых этапах можно незначительно снизить их, чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно.
Отслеживать выполнение KPI поможет CRM-система. Руководители подразделений в несколько кликов сформируют в ней наглядные отчеты с показателями эффективности.
Вручную KPI рассчитывают по формуле: ((Фактический показатель — Минимальный показатель) / (Норма — Минимальный показатель)) * 100%
Универсальное средство — CRM-система. Она поможет обеспечить единое рабочее пространство, собрать файлы в одном месте, отследить каждое касание клиента с компанией и все действия сотрудников. Сервис упрощает документооборот — договоры, акты и отчеты создаются в несколько кликов.
Компании используют и другое ПО, например, планировщик задач для делегирования, учета задач и отслеживания их выполнения.
Что в итоге
- Выход из операционки в бизнесе необходим руководителю, чтобы повышать ответственность и компетентность сотрудников и заниматься стратегическим развитием компании.
- Главное условие отказа от операционного управления — делегирование. Рутинные задачи стоит автоматизировать, а более серьезные — поручить специалистам.
- Сотрудники должны осознавать выгоду от увеличения ответственности. Мотивируйте их карьерным ростом, повышением зарплаты, бонусами от компании.
- Не отказывайтесь от контроля — анализируйте результаты делегирования, чтобы вовремя включиться в процесс и помочь сотрудникам.
