Как контролировать работу сотрудников в организации

Зачем контролировать сотрудников

Контроль нужен работодателю, чтобы быть в курсе рабочих процессов, вовремя замечать ошибки и направлять к нужному результату. Есть польза и для персонала. Руководитель видит успехи каждого: хвалит или дает премию, повышает в должности тех, кто этого заслуживает. Еще система контроля работы сотрудников нужна, чтобы:

• персонал был сосредоточен на результате;
• задачи выполнялись вовремя и качественно;
• компания стала конкурентоспособной;
• руководитель фиксировал ошибки и успехи, знал сильные и слабые места процессов.

К чему ведет отсутствие контроля

Даже если команда выполняет задачи в срок и показывает нужные результаты, не пренебрегайте контролем. Его отсутствие ведет к тому, что рядовые сотрудники перестанут качественно работать. Могут начать просто просиживать часы, потому что за ними никто не следит. Упадет мотивация, так как старания не вознаграждают, а ошибки не замечают.

Если в компании нет контроля, плохие результаты покажут и руководители отделов. Они могут выдавать работу подчиненных за свою или несправедливо к ним относиться, скрывать реальные результаты. Если в конце месяца или недели вы получаете общий результат, то не поймете, кто и как работал. Вы не определите, кто из персонала действительно приносит пользу компании, а кто зря занимает место.

Виды контроля работы сотрудников

Изучите все способы контроля подчиненных и выберите подходящий для вашего бизнеса. Используйте их отдельно или комбинируйте между собой. При выборе учитывайте ваши цели и потребности персонала.

По итоговому результату

Контроль — только на финальной стадии. Не имеет значения, каким образом сотрудник решал задачу. Такой способ требует меньше временных затрат, но содержит больше рисков. Например, персонал может ошибиться на любой стадии и прийти к неверному результату. Или скрыть реальные показатели.

Используйте этот метод, только если уверены в ответственности работников. Они должны знать алгоритмы выполнения поставленных задач и быть мотивированными на результат. Ставьте задачу подробно: отражайте цель и этапы, обозначайте числовые показатели, делитесь полезными ресурсами и советами.

По промежуточным результатам

Это контроль на промежуточных точках — этапах задачи. Такой способ более эффективен, руководитель видит ошибки еще на начальных стадиях, знает все детали задач. Но требует больше временных затрат.

Используйте этот способ, если у персонала мало опыта, и может потребоваться ваша помощь. Или чтобы уменьшить риск того, что кто-то не выполнит свою часть работы. При этом на сотруднике остается большая ответственность. У него относительная свобода действия, он только изредка отчитывается об итогах.

По срокам

Контроль — в четкие сроки. Такой способ применяют, когда большую задачу делят на более мелкие. Например, нужно создать сайт и вы даете задания для команды: «анализ конкурентов подготовьте к среде, прототип к пятнице, дизайн через две недели». В назначенную дату или во время еженедельной планерки каждый работник отчитывается о проделанной работе. Этот вид контроля тоже требует частого включения руководителя.

Используйте этот метод, если есть дедлайн от клиента. Или когда команде свойственно все делать в последний момент, и вы хотите это изменить.

По произвольно выбранным точкам

Контроль — в случайные даты. Чаще всего метод используют для потоковых производств, но адаптировать можно и для малого бизнеса. Руководитель проверяет разные критерии работы в случайно выбранный день. Например, в понедельник — качество, в среду — дисциплину, в пятницу — присутствие на рабочих местах. Эффект неожиданности приводит к стрессам у сотрудников, но при этом позволяет увидеть реальные результаты.

Используйте этот метод, если качество и соблюдение норм для вас критичны. Например, если работаете в ресторанной сфере и хотите, чтобы сотрудники всегда были готовы к проверкам.

Принципы правильного контроля за сотрудниками

Для эффективной работы внутри компании правильно внедряйте методы контроля. Бессистемные и некачественные проверки только ухудшат ситуацию.

Прозрачность

Поставьте сотрудников в известность о методах проверки. Создайте положение о контроле за сотрудником на работе и ознакомьте под подпись. В документе укажите:

• факт контроля за работниками;
• варианты контроля;
• показатели для оценки работы;
• штрафы и другие последствия за выявление нарушений;
• поощрения.

Предсказуемость

Ужесточайте или снижайте контроль последовательно, без резких изменений. Если в компании никогда не было проверок и вы за один месяц введете несколько методов, это демотивирует сотрудников. Если же в один момент уберете большую часть способов контроля, это расслабит персонал, и скажется на качестве выполняемой работы и результатах компании.

Объективность

Введите одинаковые правила для всех. Если в одном офисе установили видеокамеры, то поставьте их и во втором. Когда ставите сроки промежуточных этапов одному сотруднику в отделе, ставьте их и другому. Иначе необъективный контроль приведет к разногласиям и неприязни внутри коллектива.

Незаметность

Используйте незаметные варианты контроля, которые не будут способствовать стрессу у сотрудников, например, автоматизированные программы. Работники будут знать, что их контролируют, но не будут зацикливаться на этом. Старайтесь не вмешиваться в личное пространство и в сам процесс работы.

Результативность

Анализируйте данные и используйте их для повышения мотивации сотрудников. Например, вы заметили, что кто-то отлично выполняет свою работу. Отметьте этого человека лично или на общем собрании. Используйте результаты контроля для улучшения отношений и повышения доверия между работниками и руководителями.

Эффективность

Выстройте систему так, чтобы она не требовала вашего постоянного присутствия. Если каждый час заглядывать в мониторы, это отнимет много времени и будет раздражать персонал. Поэтому введите автоматизированные инструменты.

Постоянство

Если вы ввели методы контроля и рассказали о них сотрудникам, придерживайтесь их все время. Например, когда установили сроки для этапов задач, проверьте исполнение. Иначе команда посчитает, что вы только запугиваете проверками. Это риск потери авторитета.

Основные методы и инструменты контроля сотрудников

Существуют разные инструменты методы контроля персонала. Современные и те, что доказали эффективность много лет назад. Разберем самые основные.

CRM

Отчетность в CRM — один из современных и популярных методов контроля за персоналом. Здесь проводят аналитику показателей и срезы по периодам, ведут учет рабочего времени, распределяют заявки по менеджерам.

Вам не придется запрашивать отчеты у сотрудников. Заходите в CRM и смотрите статусы задач, цифры, дедлайны и ответственных.

CRM №1 в России — Битрикс24. В ней удобно вести сделки в отдельных карточках. Проверяйте, кто из сотрудников работает с клиентом, как отвечает на вопросы, вовремя ли выставляет счет. Отслеживайте эффективность в CRM-аналитике: разворачивайте показатели, следите за нагрузкой на менеджеров и анализируйте продажи и телефонные звонки. Выставляйте сроки в задачах, подключайте ответственных, наблюдайте и проверяйте статусы выполнения.

Планерки и собрания

Выделяйте один день в неделю и проводите планерку в свободной форме. Например, в пятницу делитесь о том, как прошла неделя. Собрания поднимают общий дух команды и дают возможность высказаться или предложить новые идеи.

KPI

Через ключевые показатели эффективности отслеживают результаты работы сотрудника. Определите показатели, объясните их подчиненному и покажите, на что они влияют. Контролировать выполнение KPI должен человек, который идеально знает систему работы. Только в этом случае реально получить справедливую оценку.

Доска мотивации

Когда каждый сотрудник знает об успехе коллег, возникает здоровая конкуренция. Она полезна для развития бизнеса, так как мотивирует команду на улучшение собственных показателей. Пишите на доске мотивации KPI, достижения, задачи. Обновляйте каждый день или в назначенную дату. Повесьте доску мотивации в офисе на видном месте или создайте в CRM-системе.

Программы учета рабочего времени

Подобные программы показывают, что открыто на компьютере сотрудника, сколько времени он тратит на задачи. Иногда с помощью таких программ блокируют социальные сети или развлекательные сайты. Но основные задачи:

• фиксация времени прихода на рабочее место;
• просмотр программ на рабочем столе сотрудника;
• прослушка и оценка рабочих созвонов;
• поиск недобросовестного использования ресурсов компании;
• отслеживание утечки конфиденциальной информации.

GPS-трекинг

Для разъездной работы удобнее всего устанавливать специальные трекеры. Например, курьеры или таксисты получают специальные планшеты, где установлен GPS-трекер. По нему отслеживают местонахождение работника. Руководитель знает, когда курьер отвез заказ и не поехал ли он по своим делам.

Видеонаблюдение

Камеры показывают, кто опаздывает на работу или часто отвлекается на разговоры и чаепития. Иногда их устанавливают над кассой или на складе, чтобы отследить кражи. Если камеры пишут звук, можно оценить, как менеджер общается с клиентом.

Прослушивание телефонных звонков

Прослушивайте записи, чтобы понять, вежливо ли менеджер общается с клиентом, правильно ли отвечает на вопросы. Если в компании есть скрипты, по записям сможете проанализировать их эффективность. Еще с помощью прослушивания легче решить конфликтные ситуации. Например, если клиент уверяет, что администратор записал его не на то время.

Сохраняйте записи звонков в CRM Битрикс24 и прикрепляйте к карточке клиента для выстраивания тактики продаж. Прослушивайте разговоры со скоростью до х3, чтобы быстро найти информацию или оценить диалог. Аналитические отчеты по звонкам отразят эффективность менеджеров: сколько звонков они пропускают, как консультируют клиентов.

Экзамены

Несложные тесты по основам продаж, клиентоориентированности, истории компании и качеству продуктов помогут держать работников в тонусе. Проводите экзамены раз в полгода или год, чтобы увидеть пробелы в знаниях сотрудников. На основе этих данных планируйте повышение квалификации, курсы или мастер-классы.

Как контролировать удаленных сотрудников

Некоторые работодатели не нанимают в компанию удаленных сотрудников, потому что не знают, как контролировать их работу. Есть несколько способов:

• автоматические системы контроля — анализируют работу за компьютером и вычисляют время полезной работы;
• органайзеры задач — позволяют координировать и ставить задачи удаленным сотрудникам;
• планерки и совещания через удаленные сервисы — нужны для проверки статуса выполнения задач, обсуждений и планирования.

Подключите онлайн-офис Битрикс24. Организовывайте видеоконференции до 48 человек и записывайте их, общайтесь в чатах и пишите важное в новостной ленте. Отслеживайте, кто из сотрудников онлайн, фиксируйте начало и конец рабочего дня и учитывайте отработанное время. Проверяйте отчеты подчиненных по задачам и сверяйте их с планами. Так вы узнаете, чем занимался каждый член команды в течение дня, даже если все работают из разных городов.

Как организовать контроль работы сотрудников

Руководитель должен отслеживать процессы работы и видеть проблемы: прокрастинация персонала, низкое качество, воровство. На основе этого выстраивают систему контроля.

Пробуйте совмещать разные методы. Например, не только видеокамеры и другие системы слежения, но и инструменты мотивации: KPI, доски с результатами. Учитывайте специфику работы и психотипы членов команды, чтобы подобрать комфортные способы контроля сотрудников.

Типичные ошибки контроля

Грамотный контроль помогает улучшить работу персонала, а безграничный или бессистемный ухудшает ситуацию. Рассмотрим популярные ошибки.

Карательный надзор

Руководители устанавливают камеры и прослушки исключительно для выявления нарушений и ошибок. Отмечайте правильные поступки, а не только нарушения. Например, если у вас есть система штрафов, то создайте еще и систему поощрений.

Микроменеджмент

К такому же стрессовому эффекту приводят и слежка за каждым шагом. Работник не сможет расслабиться, даже если будет хорошо справляться с задачами. Не нужно выключать камеры или прослушку, но не стоит следить за каждой минутой рабочего времени.

Асимметричный контроль

Каждое решение — штраф или премия — должно быть объективным. Правила одинаковы для всех. Не выделяйте любимчиков, которым будете все прощать, относитесь одинаково ко всем членам коллектива. Только так можно построить сплоченную команду.

Контроль ради контроля

У контроля должна быть четкая цель. Определите, для чего вы устанавливаете камеры или CRM-систему, зачем вводите KPI или проводите тесты. Если поймете цель, то сможете объяснить причины контроля. Так персоналу будет проще принять ваши решения. В первую очередь важны увеличение прибыли, развитие бизнеса, мотивация персонала. Контроль — лишь средство для достижения этих задач.